Avec des règles d'accumulation flexibles, vous décrivez avec vos propres mots comment les employé·e·s gagnent du temps de congé dans une allocation, et Factorial calcule les soldes pour vous. Cela vous permet de mettre en place des règles qui proviennent de la loi, de votre convention collective ou de votre politique d'entreprise, sans ajustements manuels à chaque cycle.

Vue d'ensemble

Chaque allocation dans une politique de temps de congé est désormais présentée sous forme de texte, en quatre parties :

• Configuration de base : le nom de l'allocation, les types d'absence qu'elle couvre, le type de solde et le cycle
• Accumulation de temps de congé : comment les employé·e·s gagnent du temps de congé. Par exemple, 24 jours par an accordés le 1er janvier, ou 2 jours par mois travaillé
• Utilisation du temps de congé : comment les employé·e·s peuvent utiliser leur solde. Par exemple, s'ils peuvent demander plus de jours qu'ils n'en ont
• Report : ce qui arrive au solde inutilisé à la fin du cycle

Accumulation de temps de congé est configuré avec One. La configuration de base, l'utilisation du temps de congé et le report conservent les mêmes options qu'auparavant, et vous les modifiez avec les menus déroulants dans chaque section.

Configurer des règles d'accumulation avec One est gratuit et ne consomme pas de crédits One.

Vous pouvez trouver les définitions des termes utilisés dans cet article dans Termes clés, à la fin.

Ce que vous pouvez configurer

Les règles d'accumulation flexibles fonctionnent avec des allocations à solde fixe, en jours ou en heures. Voici quelques exemples de règles que vous pouvez mettre en place :

• Accumulation basée sur la date d'embauche. Par exemple, les employé·e·s embauché·e·s le 15 ou avant gagnent le mois entier, et les employé·e·s embauché·e·s plus tard ne gagnent rien pour ce mois
• Différentes règles pour différentes années dans l'entreprise, dans une seule politique. Par exemple, durant la première année, les employé·e·s accumulent mensuellement jusqu'à 20 jours, et le 1er janvier de leur deuxième année, ils obtiennent 22 jours d'un coup
• Règles d'ancienneté, distinctes de la règle d'accumulation générale. Par exemple, les employé·e·s accumulent 2 jours par mois comme d'habitude et, à partir de leur 5e anniversaire de travail, obtiennent 1 jour supplémentaire chaque année
• Combien de décimales conserver et comment arrondir. Par exemple, conserver deux décimales, arrondir à une décimale, ou arrondir au nombre entier le plus proche
• Prorata pour les employé·e·s à temps partiel. Par exemple, un·e employé·e travaillant à 50 % obtient 50 % du droit à temps plein, basé sur les informations de son contrat
• Tous les jours auxquels on a droit accordés d'un coup le dernier jour du cycle

Les règles ne peuvent utiliser que des données qui existent dans Factorial, telles que la date d'embauche, les heures de contrat ou la date de résiliation.

Modifier la règle d'accumulation d'une allocation

1. Dans votre barre latérale, allez dans Paramètres et ouvrez votre politique de temps de congé
2. Sélectionnez l'allocation sur le côté gauche
3. Rechargez la page ou cliquez sur Démarrer une nouvelle conversation, afin que One commence avec une conversation propre
4. Cliquez sur Modifier en haut de la page de l'allocation. One s'ouvre avec des conseils et des exemples de demandes
5. Décrivez la règle dont vous avez besoin. Par exemple : “C'est 24 jours ouvrables par an, pas 23”
6. Répondez aux questions de suivi de One, le cas échéant. Des modifications simples peuvent ne nécessiter aucune
7. Examinez l'explication de la nouvelle règle et ses exemples par One. Vous pouvez demander à One de tester la règle sur un·e employé·e réel·le ou sur des exemples fictifs
8. Appliquez la règle. La section Accumulation de temps de congé affiche la règle mise à jour
9. Cliquez sur Enregistrer en haut de la page. Lorsque le bouton Enregistrer redevient gris, le changement est enregistré

Créer une nouvelle allocation

1. Dans votre politique de temps de congé, cliquez sur + à côté des allocations sur le côté gauche
2. Sélectionnez les types d'absence que l'allocation doit couvrir, ou continuez sans sélectionner aucun. Factorial suggère des types d'absence qui ne sont pas encore dans une allocation de cette politique
3. Examinez la Configuration de base que One propose et confirmez-la
4. Ajustez la règle Accumulation de temps de congé que One propose. Par exemple : “1 jour ouvrable le 1er janvier de chaque année civile”
5. Complétez Utilisation du temps de congé et Report
6. Cliquez sur Enregistrer en haut de la page

Si la configuration s'arrête à mi-chemin, cliquez sur Continuer avec One pour reprendre là où cela s'est arrêté.

Vérifier une règle avec la simulation

La simulation montre, mois par mois, combien de temps les employé·e·s gagnent avec une règle, par rapport à la règle précédente. Par exemple, un·e employé·e qui travaille toute l'année obtient 24 jours, tandis qu'un·e qui part le 30 juin obtient 12.

Pour l'ouvrir, demandez à One ou cliquez sur le menu ⋯ en haut de la page de l'allocation. Vous pouvez l'exécuter sur des employé·e·s réels ou sur des exemples fictifs.

Avant de modifier une allocation existante

Lorsque vous enregistrez un changement sur une allocation, les soldes sont recalculés pour l'ensemble du cycle actuel. Choisissez l'option qui vous convient le mieux.

Option 1 (recommandée) : créez une nouvelle politique et déplacez vos employé·e·s vers celle-ci

1. Créez une nouvelle politique avec les nouvelles règles
2. Déplacez les employé·e·s vers la nouvelle politique. Les soldes sont calculés avec l'ancienne politique jusqu'à la date d'affectation de chaque employé·e, et avec la nouvelle politique à partir de cette date
3. Transférez le solde restant de chaque employé·e vers la nouvelle politique
4. Si tout le monde doit être sur cette politique, définissez-la comme la politique par défaut, afin que les nouveaux·elles employé·e·s y soient affecté·e·s automatiquement

Option 2 : appliquez la nouvelle politique à partir du début du prochain cycle

Si votre cycle se déroule de janvier à décembre, vous pouvez créer la nouvelle politique maintenant et déplacer vos employé·e·s vers celle-ci avec le premier jour du prochain cycle (par exemple, le 1er janvier) comme date d'affectation. Le cycle actuel n'est pas recalculé, le solde restant se déplace comme report, et vous avez le temps de configurer et de simuler les règles avant tout changement.

Option 3 : modifiez l'allocation existante

Le changement s'applique à l'ensemble du cycle actuel de tous les employé·e·s dans la politique. Si vous souhaitez conserver les soldes actuels, exportez-les avant de modifier, enregistrez le changement, puis ajoutez des ajustements manuels pour que les soldes correspondent.

Vérifiez vos ajustements manuels précédents. Si vous avez utilisé des ajustements manuels dans le cycle actuel pour corriger un calcul que la nouvelle règle effectue désormais automatiquement, ces ajustements s'appliquent toujours, de sorte que la correction compte deux fois. Cela peut se produire avec les options 1 et 3. Dans ce cas, appliquez la nouvelle politique à partir du début du prochain cycle (option 2), ou examinez les ajustements employé·e par employé·e.

À faire et à ne pas faire

• À faire recharger la page ou cliquer sur Démarrer une nouvelle conversation avant de cliquer sur Modifier. Sinon, One peut continuer une conversation antérieure et réutiliser d'anciennes demandes
• À faire enregistrer avant de quitter la page. En cas de doute, demandez à One : “Est-ce que c'est enregistré ?”
• À ne pas faire recharger ou quitter la page avec des modifications non enregistrées. Elles sont perdues
• À ne pas faire modifier la même allocation dans deux onglets, ou avec deux personnes en même temps. Le dernier enregistrement remplace l'autre changement
• À ne pas faire demander à One de créer une allocation depuis la page d'accueil. Allez dans la politique et cliquez sur +

Ce que vous ne pouvez pas encore configurer

• Une durée de cycle flexible. Le cycle conserve les mêmes options qu'auparavant
• Allocations basées sur le temps travaillé
• Allocations pour heures supplémentaires
• Règles basées sur des données qui n'existent pas dans Factorial

Conseils et meilleures pratiques

• Ayez une idée claire de la règle avant de commencer. Plus votre explication est claire, moins One aura besoin de poser de questions
• Vous pouvez expliquer toute la règle, coller le texte de votre convention collective ou de votre politique, ou procéder étape par étape
• Si quelque chose n'est pas clair, demandez à One : “Expliquez cela” ou “Que signifie cela ?”
• Exécutez la simulation avant d'enregistrer

FAQ

1. Pourquoi mes modifications ne s'affichent-elles pas sur les soldes des employé·e·s ?
   Vérifiez que vous avez cliqué sur Enregistrer en haut de la page de l'allocation. Rien ne s'applique tant que vous n'avez pas enregistré.
2. Un changement que j'ai fait a disparu. Pourquoi ?
   Il n'a pas été enregistré avant que vous ne rechargiez ou quittiez la page, ou quelqu'un a enregistré la même allocation dans un autre onglet. Faites à nouveau le changement et enregistrez.
3. One dit qu'il ne peut pas répondre. Que dois-je faire ?
   Ne cliquez pas sur Enregistrer. Rechargez la page pour annuler le brouillon et effectuez à nouveau le changement dans une nouvelle conversation.
4. Modifier une allocation changera-t-il les cycles passés ?
   Non. Seul le cycle actuel est recalculé.
5. Est-ce que One peut changer les paramètres de cycle, d'utilisation ou de report ?
   Non. Si votre texte les inclut, One applique la partie d'accumulation et explique ce qu'il ne peut pas changer. Modifiez ces paramètres avec les menus déroulants dans chaque section.
6. Est-ce que cela consomme des crédits One ?
   Non. La configuration des règles d'accumulation avec One est gratuite.

Termes clés