Gli utenti esterni sono collaboratori che non sono direttamente impiegati dall'azienda. Ad esempio, i contabili possono essere considerati utenti esterni. Questi utenti esterni non comporteranno alcun costo per l'azienda e non avranno la possibilità di registrarsi o richiedere permessi.
Gli utenti esterni non saranno registrati come dipendenti e non avranno un profilo dipendente in Factorial.
Come aggiungere un utente esterno?
- Nella tua barra laterale, vai su Impostazioni
- Sotto Generale, clicca su Utenti esterni
- Clicca su + Crea utente esterno
- Compila il Email, Nome e Cognome
- Clicca su Salva
Non c'è limite alla creazione di utenti esterni.
Come aggiungere un utente esterno a un gruppo di autorizzazione?
Ti consigliamo di creare un gruppo di autorizzazione personalizzato con specifici livelli di visibilità e accesso per i tuoi dipendenti esterni, ma questo passaggio non è obbligatorio.
Factorial ti offre un livello di accesso predefinito completamente dedicato agli utenti esterni:
Utenti esterni (Visitatori/Ospiti) Prenotano per se stessi e per le persone che gestiscono o guidano
- Nella tua barra laterale, vai su Impostazioni
- Sotto Generale, clicca su Permessi
- Posiziona nel gruppo di accesso dove vuoi aggiungere l'utente esterno
- Clicca sulla scheda utente esterno
- Clicca su (+) e cerca e seleziona l'utente esterno
- Clicca su Invia
Cosa può e non può fare un utente esterno
Gli utenti esterni non possono far parte dei processi attivi della piattaforma, alcuni esempi sono:
- Registrarsi
- Richiedere permessi
- Caricare spese (per conto di un altro dipendente)
- Avere documenti per se stessi
- Etc
Non possono avere informazioni memorizzate su di loro, poiché non fanno parte dell'azienda direttamente.
Alcune delle funzionalità che possono fare (a seconda dei permessi)
- Visualizzare e scaricare informazioni
- Impatto sulle informazioni di altri dipendenti. Questo include:
- Documenti
- Permessi
- Tracciamento del tempo
- Spese
- Gestire permessi
- Ricevere notifiche personalizzate
Devono avere i permessi corretti.
FAQ
Dove posso trovare l'utente esterno che ho creato?
All'interno del gruppo di permessi, sono stati creati/assegnati, sotto la scheda “Utenti esterni”.
Un utente esterno può modificare/assegnare turni?
Sì, purché siano per un altro utente.
Possono caricare documenti o utilizzare documenti in massa?
Sì, se hanno i permessi giusti.
Possono far parte di un flusso di approvazione?
No, non possono far parte di un flusso di lavoro.
Appariranno nei report?
No, poiché non sono utenti attivi della piattaforma.
Possono far parte di una valutazione delle prestazioni/nps/survey?
Possono crearla ed estrarre dati, ma non farne parte.
Posso autenticarmi in un'applicazione OAuth?
Sì. Puoi autenticarti in un'applicazione OAuth utilizzando un utente esterno, purché il fornitore di identità (ad es. Google, GitHub, ecc.) sia configurato come fornitore OAuth e l'applicazione si fidi di esso.
Gli utenti esterni possono approvare richieste di permesso?
Sì, gli utenti esterni possono approvare richieste di permesso se hanno i permessi appropriati assegnati al loro ruolo.
Gli utenti esterni possono ricevere compiti di approvazione nella loro casella di posta?
Sì, gli utenti esterni possono ricevere compiti di approvazione nella loro casella di posta se hanno i permessi appropriati assegnati al loro ruolo.
Se un utente è in un gruppo di permessi con tutti i permessi abilitati, può vedere quei dati?
Sì. Se un utente esterno è aggiunto a un gruppo di permessi con i permessi rilevanti abilitati, sarà in grado di accedere e vedere i dati corrispondenti, proprio come qualsiasi altro utente assegnato a quel gruppo.
Utenti esterni in Formazione
Un utente esterno ha le stesse opzioni di Formazione di un dipendente. Il gruppo di permessi che assegni determina cosa possono vedere e fare.
- Partecipare a corsi di formazione. Puoi aggiungere utenti esterni come partecipanti quando crei una lezione, o da Aggiungi partecipanti in un corso di formazione o in una lezione. Possono vedere la formazione in Le mie formazioni, completare contenuti, caricare deliverables e partecipare a sessioni dal vivo.
- Creare e gestire formazioni. Questo è possibile se il loro gruppo di permessi ha permessi di gestione della formazione. Non c'è un limite solo per esterni.
- Richiedere formazioni. Se il catalogo aziendale è aperto, gli utenti esterni possono vedere Le mie richieste e richiedere una formazione.
Limiti
- Gli utenti esterni non sono inclusi nei file di bonificazione FUNDAE.
- I filtri e le regole di iscrizione basati su team, entità legale o manager non coincidono con gli utenti esterni perché sono al di fuori della gerarchia aziendale.