Este artículo es para: aprobadores/as.
Los gastos te llegan de dos maneras: a través de un pago con una Factorial tarjeta, o añadidos manualmente por un empleado/a que pagó con su propio dinero (un gasto manual, de bolsillo). Apruebas ambos de la misma manera, pero revisas cosas diferentes, así que revisas más rápido y solo reembolsas lo que debes.
Gastos de tarjeta y gastos de bolsillo
Resumen
| Gasto de tarjeta | Gasto de bolsillo | |
|---|---|---|
| Quién pagó | La empresa, con una Factorial tarjeta | El empleado/a, con su propio dinero |
| Cómo se crea | Automáticamente, como un borrador, cuando se utiliza la tarjeta. El empleado/a añade el recibo y lo envía. | El empleado/a lo crea en la web o la app. |
| ¿Reembolsado al empleado/a? | No, no hay nada que reembolsar | Sí, una vez aprobado |
| Controles antes del pago | Se aplican los límites y restricciones de la tarjeta cuando el empleado/a paga | Ninguno: los controles ocurren después de que se envía el gasto |
| Qué revisas principalmente | Que el recibo esté y que la compra fue para trabajo | El recibo, el monto a reembolsar, la categoría y la política |
Ambos siguen el flujo de aprobación de tu empresa, y ambos son revisados por Controles de gastos si tu empresa los utiliza.
Cómo usar
Revisando un gasto de tarjeta
- Abre el gasto. Los gastos de tarjeta tienen una fila de Transacción: haz clic en Ver detalles para ver el pago de la tarjeta del que provienen. Su reembolso total es £0.00, porque la empresa ya pagó.
- Verifica que el recibo esté adjunto y sea legible, y que la compra fue para trabajo.
- Aprobar, solicitar cambios o rechazarlo (ver ¿Cómo apruebo, rechazo o devuelvo un gasto?). Una vez aprobado, no hay nada que reembolsar.
Revisando un gasto de bolsillo
- Abre el gasto.
- Verifica el recibo, y que el Monto reembolsable (lo que se reembolsará) sea correcto. No puede ser mayor que el monto del recibo.
- Verifica la categoría, proyecto o centro de costos, y cualquier alerta.
- Aprobar, solicitar cambios o rechazarlo. Una vez aprobado, tu equipo de finanzas lo reembolsa a través de la nómina, un archivo de transferencia SEPA, o marcándolo como pagado (ver ¿Cómo reembolso gastos a través de la nómina?).
Consejos y Mejores Prácticas
- Revisa los gastos de tarjeta rápidamente. El dinero ya se ha gastado, y un recibo faltante es más fácil de obtener mientras la compra está fresca.
- Pasa más tiempo en los gastos de bolsillo. Son los que se convierten en reembolsos reales.
- Usa "Solicitar cambios" para un recibo faltante, no "Rechazar". El empleado/a puede añadirlo y enviar el gasto nuevamente.
- Los empleados/as que tienen gastos en borrador, incluidos los gastos de tarjeta que esperan un recibo, reciben un recordatorio los lunes por la mañana.
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Solución de Problemas y FAQ
Solución de Problemas
Un gasto de tarjeta no tiene recibo.
Usa Solicitar cambios y pide al empleado/a que lo añada. Luego puede enviarlo nuevamente.
No veo "Reembolsar" en un gasto de tarjeta aprobado.
Eso es esperado: los gastos de tarjeta son pagados por la empresa, así que no hay nada que reembolsar al empleado/a.
FAQ
1. ¿Necesito revisar los gastos de tarjeta si la tarjeta ya tiene límites?
Sí, pero es una revisión más ligera. Los límites de la tarjeta controlan dónde y cuánto puede gastar el empleado/a, no si cada compra fue para trabajo o tiene un recibo válido.
2. ¿Qué pasa si rechazo un gasto de tarjeta?
El gasto se convierte en Rechazado, pero el pago ya se ha realizado con dinero de la empresa. Factorial no lo recupera automáticamente: acuerda con el empleado/a cómo lo reembolsará.
3. ¿Se puede reembolsar un gasto de bolsillo por más que el recibo?
No. El Monto reembolsable no puede ser mayor que el monto del recibo. Cuando el recibo está en otra moneda, el monto convertido a la fecha del recibo (documento) establece el límite, con un margen de hasta el 5% por tarifas bancarias. Ver Gastos en otra moneda.