La herramienta de importación te permite subir datos de empleados/as utilizando un archivo de Excel o una hoja de cálculo. Puedes usar la plantilla proporcionada por Factorial o subir tu propio archivo y mapear las columnas directamente en la plataforma. Durante el proceso, puedes revisar y editar los datos con características similares a Excel antes de completar la importación.
Cómo usarlo
- En tu barra lateral, ve a Organización
- Haz clic en la flecha junto al botón Añadir persona y selecciona Importar empleados
- Elige la Entidad legal donde deseas importar a los/as empleados/as
En la pantalla de importación, tienes dos opciones:
- Descargar la plantilla y completar los datos de los/as empleados/as, detalles del contrato y campos personalizados en un solo archivo
- O subir tu propia hoja de cálculo, incluso si no sigue la plantilla
Después de subir, llegarás al paso de Coincidir columnas:
- A la izquierda, verás las columnas de tu archivo; a la derecha, los campos correspondientes de Factorial
- Factorial coincidirá automáticamente tantas columnas como sea posible utilizando asignación inteligente (por ejemplo, "Contrato inicial" → "Fecha de inicio del contrato")
- Puedes ajustar manualmente los mapeos tanto para columnas como para valores (por ejemplo, "Oficina de Barcelona" → "Barcelona")
- Los campos requeridos (nombre, apellido, correo electrónico, fecha de inicio del contrato, fecha de versión, etc.) y cualquier campo personalizado obligatorio según la entidad legal se resaltarán
Usa la plantilla de Factorial si deseas omitir la mayoría de los pasos de mapeo, pero si usas tu propio archivo, asegúrate de que los encabezados de las columnas sean claros para ayudar con la coincidencia automática.
Una vez que el mapeo esté completo, procede a Revisar entradas:
- Usa una tabla similar a Excel para revisar y editar los datos
- Puedes arrastrar y soltar celdas, deshacer/rehacer cambios, filtrar y ordenar columnas, y ocultar campos
- También puedes copiar y pegar datos directamente desde una hoja de Excel a la tabla
- Si es necesario, exporta las entradas a Excel utilizando el botón Exportar como Excel
- Los correos electrónicos de los gerentes se normalizan (mayúsculas + espacios circundantes) al hacer coincidir
- Las columnas te permiten usar un/a manager que aún no es un/a empleado/a existente: en Coincidir entradas, un valor no coincidente puede añadirse como una nueva opción en un clic desde su menú contextual. El importador luego ordena el procesamiento para que ese/ manager se cree antes de los/as empleados/as que le reportan, permitiéndote importar un equipo y su manager en un solo archivo.
- Si un valor no se resuelve a ningún/ninguna empleado/a existente o del mismo archivo (por ejemplo, un error tipográfico), se presenta como un error en el Historial de importación en lugar de completar la fila con el/la manager faltante silenciosamente.
Cuando estés listo/a, haz clic en Completar importación
El sistema procesará el archivo en segundo plano, permitiéndote continuar trabajando en Factorial. Recibirás una notificación una vez que la importación esté completa. Puedes rastrear el estado en Configuración > Historial de importación
Consejos para una importación de datos exitosa en Factorial
Para asegurarte de que tu importación de datos transcurra sin problemas, ten en cuenta lo siguiente:
- Correos electrónicos duplicados: Cada dirección de correo electrónico debe ser única. No se permiten duplicados.
- Errores en el formato de fecha: Siempre usa el formato DD/MM/YYYY para todas las fechas
- Faltan campos requeridos: Los campos marcados con un asterisco (*) deben completarse antes de finalizar la importación