Le lien automatique entre les transactions garantit que chaque achat effectué avec une carte Factorial est instantanément suivi, rapproché et préparé pour la déclaration de dépenses. Cela élimine le travail manuel pour les employés et offre aux équipes financières une visibilité et un contrôle complets sur les dépenses de l'entreprise.
À chaque transaction réussie avec une carte Factorial , Factorial crée automatiquement une note de frais liée au titulaire de la carte. Ce processus permet de gagner du temps, de réduire les erreurs et de garantir que les dépenses de l'entreprise sont toujours enregistrées et visibles en temps réel.
Comment ça marche
Lorsqu'une transaction est effectuée avec succès avec une carte Factorial :
- Une dépense provisoire est automatiquement créée.
- Liée à l'employé qui possède la carte (titulaire de la carte).
- Contient des informations clés telles que la date, le montant et le commerçant.
- Ce brouillon apparaît dans la section « Mes dépenses » de l'employé.
- Une notification push est envoyée au titulaire de la carte.
- Il est rappelé à l'employé de télécharger le reçu ou la facture.
- Une fois téléchargées, les pièces justificatives peuvent être soumises à approbation.
- Visibilité des transactions dans différentes sections
- Affichage des détails de la carte : Dans l'onglet Paiements par carte (affichage par défaut), la transaction s'affiche immédiatement.
- Trésorerie → Cartes : Les gestionnaires et les administrateurs financiers voient le paiement lié à la carte appropriée.
- Trésorerie → Banques : Dans le compte de carte de dépenses lié à cette carte Factorial , la liste complète des transactions inclut la nouvelle.
- Comptabilité : Les transactions sont également consignées dans les registres comptables pour une tenue de livres précise.
Factorial ne propose pas d'option pour configurer ou afficher le Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) dans le détail des transactions de dépenses. Le système extrait automatiquement les données du RCS lors de la numérisation d'une facture par reconnaissance optique de caractères (OCR). Cependant, aucun paramètre manuel ne permet à l'utilisateur d' ajouter ou de configurer ces données.
Pourquoi c'est utile
- Pour les employés : Plus besoin de créer manuellement les notes de frais – les brouillons sont créés automatiquement, ce qui permet de gagner du temps et d'éviter les oublis.
- Pour les gestionnaires : les analyses de dépenses sont plus rapides car les transactions sont liées aux paiements par carte en temps réel.
- Pour les équipes financières : visibilité complète des dépenses, rapprochement simplifié et réduction des erreurs.
Remarques importantes
- Seules les transactions validées génèrent une dépense provisoire. Les transactions refusées ou en attente n'en génèrent pas.
- Les employés doivent tout de même télécharger le reçu pour finaliser la dépense avant qu'elle puisse suivre le processus d'approbation.
- Les dépenses liées automatiquement par le biais de transactions par carte suivent le même processus d'approbation et les mêmes règles budgétaires que les dépenses manuelles.
FAQ
- Les transactions refusées entraînent-elles des frais de brouillon ?
Non, seules les transactions réussies génèrent une dépense provisoire.
- Les employés peuvent-ils modifier les notes de frais provisoires créées automatiquement ?
Oui, les employés peuvent modifier les détails ou ajouter les informations manquantes avant de soumettre leur candidature.
- Les dépenses automatiques suivent-elles le même processus d'approbation que les dépenses manuelles ?
Oui, toutes les dépenses (manuelles ou automatiques) suivent les mêmes règles d'approbation et de budget.