Factorial avisa a las personas adecuadas cuando un gasto las necesita: a los/as aprobadores/as cuando hay algo pendiente de aprobación, y a los/as empleados/as cuando su gasto se aprueba, se rechaza o necesita cambios. Nadie tiene que ir enviando mensajes para recordar nada.

Notificaciones que envía Factorial

Descripción general

Las notificaciones llegan a la bandeja de entrada de Factorial, por correo electrónico y como notificaciones push en la app móvil, según la notificación y las preferencias de cada persona.

El equipo de finanzas no recibe ningún aviso automático cuando un gasto queda totalmente aprobado: añade una notificación personalizada (consulta más abajo).

Cómo hacerlo

Cada persona elige cómo recibe las notificaciones:

1. Haz clic en la campana junto a tu nombre, en la parte inferior de la barra lateral, para abrir Notificaciones, y después haz clic en el engranaje de la parte superior del panel.
2. Busca la notificación, por ejemplo gasto, o desplázate hasta la sección Gastos.
3. Marca o desmarca Correo electrónico y Móvil para cada una.

Añade tus propias alertas con notificaciones personalizadas

Descripción general

Usa las notificaciones personalizadas para avisar a alguien de los gastos que importan en tu proceso, por ejemplo «enviar un correo a finanzas cuando se apruebe un gasto de más de 1.000 €». Los correos personalizados dependen de tu plan; tu account manager te lo puede confirmar.

Cómo hacerlo

1. Ve a Configuración > Configuración avanzada > Notificaciones personalizadas.
2. Crea una notificación personalizada nueva y elige un Disparador, por ejemplo Cuando se aprueba un gasto.
3. Añade condiciones, por ejemplo que el importe sea superior a 1.000.
4. Elige la acción, por ejemplo Enviar un correo personalizado a, y las personas a las que avisar.
5. Haz clic en Crear automatización (el botón que guarda una notificación personalizada).

Solución de problemas y preguntas frecuentes

Solución de problemas

Un/a revisor/a no ha recibido la solicitud de aprobación.
Comprueba que sea el/la revisor/a correcto/a en tu flujo de aprobación y que no haya desactivado el correo electrónico o las notificaciones push de Nuevo gasto pendiente. La solicitud siempre está en su bandeja de entrada.

Un/a empleado/a dice que no recibe ningún aviso cuando se le aprueba un gasto.
Pídele que revise Gasto revisado en su configuración de notificaciones.

Mi notificación personalizada no envía correos o no llega a nadie.
Comprueba cuatro cosas. Los correos personalizados dependen de tu plan (tu account manager te lo puede confirmar). La notificación tiene que tener al menos una persona destinataria, y un asunto y un mensaje de correo. Las personas que todavía no tienen acceso a Factorial no pueden recibirla. Y el disparador y las condiciones tienen que coincidir con los gastos que esperas.

Preguntas frecuentes

1. ¿Puedo desactivar las notificaciones para toda la empresa?
   No. Cada persona elige cómo recibe sus propias notificaciones. Las notificaciones obligatorias siempre se mantienen en la bandeja de entrada.
   
2. ¿Las notificaciones se pueden enviar solo por correo electrónico?
   Sí. Cada persona puede desactivar las notificaciones push y mantener el correo electrónico, y las notificaciones personalizadas pueden enviar un correo personalizado.
   
3. ¿El equipo de finanzas recibe un aviso cuando se aprueba un gasto?
   No por defecto. Añade una notificación personalizada con el disparador Cuando se aprueba un gasto, o consulta la lista de gastos filtrada por estado.
   
4. ¿Los/as empleados/as reciben recordatorios para añadir los tickets?
   Después de cada pago con tarjeta Factorial reciben una notificación push que les pide el ticket, y una vez a la semana, un recordatorio si tienen gastos en borrador.
   
5. ¿Qué eventos pueden activar una notificación personalizada?
   Una notificación personalizada se puede activar cuando un gasto (o un gasto de kilometraje) se crea, está listo para revisar, se rechaza o se aprueba. Puedes añadir condiciones como el importe, la moneda o la categoría.
   
6. ¿Qué hace Desactivar todas las notificaciones?
   Desactivar todas las notificaciones desactiva todos los correos y las notificaciones push, salvo las obligatorias. Seguirás viendo las notificaciones en la bandeja de entrada de Factorial.
   
7. ¿Qué notificaciones de gastos están activadas por defecto para los/as aprobadores/as?
   Los/as aprobadores/as reciben Nuevo gasto pendiente y Nuevo grupo pendiente por correo electrónico y en el móvil, salvo que las desactiven.
   
8. ¿ONE me puede enviar un resumen periódico de los gastos?
   Sí, con una rutina. Pídeselo a ONE, nuestro asistente de IA, por ejemplo «Cada lunes, envíame los gastos pendientes de mi equipo», y ONE la ejecutará con esa periodicidad y te enviará el resultado por correo. Una rutina también puede actuar por ti, por ejemplo «Cada viernes, aprueba los gastos de mi equipo que cumplan la política y sean de menos de 50 €». Se ejecuta en tu nombre, así que solo puede aprobar lo que podrías aprobar tú. Las rutinas se ejecutan sin que estés delante, así que revisa las instrucciones que te muestra ONE antes de guardar la rutina. Consulta Descubre qué puede hacer ONE en Gastos.
   
9. ¿Los/as admins pueden recibir una alerta por cada gasto nuevo?
   Sí, con una notificación personalizada. Elige el disparador Cuando se crea un gasto y después Enviar un correo personalizado a los/as admins que deban saberlo. Cada persona también puede ver los gastos nuevos en Gastos > Gastos de empleados si tiene permiso para verlos.
   
10. ¿Cómo dejo de recibir los correos de aprobación?
    Cada aprobador/a desactiva Correo electrónico para Nuevo gasto pendiente y Nuevo grupo pendiente en su propia configuración de notificaciones (campana > engranaje). No se pueden desactivar para toda la empresa. La solicitud se mantiene en su bandeja de entrada.
    
11. No quiero recibir correos de gastos subidos o nuevos. ¿Qué notificación desactivo?
    Depende de quién la recibe. Aprobadores/as: Nuevo gasto pendiente y Nuevo grupo pendiente. El/la empleado/a para quien se ha creado un gasto: Gasto registrado en mi nombre. El/la empleado/a que ha enviado un gasto: Gasto revisado. Cualquier persona con borradores: Gastos en borrador. Exportaciones: Exportación de gasto lista, Exportación de gastos lista, Exportación de grupo de gastos lista e Informe de gastos listo. La decisión sobre un grupo: Grupo de gastos aprobado.
    
12. ¿Cómo evito que una notificación personalizada envíe correos a una persona?
    Abre la notificación personalizada en Configuración > Configuración avanzada > Notificaciones personalizadas y cambia a quién se envía. Las notificaciones personalizadas son independientes de la configuración de notificaciones de cada persona.
    
13. ¿Quién recibe un aviso cuando se supera un presupuesto o cuando una exportación está lista?
    Los/as propietarios/as del presupuesto, la primera vez que se supera su importe. La persona que ha solicitado una exportación o un informe de gastos, cuando está listo para descargar.
    
14. ¿El flujo de aprobación puede avisar a alguien cuando se aprueba o se rechaza un gasto?
    No. El flujo de aprobación solo tiene pasos de revisión y aprobación o rechazo automáticos; no puede enviar mensajes. Para avisar a alguien, por ejemplo a finanzas cuando se aprueba un gasto, usa una notificación personalizada como se ha descrito más arriba.