Los administradores crean una tarjeta virtual, física o de un solo uso (una tarjeta de gastos de la empresa) para cualquier empleado, y los empleados pueden solicitar una tarjeta de un solo uso para una compra puntual. Nadie adelanta dinero.

La empresa necesita primero una cuenta de tarjetas: abrirla y financiarla es un artículo separado (ver Relacionados).

Crear una tarjeta de gastos para un empleado (administradores)

Descripción general

Necesitas Puede gestionar tarjetas y una cuenta de tarjetas para la entidad legal que paga. El empleado debe ser un usuario de Gastos (alguien que puede crear gastos) con un correo electrónico en su perfil.

Cómo usar

1. Ve a Gastos > Gastos de empleados y haz clic en Nueva tarjeta.
2. Elige Tarjeta de un solo uso, Tarjeta virtual o Tarjeta física.
3. En Empleado, elige al titular de la tarjeta.
4. En Entidad legal, elige de quién es la cuenta de tarjetas que paga (por defecto, la del empleado).
5. En su primera tarjeta en esa cuenta, completa la Información del titular de la tarjeta, incluyendo un Teléfono móvil para códigos de seguridad.
6. Para una tarjeta física, completa la Información de envío: envíala al Titular de la tarjeta o a la Empresa.
7. En Configuración de la tarjeta, agrega un Alias de tarjeta. Para una tarjeta de un solo uso, también establece el Presupuesto.
8. Haz clic en Crear tarjeta.

Las tarjetas virtuales y de un solo uso funcionan de inmediato. Una tarjeta física llega por correo y el titular de la tarjeta la activa.

Solicitar una tarjeta de gastos de un solo uso (empleados)

Descripción general

¿Necesitas pagar un curso o un boleto? Solicita una tarjeta por el monto exacto. Una vez aprobada, pagas con ella y el gasto se crea para ti. Necesitas Puede solicitar tarjetas (activado para la mayoría de los empleados) y una cuenta de tarjetas de la empresa.

Cómo usar

1. Ve a Mis gastos > Mis tarjetas y haz clic en Solicitar.
2. En tu primera tarjeta, completa tu Información del titular de la tarjeta.
3. Ingresa el Presupuesto (impuestos incluidos), un Alias de tarjeta y el Motivo de la solicitud.
4. Haz clic en Solicitar.

Aprobar o rechazar una solicitud de tarjeta (administradores)

Descripción general

Cualquiera con Puede gestionar tarjetas puede aprobar o rechazar una solicitud.

Cómo usar

1. Ve a Tesorería > Tarjetas. Las solicitudes tienen el estado Solicitado.
2. En el menú de acciones, elige Aprobar o Rechazar (Ver detalles muestra el motivo).
3. Para aprobar, confirma Entidad legal a cargar y haz clic en Sí, apruébalo. El titular de la tarjeta es notificado y la tarjeta no se puede editar después.
4. Para rechazar, agrega un comentario para el empleado y haz clic en Sí, recházalo.

Consejos y Mejores Prácticas

Solución de problemas y FAQ

Solución de problemas

• Tengo el permiso pero no puedo crear una tarjeta. Verifica en este orden: tienes Puede gestionar tarjetas (un grupo con muchos permisos puede no incluirlo); el empleado es un usuario de Gastos con un correo electrónico en su perfil; la entidad legal tiene una cuenta de tarjetas; y tu plan incluye ese tipo de tarjeta.
• No puedo abrir la página Nueva tarjeta. Es para personas con Puede gestionar tarjetas. Los empleados solicitan una tarjeta desde Mis gastos > Mis tarjetas.
• Un tipo de tarjeta me pide actualizar, o el botón de Solicitar está en gris. Qué tipos de tarjeta se pueden crear o solicitar depende de tu plan. Tu Gerente de Cuenta puede confirmarlo.
• "Este empleado no puede crear gastos, lo cual es un requisito para obtener una tarjeta de gastos." Las tarjetas son solo para usuarios de Gastos. Agrega al empleado a Gastos primero: consulta ¿Cómo agrego personas a Gastos?.
• No se puede crear una tarjeta para un empleado sin correo electrónico. Agrega el correo electrónico en su perfil y vuelve a intentarlo.
• "No hay cuenta de tarjeta aún" junto a una entidad legal. Esa entidad legal no tiene cuenta de tarjetas. Haz clic en Crear cuenta en el mensaje que aparece, o elige otra entidad legal.
• "El nombre completo debe tener como máximo 24 caracteres." El nombre y apellido juntos pueden tener como máximo 24 caracteres en la tarjeta.
• "Se requiere un número de móvil." El Teléfono móvil debe ser un número móvil.

FAQ

1. ¿Puedo crear una tarjeta en la cuenta de tarjetas de otra entidad legal?

Sí. Elige esa entidad legal en Entidad legal cuando creas la tarjeta, o en Entidad legal a cargar cuando apruebas una solicitud.

2. ¿Puedo darle una tarjeta Factorial existente a otra persona?

No. Una tarjeta pertenece a una persona. Cáncela y emite una nueva al nuevo titular de la tarjeta.

3. ¿Puedo emitir muchas tarjetas a la vez?

Sí, con One: comparte la lista de personas (o un archivo) y One prepara las tarjetas para que las confirmes. Las tarjetas físicas son la excepción.

4. ¿Pueden los empleados solicitar una tarjeta física o virtual?

En la aplicación, los empleados solicitan tarjetas de un solo uso desde Mis gastos > Mis tarjetas. Con One, también pueden pedir una tarjeta virtual, que va a los mismos aprobadores. Las tarjetas físicas son creadas por administradores. Consulta ¿Quién puede gestionar y solicitar tarjetas Factorial?.

5. ¿Quién aprueba una solicitud de tarjeta, el gerente?

Cualquiera con Puede gestionar tarjetas es notificado y puede decidir. El gerente del empleado no está involucrado y solo puede aprobar con ese permiso.

6. ¿Qué pasa con una tarjeta de un solo uso después de que se usa?

Se cierra después de su primer pago, por lo que no hay nada que cancelar. Solicita una nueva para la siguiente compra. Si un pago no se procesó, verifica el estado de la tarjeta antes de intentarlo de nuevo.

7. ¿Qué pasa con las tarjetas de una persona cuando se va?

Cuando se va de la empresa o deja de ser un usuario de Gastos, sus tarjetas de Gastos activas se desactivan, no se cancelan. Alguien con Puede gestionar tarjetas puede cancelarlas.

8. ¿Cómo creo una tarjeta virtual para un empleado?

Ve a Gastos > Gastos de empleados, haz clic en Nueva tarjeta, elige Tarjeta virtual, selecciona al Empleado y la Entidad legal, agrega un Alias de tarjeta y haz clic en Crear tarjeta. Funciona de inmediato.

9. ¿Cómo solicito una tarjeta física para un empleado?

Las tarjetas físicas son creadas por administradores, no solicitadas: Gastos > Gastos de empleados > Nueva tarjeta > Tarjeta física, luego completa la Información de envío. Los empleados no pueden solicitar una tarjeta física por sí mismos.