Cuando un/a empleado/a deja la empresa, reemplazar esa posición rápidamente suele ser una prioridad. Con la creación automática de reemplazos, puedes asegurarte de que cada terminación se refleje inmediatamente en tu plan de contratación, ayudando a tu equipo a mantenerse alineado con las necesidades de la fuerza laboral y a evitar perder solicitudes de reemplazo.
En este artículo, aprenderás cómo habilitar la creación automática de reemplazos y cómo el sistema genera vacantes o requisiciones cuando un/a empleado/a es despedido/a.
Aprende más sobre la terminación de un/a empleado/a aquí.
Vista general
La creación automática de reemplazos permite que el sistema cree una solicitud de reemplazo cada vez que un/a empleado/a es despedido/a. El reemplazo se vincula automáticamente a la posición correspondiente en el plan de contratación, asegurando que tu planificación de reclutamiento se mantenga precisa y actualizada.
Dependiendo de tu configuración, el sistema puede crear:
- Una vacante
- Un requerimiento (si los requerimientos están habilitados para tu empresa)
Requisitos
- Tu Factorial debe incluir el módulo ATS Hiring Plan
- Para usar el modo Requerimiento, tu empresa también debe tener habilitada la función Requerimientos
- Solo los/as administradores/as (o usuarios/as con permiso para despedir empleados/as) pueden activar el flujo de reemplazo
Cuándo y por qué debe usarse
Utiliza esta función para mantener tu plan de contratación alineado con los cambios en la plantilla y reducir el trabajo manual para reclutadores/as y managers.
Esta funcionalidad es especialmente útil para empresas con alta rotación de empleados/as, donde crear manualmente solicitudes de reemplazo puede ser una tarea que consume tiempo y fácil de pasar por alto.
Los beneficios incluyen:
- Prevenir solicitudes de reemplazo perdidas
- Responder más rápido a las salidas de empleados/as
- Mantener el plan de contratación actualizado automáticamente
- Asegurar que las solicitudes de reemplazo estén vinculadas a la posición correcta
La información del/la empleado/a debe estar completa para que el sistema pueda crear una vacante o requisición automáticamente.
Cómo usar
- Ve a Configuración
- Abre Reclutamiento
- Haz clic en Procesos
- Desplázate hacia abajo hasta Creación de reemplazos
- Selecciona el tipo de solicitud que deseas que el sistema cree:
- No crear reemplazo: No sucede nada automáticamente cuando un/a empleado/a es despedido/a
- Crear requerimiento (se requiere aprobación): Se crea un requerimiento de contratación y se envía a través de tu flujo de aprobación antes de abrir una vacante
- Crear vacante directamente: Se abre una vacante inmediatamente, prerellenada con los datos del/a empleado/a que se va, sin ningún paso de aprobación
Qué sucede después de que un/a empleado/a es despedido/a
Cuando un/a administrador/a despide a un/a empleado/a y marca la opción "Abrir reemplazo" en el modal de terminación, Factorial inicia el proceso de reemplazo en segundo plano. Aquí está lo que sucede paso a paso:
Paso 1 — Factorial recopila los datos del/la empleado/a que se va
Dentro de unos minutos después de que se guarda la terminación, Factorial recopila automáticamente la siguiente información del perfil y contrato del/la empleado/a:
- Título del trabajo — del rol asignado en tu Catálogo de Trabajos, o el título del trabajo en su contrato si no se establece un rol en el catálogo
- Equipo — el equipo al que pertenecía el/la empleado/a
- Ubicación / lugar de trabajo — la oficina o ubicación remota en el perfil del/la empleado/a
- Gerente directo — el/la manager directo/a del/la empleado/a.
-
Rango salarial — del nivel del Catálogo de Trabajos asignado al/a empleado/a
- La moneda se ajusta a la moneda de la entidad legal si no está definida en el catálogo
Paso 2 — Factorial verifica que los datos estén completos
Un reemplazo solo puede crearse automáticamente si todos los siguientes campos están presentes en el perfil del/a empleado/a en el momento de la terminación:
- Título del trabajo
- Manager directo
- Ubicación / lugar de trabajo
- Salario (al menos un monto mínimo)
- Moneda del salario
- Equipo
Si falta alguno de estos, Factorial no puede abrir el reemplazo automáticamente.
Paso 3 — Se crea la vacante o requerimiento
Dependiendo de tu modo configurado:
Modo vacante
Factorial abre una nueva vacante en tu Plan de Contratación, prerellenada con el rol del/la empleado/a que se va, rango salarial, equipo, ubicación, gerente directo y un plazo de 30 días. La vacante está vinculada al/a empleado/a despedido/a para que puedas rastrear qué posición se está reemplazando. Está lista para que la revises, refines y publiques.
Modo requerimiento
Factorial crea un requerimiento de contratación con los mismos datos prerellenados y lo envía a través del flujo de aprobación de tu empresa. Una vez aprobada, la requisición se convierte en una vacante activa. La persona que envió la terminación recibe una notificación con un enlace para rastrear el estado de aprobación del requerimiento.
Si no se creó una vacante o un requerimiento después de despedir a un/a empleado/a, podría ser porque:
- La información requerida del/a empleado/a está incompleta
- La función no está habilitada en Configuración > Reclutamiento > Procesos
- Se seleccionan requerimientos, pero la función de requerimiento no está habilitada para la empresa
- El sistema no pudo asociar al/la empleado/a con una posición en el plan de contratación
Verifica los datos del/a empleado/a y la configuración del plan de contratación, luego intenta nuevamente. Si el problema persiste, contacta al Soporte.
Si los/as reclutadores/as o managers no recibieron una notificación, verifica que los/as usuarios/as relevantes tengan los permisos necesarios y la configuración de notificaciones correctamente configurada.
Notificaciones
Todas las notificaciones se envían a la persona que realizó la terminación — no se envían a todo el equipo. Aparecen en la Factorial bandeja de entrada y también se entregan por correo electrónico.
Vacante creada
Cuándo: La vacante se abrió con éxito.
- Título de la bandeja de entrada: La vacante de reemplazo [nombre de la vacante] está lista para ser completada
- Asunto del correo electrónico: Se creó una vacante de reemplazo para [nombre del/a empleado/a]
- Mensaje: "Creamos la vacante [nombre de la vacante] para reemplazar a [nombre del/a empleado/a]. Ábrela para revisar los detalles y completar cualquier información faltante."
- Enlace: Te lleva directamente a la nueva vacante en ATS.
Requerimiento creado
Cuándo: El requerimiento se creó con éxito y está a la espera de aprobación.
- Título de la bandeja de entrada: El requerimiento de reemplazo [nombre de la requisición] espera aprobación
- Asunto del correo electrónico: Se creó un requerimiento de reemplazo para [nombre del/a empleado/a]
- Mensaje: "Creamos el requerimiento [nombre del requerimiento] para reemplazar a [nombre del/a empleado/a]. Ábrela para revisar los detalles y hacer seguimiento a su aprobación."
- Enlace: Te lleva directamente a la página de requerimientos en ATS.
No se pudo crear el reemplazo
Cuándo: Factorial no pudo abrir el reemplazo automáticamente — ya sea porque los datos del/la empleado/a estaban incompletos o porque ocurrió algo inesperado.
- Título de la bandeja de entrada: No pudimos crear el reemplazo para [nombre del/a empleado/a]
- Asunto del correo electrónico: Se requiere acción: no se pudo crear automáticamente el reemplazo para [nombre del/a empleado/a]
- Mensaje: "No pudimos abrir una solicitud de reemplazo automáticamente para [nombre del/a empleado/a]. Abre el formulario para completarlo manualmente."
- Enlace: Te lleva a un formulario prellenado de "Nueva vacante" o "Nuevo requerimiento" con el/a empleado/a despedido/a ya adjunto/a, para que puedas completar los campos faltantes y enviar manualmente.
¿Qué pasa si no se puede crear el reemplazo automáticamente?
Hay dos situaciones en las que Factorial te envía la notificación de "no se pudo crear":
1. Datos del/la empleado/a incompletos
El/la empleado/a despedido/a carecía de uno o más campos requeridos en el momento de la terminación. Causas comunes:
| Campo faltante | Causa probable |
|---|---|
| Título del trabajo | El/la empleado/a no tenía ningún rol asignado en el Catálogo de Trabajos y no tenía un título de trabajo en su contrato. |
| Manager directo | El/la empleado/a no tenía ningún/a manager asignado/a en Factorial. |
| Ubicación | El/la empleado/a no tenía ninguna oficina o lugar de trabajo vinculado a su perfil. |
| Salario | No se definió ningún rango salarial en el Catálogo de Trabajos para su nivel, y no se estableció salario en su contrato. |
| Moneda del salario | No se encontró salario y la entidad legal no tiene moneda configurada. |
| Equipo | El/la empleado/a no estaba asignado/a a ningún equipo. |
Qué hacer: Haz clic en el enlace de la notificación para abrir un formulario prerellenado. El/la empleado/a ya estará adjunto/a — completa la información faltante y envíalo manualmente.
2. Ocurrió algo inesperado
En raras ocasiones, el paso de creación en sí puede fallar por una razón fuera de tu control. El comportamiento es el mismo: recibes la notificación de "no se pudo crear" con un enlace para abrir el formulario manualmente y completar el reemplazo tú mismo/a.
Casos en los que no se envía ninguna notificación
Hay algunas situaciones en las que Factorial omite todo el proceso de reemplazo y no envía ninguna notificación:
| Situación | Por qué |
|---|---|
| La casilla "Abrir reemplazo" no fue marcada durante la terminación | El flujo es completamente opcional por cada terminación. Sin casilla = sin intento de reemplazo. |
| El modo de reemplazo está configurado en "No crear reemplazo" | La configuración de la empresa desactiva explícitamente la función. |
| Ya existe un reemplazo para este/a empleado/a | Factorial verifica si ya existe una vacante o requerimiento vinculada a este/a empleado/a y omite si es así, para evitar duplicados. |
| Se selecciona el modo requerimiento pero no está habilitada la función Requerimientos | La función de Requerimientos requiere un derecho separado. Si está desactivada, no se intenta ningún reemplazo. |
Consejos y mejores prácticas
- Revisa la información del/a empleado/a regularmente para asegurarte de que todos los datos requeridos estén completos antes de que ocurra una terminación
- Confirma que las posiciones estén configuradas correctamente en el plan de contratación para asegurar que los reemplazos se asignen con precisión
- Revisa regularmente las vacantes o requerimientos recién creados para validar las prioridades de contratación
- Si tu empresa utiliza flujos de aprobación, asegúrate de que los/as reclutadores/as y managers comprendan los siguientes pasos después de recibir una notificación
FAQ
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¿Puedo activar un reemplazo después de hecho, sin volver a despedir al/la empleado/a?
Sí. Si la creación automática falló o no marcaste la casilla en el momento de la terminación, ve a ATS → Plan de Contratación → Vacantes (o Requerimientos) y crea una nueva entrada manualmente. Selecciona al/la empleado/a despedido/a en el campo "Empleado/a que se reemplaza" o "Empleado/a a reemplazar" para vincular la vacante o requerimiento a ellos/as.
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¿Quién recibe la notificación?
Siempre la persona que realizó la terminación. La notificación nunca se envía a un grupo amplio.
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¿Qué tan rápido se crea el reemplazo?
Usualmente dentro de unos minutos después de que se guarda la terminación. Puede tardar un poco más bajo alta carga.
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¿Qué salario se utiliza para prerellenar la vacante?
Factorial utiliza el rango salarial definido en el Catálogo de Trabajos para el nivel del/la empleado/a (montos mínimo y máximo). Si no se define ningún rango, se ajusta al salario bruto. La moneda se toma del catálogo; si no se establece allí, de la entidad legal a la que pertenecía el/la empleado/a.
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¿Se puede cambiar la fecha límite del reemplazo?
La fecha límite predeterminada se establece en 30 días a partir de la fecha de terminación. Puedes editarla manualmente en la vacante o requerimiento una vez que se haya creado.