Avantages
- Gestion SaaS : une plateforme centralisée de monitoring et de suivi de tous les abonnements logiciels de votre entreprise. Avec une vue globale de l'utilisation de vos logiciels, vous pouvez facilement identifier les outils que vos équipes utilisent activement. Cette information vous permet d'optimiser la répartition des logiciels et d'éliminer les dépenses inutiles.
- Paiement des licences logicielles : Automatisez vos achats logiciels grâce à des cartes virtuelles et fixez des limites budgétaires. Les cartes virtuelles de Factorial vous permettent de contrôler tous vos achats grâce à des numéros de cartes uniques attribués à chaque abonnement.
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Système de contrôle des coûts : Simplifiez votre processus de budgétisation et éliminez vos tracas avec le système de contrôle des coûts de Factorial. Obtenez une vue globale des dépenses logicielles de votre organisation dans chaque équipe et service.
Configuration de la fonctionnalité Logiciel
- Dans le menu de votre barre latérale, recherchez Logiciel
- Une page avec toutes les informations sur Logiciel s'affichera, depuis laquelle vous pourrez gérer, ajouter vos abonnements et les accès.
À partir de là, il vous sera demandé d'ajouter un logiciel :
- Cliquez sur Commencer
Un onglet s'ouvrira et vous pourrez commencer à ajouter le logiciel, en suivant trois étapes :
- Ajouter un logiciel ou une application
- Contrôle des dépenses
- Sélection des collaborateurs
Ajouter un logiciel ou une application
- Écrivez le logiciel souhaité. Par défaut, Factorial affiche une liste des plus courants, mais si vous avez besoin d'un autre, ajoutez-le simplement et nous le créerons pour vous.
- Cliquez sur Continuer
Contrôle des dépenses :
💡 Il existe 2 façons pour un utilisateur d'ajouter les paiements.
Manuel :
- Sélectionnez Manuel
- Cliquez sur Suivant
❗️ Vous devez gérer les paiements dans le profil de chaque collaborateur ou collaboratrice.
Comment ajouter un paiement avec des transactions manuelles ?
- Depuis votre logiciel
- Allez dans Paiements
- Cliquez sur + Ajouter
- Une fenêtre apparaîtra pour vous permettre d'ajouter le montant, la devise et la date.
Carte :
- Dans Contrôle des dépenses, sélectionnez Carte
- Sélectionnez la Dépense estimée, la Périodicité et la Flexibilité
- Ajouter les Coordonnées du titulaire de la carte
- Cliquez sur Continuer
❗ Une carte Factorial sera associée par défaut au SaaS afin de payer les abonnements.
Sélectionnez les collaborateurs et collaboratrices
- Sélectionnez les personnes qui utilisent le logiciel, vous pouvez filtrer par équipe, poste ou lieu de travail
- Cliquez sur Terminer
❗ Gardez à l'esprit que vous pouvez revenir à n'importe quelle étape du processus, simplement en cliquant sur la flèche située dans le coin supérieur droit.
Logiciel dans votre entreprise
Une fois votre logiciel installé, il sera automatiquement créé et vous pourrez le voir sur la page avec la liste des logiciels.
En cliquant sur le logiciel, vous verrez :
- Aperçu des coûts : coût de l'outil (mensuel), type de licence et évolution des coûts au cours de la dernière année
- Détails de l'abonnement
- Date de renouvellement : vous recevrez une notification lorsque la date approche
- Carte associée : montant, date et statut
- Collaborateurs et collaboratrices utilisant le logiciel
- Paiements
Aperçu sans carte Factorial
💡 Dans le cas où vous êtes en train d'intégrer Stripe pour ajouter des cartes Factorial à votre logiciel, vous pouvez continuer le processus à tout moment depuis cette plage en cliquant sur Compléter le compte
Prise en charge de plusieurs devises
- Vous pouvez visualiser tous vos coûts d'abonnement dans les devises respectives.
- Factorial récupère automatiquement les derniers taux de change et convertit le coût des abonnements dans la devise souhaitée, garantissant ainsi des informations à jour et précises.
Pour configurer vos devises :
- Dans votre barre latérale, accédez à Paramètres
- Ouvrez Détails de l'entreprise
- Sélectionnez l'entité légale
- Configurez les informations sur la devise
- Cliquez sur Soumettre
Comment gérer la carte associée ?
💡 Vous pouvez facilement créer des groupes d'approbation et définir des niveaux d'approbation des cartes logiciels pour les abonnements.
Comment configurer les flux d'approbation pour les cartes logiciels
- Cliquez sur la carte
- Un fenêtre apparaîtra et vous pourrez :
- Voir les détails de la carte (nom, CVV, etc)
- Copier le numéro
- Vérifier le solde
- Modifier les contrôles de la carte
- Annuler la carte en cliquant sur les trois points
❗ Dans le cas où vous annulez une carte, une nouvelle sera créée automatiquement.
Fonctionnalité de réduction des coûts
Identifiez le montant que votre entreprise continue de payer pour des logiciels utilisés par des personnes qui ont quitté l'entreprise.
Cliquez sur les employé·es parti·es et vous verrez une liste des personnes qui ne font plus partie de l'entreprise mais qui ont encore des paiements logiciels associés.
