Este artículo es para: aprobadores/as.
En lugar de abrir los gastos uno por uno, pide a One, nuestro asistente de IA, que muestre lo que te está esperando y que apruebe, rechace o devuelva gastos en palabras simples, en la web o en la aplicación móvil. Es la forma más rápida de despejar una cola de pequeños gastos que están dentro de la política. One actúa tan pronto como lo pides, sin paso de confirmación.
Ve lo que te está esperando
Resumen
One lista los gastos que esperan tu aprobación con los detalles que necesitas para decidir: quién lo envió, cantidad, categoría, descripción, a quién está esperando y cualquier alerta o resultado de política. Necesitas Gastos y One activado. One solo trabaja con los gastos que puedes ver y decidir.
Cómo usar
- Abre One.
- Pide, por ejemplo "¿Qué gastos están esperando mi aprobación?" o "Muéstrame los gastos que me están esperando que tienen alertas de política."
- Haz preguntas de seguimiento sobre cualquier gasto en la lista.
Aprueba, rechaza o solicita cambios
Resumen
Dile a One qué hacer, y con qué gastos: uno o muchos a la vez, utilizando reglas como cantidad, empleado/a o resultado de política. Cuando rechazas o solicitas cambios, se requiere un motivo: si no das uno, One lo pedirá. Cuando apruebas, un motivo es opcional.
Importante: One no te pide que confirmes una aprobación. Sé específico/a sobre qué gastos te refieres.
Cómo usar
- Aprueba: "Aprueba los gastos que me están esperando que están dentro de la política y son menos de £20."
- Rechaza: "Rechaza mis aprobaciones pendientes que tienen alertas de política, con la razón de que están fuera de política."
- Solicita cambios (un gasto a la vez): "Solicita cambios en el gasto de taxi: por favor añade el recibo detallado."
Cuando One termine, te dirá qué gastos cambiaron. El resultado es el mismo que decidir en la página de gastos.
Consejos y Mejores Prácticas
- Combina One con revisiones de gastos. Pide a One que apruebe lo que está dentro de la política y dedica tu propio tiempo a los gastos con advertencias.
- Pide primero, luego actúa. Si no estás seguro/a de qué gastos capturará una solicitud, pide a One que los liste primero, luego pídele que apruebe esa lista.
- Da un motivo cuando rechazas o solicitas cambios. One lo requiere; en la página de gastos es opcional pero útil. El empleado/a lo ve.
- También puedes preguntar a One sobre cosas que harías en la página de gastos, como "¿Para quién está esperando este gasto?".
Artículos relacionados: ¿Cómo encuentro los gastos que necesito aprobar? · ¿Cómo apruebo, rechazo o devuelvo un gasto? · ¿Cómo reviso los gastos contra mi política de gastos?
Solución de Problemas y FAQ
Solución de Problemas
One dice que algunos gastos no pudieron ser aprobados.
No están esperando por ti: otro/a aprobador/a tiene que decidir primero, o ya fueron decididos. One solo aprueba tu paso en el flujo de aprobación.
One dice que no se pueden solicitar cambios en un gasto.
Los cambios solo se pueden solicitar en gastos Pendientes que tienen un flujo de aprobación. Si el gasto ya fue aprobado o rechazado, nada ha cambiado.
Aprobé los gastos incorrectos con One. ¿Puedo deshacerlo?
No desde One. Pide a alguien con el permiso de Restablecer el flujo de aprobación de gastos que restablezca esos gastos (funciona en gastos Pendientes, Aprobados y Rechazados, no en los que ya están en nómina, enviados a pagar o pagados). Consulta ¿Por qué un gasto está atascado en Pendiente o con el aprobador/a incorrecto/a?.
FAQ
1. ¿Qué sucede después de que One aprueba, rechaza o solicita cambios?
Exactamente lo mismo que cuando decides en la página de gastos: se notifica al empleado/a, el siguiente/a aprobador/a recibe la solicitud, o el gasto se convierte en Aprobado, Rechazado o Cambios solicitados. Tu decisión se registra en el gasto.
2. ¿Puedo aprobar varios gastos a la vez, o todo lo que me está esperando?
Sí, por ejemplo "Aprueba los gastos que me están esperando." One los aprueba de inmediato, así que enuméralos primero si no estás seguro/a de lo que está incluido.
3. ¿Puede One aprobar gastos que están esperando a otra persona?
No. One solo decide sobre los gastos que están esperando por ti. Para aprobar fuera del flujo, alguien con el permiso de Aprobador/a Global de Gastos usa Aprobación Global en la página de gastos.
4. ¿Me pide One que confirme antes de aprobar?
No. Actúa tan pronto como lo pides. Para rechazos y solicitudes de cambios, pide un motivo si no diste uno.
5. ¿Puedo usarlo desde mi teléfono?
Sí, en la aplicación móvil de Factorial.
6. ¿Puede One restablecer el flujo de aprobación de un gasto?
No. Alguien con el permiso de Restablecer el flujo de aprobación de gastos lo hace desde Gastos > Gastos de empleados/as.
7. ¿Puedo aprobar todo un grupo de gastos con One?
One decide sobre los gastos uno por uno. Para aprobar un grupo completo, usa la página del grupo.
8. ¿Cómo rechazo un gasto o pido cambios sin One?
Abre el gasto, o usa Gastos > Gastos de empleados/as, y decide allí. En la página, un motivo es opcional. Consulta ¿Cómo apruebo, rechazo o devuelvo un gasto?