Factorial te permite exportar datos de gastos para informes, análisis y contabilidad. Puedes exportar la vista actual o usar la exportación avanzada para acceder a más filtros y campos.

Hay dos formas principales de exportar gastos:

• Exportar – vista actual → Exporta rápidamente la lista tal como se muestra en la pantalla, incluidos los filtros aplicados y las columnas seleccionadas.
• Exportación avanzada → Personaliza filtros, selecciona campos adicionales, cambia el nombre de las etiquetas de las columnas y reordena las columnas para un análisis más profundo.

Exportar – vista actual

1. En la barra lateral, ir a Gastos → Gastos de empleados/as → Gastos
2. Hacer clic en los tres puntos
3. Seleccionar vista de exportación

Filtros disponibles:

• Fecha de aprobación
• Categoría
• Fecha de creación
• Moneda del documento
• Fecha del documento
• Tipo de documento
• Tipo de gasto
• Dueño
• Entidad jurídica propietaria
• Pago
• Aprobaciones pendientes
• Proyecto
• Moneda reembolsable
• Reportado por
• Estado
• Subproyecto
• Equipo

Columnas mostradas por defecto:

• Alertas
• Cantidad
• Categoría
• Fecha del documento
• Dueño
• Estado

Columnas opcionales que puedes habilitar:

• Fecha de creación
• Tipo de documento
• Referencia interna
• Método de pago
• Monto reembolsable

Exportación avanzada

1. En la barra lateral, ir a Gastos → Gastos de empleados/as → Gastos
2. Hacer clic en los tres puntos
3. Seleccionar Exportación avanzada

La exportación avanzada proporciona más flexibilidad, permitiéndote cambiar el nombre de las columnas, reordenarlas y extraer valores de múltiples niveles (por ejemplo, campos de impuestos y fechas de aprobación para hasta 5 niveles de aprobación).

Filtros disponibles:

• Fecha de aprobación
• Categoría
• Fecha de creación
• Moneda del documento
• Fecha del documento
• Tipo de documento
• Tipo de gasto
• Dueño
• Entidad jurídica propietaria
• Pago
• Aprobaciones pendientes
• Proyecto
• Moneda reembolsable
• Reportado por
• Estado
• Subproyecto
• Equipo

Los campos extraíbles incluyen:

• Alertas
• Fecha de aprobación
• Fecha del nivel de aprobación (hasta 5 niveles)
• Importe base (hasta 5 niveles)
• ID de presupuesto / Nombre del presupuesto
• Últimos 4 dígitos de la tarjeta
• Categoría / Subcategoría
• Centro de costos
• Fecha de creación
• Descripción
• Importe del documento, moneda, fecha, número, tipo
• Nombre/número de cuenta bancaria del empleado
• Fecha de finalización / Fecha de inicio
• Tipo de cambio
• ID de grupo de gastos / ID de gasto
• Tipo de gasto
• ID de grupo / Nombre del grupo
• Referencia interna
• Enlace a Factorial
• Tarifa por kilometraje, unidad, kilometraje total, viaje de ida y vuelta
• Ciclo de nómina
• Proyecto / Código del proyecto / Subproyecto
• Monto reembolsable/moneda
• Fecha de rechazo / motivo del rechazo
• Reportado por
• Estado
• NIF del proveedor (ID fiscal)
• Importe del impuesto y tipo de impuesto (hasta 5 niveles)
• Nombre del proveedor

Consejos y mejores prácticas

• Utiliza la exportación de la vista actual para listas rápidas.
• Cambia a la exportación avanzada para informes financieros, conciliaciones o cuando necesites impuestos, aprobaciones de múltiples niveles o datos presupuestarios.
• Cambia el nombre y reordene las columnas en la exportación avanzada para que coincidan con las plantillas de informes de su empresa.
• Guarda sus archivos de exportación (CSV o Excel) en una ubicación segura para fines de cumplimiento y auditoría.

Preguntas frecuentes

1. ¿Puedo programar exportaciones automáticas?
   Actualmente no. Las exportaciones deben activarse manualmente.
    
2. ¿Qué formatos son compatibles?
   Las exportaciones están disponibles en CSV y Excel. Los grupos de gastos también se pueden exportar en PDF.
    
3. ¿Puedo cambiar el orden de las columnas?
   Sí, en la interfaz de usuario para la vista actual y en la exportación avanzada para los archivos descargados.