Die Kosten der Mitarbeitenden-Registerkarte bietet den Finanzteams eine vollständige Zusammenfassung der mit Mitarbeitenden verbundenen Kosten, indem sie vordefinierte Vertragswerte, tatsächliche Gehaltsdaten und Mitarbeitendenausgaben in einer einzigen Ansicht zusammenführt. Diese Registerkarte ist für Budgetierung, Kostenverteilung und Berichterstattung zu verwenden.
Dieser Artikel erklärt die in der Registerkarte angezeigten Kostenkonzepte, wie man die Daten filtert und gruppiert und wie man sie exportiert.
Wo Sie die Registerkarte Kosten der Mitarbeitenden finden
Um darauf zuzugreifen:
- Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu Finanzplanung im Finanzbereich.
- Die Registerkarte Kosten der Mitarbeitenden ist standardmäßig ausgewählt.
.gif)
Was in den Kosten der Mitarbeitenden enthalten ist
Vertragskosten
Daten, die direkt aus dem Vertrag jedes Mitarbeitenden entnommen werden. Verwenden Sie sie als Referenz für die vordefinierten Bedingungen und Kosten, die mit dem Mitarbeitenden vereinbart wurden.
Dies ist der Betrag, den Sie bei der Einarbeitung des Mitarbeitenden eingeplant haben, und wir verwenden ihn, um ihn mit Gehältern und Ausgaben zu vergleichen.
.png)
Ausgaben der Mitarbeitenden
Alle mit Mitarbeitenden verbundenen Ausgaben aus dem Produkt Ausgaben mit den Status Genehmigt, Bezahlt, An Zahlung gesendet (SEPA) und In Gehaltsabrechnung. Sie können die Gesamtsumme sehen oder sie nach Konzept aufschlüsseln, indem Sie auf die Chevron-Schaltfläche klicken.
Sie können Ausgaben, die in der Gehaltsabrechnung bezahlt wurden, über Finanzplanungseinstellungen abziehen, um doppelte Ausgaben zu vermeiden.
Unter welchem Datum eine Ausgabe gezählt wird
Die Ausgabenanalysen verwenden nicht das Datum, an dem die Ausgabe erstellt oder angefallen ist. Jede Ausgabe wird im Zeitraum ihrer letzten Änderung gezählt – in welchem Monat diese Änderung stattfand.
Da Ausgaben durch Status wechseln, kann eine Ausgabe im Laufe der Zeit von einem Zeitraum in einen anderen wechseln. Sie wird nur in einem Zeitraum gezählt: dem letzten.
- Beispiel: Eine Ausgabe wurde letzten Monat genehmigt, also erschien sie im letzten Monat in der Gesamtsumme. In diesem Monat ändert sie sich zu Bezahlt. Von nun an zeigt die Finanzplanung diese Ausgabe in diesem Monat und nicht mehr in der Gesamtsumme des letzten Monats.
Nur Ausgaben in den oben genannten vier Status werden angezeigt. Wenn eine Ausgabe in einen Status wechselt, der nicht einer von ihnen ist, fällt sie vollständig aus der Registerkarte heraus.
Beim Abgleichen oder Vergleichen von Zeiträumen: Da das Referenzdatum der letzten Änderung folgt, können sich die Ausgabenzahlen für einen Zeitraum, über den Sie bereits berichtet haben, später ändern, während die Ausgaben darin bezahlt oder aktualisiert werden. Wenn Sie eine feste Zahlensammlung benötigen – für einen Monatsabschluss oder einen Prüfpfad – exportieren Sie die Informationen aus den Ausgaben.
Arbeitskosten
Der wichtigste KPI in dieser Registerkarte sind die Arbeitskosten – die Gesamtkosten Ihres Unternehmens pro Mitarbeitenden, die aus dem Konzept "Unternehmenskosten" in Ihren Gehaltsabrechnungen stammen. Sie finden die detaillierte Gehaltsaufgliederung, basierend auf der hochgeladenen Gehaltsabrechnung, in der Registerkarte Vergütungsdaten.
Die Arbeitskosten umfassen derzeit auch Ausgaben, die über die Gehaltsabrechnung bezahlt wurden.
Filter
Klicken Sie auf Filter, um die Ansicht auf die Kosten zu verengen, die Sie analysieren möchten. Sechs Dimensionen sind verfügbar:
- Datenquelle – wählen Sie aus, welche Kosteninformationen einbezogen werden sollen (Vertrag, Gehalt, Ausgaben).
- Rechtseinheit – falls Ihr Unternehmen mehrere Rechtseinheiten in Factorial eingerichtet hat.
- Kostenstelle – falls Sie Kostenstellen in Factorial eingerichtet haben.
- Personen – spezifische Mitarbeitende.
- Rolle – die Rollen aus Ihrem Stellenkatalog. Jede Rolle kann erweitert werden, um spezifische Ebenen innerhalb davon auszuwählen (zum Beispiel Junior, Mid, Senior), sodass Sie eine gesamte Rolle oder nur bestimmte Ebenen davon filtern können.
- Arbeitsplätze – jeder Arbeitsplatz, der in Ihrer Organisationskonfiguration definiert ist.
Jede Dimension öffnet eine durchsuchbare, mehrfache Auswahlliste. Wählen Sie die benötigten Werte aus und klicken Sie auf Filter anwenden oder Filter zurücksetzen, um von vorne zu beginnen. Filter können kombiniert werden, und die Ansicht reagiert auf alle gleichzeitig.
- Beispiel: Wie viel geben wir in diesem Jahr für die Kostenstellen Entwicklung und Design aus?
Datumsfilter und Vergleich
Alle Zahlen in der Registerkarte werden für einen von Ihnen gewählten Zeitraum angezeigt, und Sie können diesen Zeitraum mit einem früheren vergleichen.
Auswahl eines Zeitraums
Der Zeitraumwähler befindet sich oben rechts in der Registerkarte und zeigt den aktuell angewendeten Zeitraum an – zum Beispiel 2026.
- Klicken Sie auf den Zeitraumwähler, um ihn zu öffnen.
- Unter Ausgewählt von wählen Sie die Granularität, die Sie wünschen: Monat, Quartal oder Jahr.
- Wählen Sie den Zeitraum, den Sie aus dem Raster möchten. Verwenden Sie die ‹ ›-Pfeile über dem Raster, um durch den verfügbaren Bereich zu navigieren (zum Beispiel 2020 → 2026).
- Klicken Sie auf ‹ › auf beiden Seiten des Zeitraumwählers, um zum vorherigen oder nächsten Zeitraum zu wechseln, ohne den Wähler erneut zu öffnen.
Die Granularität, die Sie hier wählen, legt auch die Intervalle fest, die im Diagramm und in der Tabelle angezeigt werden.
Vergleich von Zeiträumen
Der Vergleich ermöglicht es Ihnen, den ausgewählten Zeitraum neben einen früheren zu legen, sodass Sie sehen können, wie sich die Kosten verändert haben, anstatt nur zu sehen, was sie heute sind.
Öffnen Sie den Zeitraumwähler und verwenden Sie das Dropdown Vergleichen mit am unteren Ende. Es ist standardmäßig auf Keine eingestellt, was bedeutet, dass kein Vergleich angewendet wird.
Woran Sie vergleichen können, hängt von der Granularität ab, die Sie ausgewählt haben:
| Ausgewählter Zeitraum | Verfügbarer Vergleich |
|---|---|
| Jahr | Vorjahr |
| Quartal | Vorheriges Quartal oder dasselbe Quartal im letzten Jahr |
| Monat | Vorheriger Monat oder derselbe Monat im letzten Jahr |
Der Vergleich ist nur in der Registerkarte Kosten der Mitarbeitenden verfügbar.
Geschichte: Kopfzahl und FTE
Das Geschichte-Panel zeigt, wie sich Ihre Belegschaft im ausgewählten Zeitraum verändert hat. Es ist der schnellste Weg, um festzustellen, ob eine Veränderung der Kosten auf Gehaltsänderungen oder auf das Hinzukommen und Verlassen von Mitarbeitenden zurückzuführen ist.
Um es zu öffnen, klicken Sie auf das Uhrensymbol neben dem Datenstatuswähler oben rechts in der Registerkarte. Schließen Sie es mit dem ✕ im Kopf des Panels.
HC und FTE
Zwei KPIs befinden sich oben im Panel, berechnet für den Zeitraum, den Sie ausgewählt haben:
- HC (Kopfzahl) – die Anzahl der Mitarbeitenden.
- FTE (Vollzeitäquivalent) – dieselbe Bevölkerung gewichtet nach Vertragsstunden, sodass ein Mitarbeitender mit einem Teilzeitvertrag als 0,5 zählt. FTE ist niedriger als HC, wann immer Sie jemanden in Teilzeit beschäftigen.
Jeder KPI hat ein ⓘ-Tooltip mit weiteren Details.
Monatliche Aufschlüsselung
Unterhalb der KPIs zeigt eine monatliche Liste die Neuzugänge und Beendigungen, die in jedem Monat des Zeitraums erfasst wurden. Erweitern Sie einen Monat, um die Details zu sehen, oder verwenden Sie Aufschlüsselung zusammenklappen, um die Liste wieder zu falten.
- Beispiel: Die Arbeitskosten sind im Juni gestiegen – war das eine Gehaltsänderung oder haben wir neue Mitarbeitende eingestellt? Öffnen Sie die Geschichte und überprüfen Sie die Neuzugänge, die für Juni erfasst wurden.
Das Geschichte-Panel folgt den Filtern und dem Zeitraum, der auf die Registerkarte angewendet wurde. Wenn Sie auf eine einzige Kostenstelle oder Rechtseinheit gefiltert haben, spiegeln HC, FTE und die monatlichen Bewegungen nur diese Auswahl wider.
Gruppieren nach
Verwenden Sie die Option Gruppieren nach, um die visuelle Aufschlüsselung in der Tabelle zu ändern. Es ändert nicht die Daten, sondern nur, wie sie für Berichterstattungszwecke präsentiert werden.
Um dies zu tun, wählen Sie zuerst Ihren Filter aus, und klicken Sie dann auf Gruppieren nach, um die Daten aufzuschlüsseln.
- Beispiel: Könnten Sie eine Aufschlüsselung der Kosten nach Manager für die Kostenstellen Marketing und Produktdesign bereitstellen?
.png)
Gruppieren nach gilt nur für die Tabelle, nicht für das Diagramm.
Exportieren
Unabhängig von den Filtern und Gruppen, die Sie angewendet haben, können Sie die Ansicht exportieren. Basierend auf Ihren ausgewählten Filtern und Gruppierungen erstellt Factorial eine .xlsx Excel-Datei und sendet sie an Ihre Factorial-E-Mail.