Das Importwerkzeug ermöglicht es Ihnen, Mitarbeiterdaten mithilfe einer Excel- oder Tabellenkalkulationsdatei hochzuladen. Sie können entweder die von Factorial bereitgestellte Vorlage verwenden oder Ihre eigene Datei hochladen und die Spalten direkt auf der Plattform zuordnen. Während des Prozesses können Sie Daten mit Excel-ähnlichen Funktionen überprüfen und bearbeiten, bevor Sie den Import abschließen.
Wie man es benutzt
- Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu Organisation
- Klicken Sie auf den Pfeil neben der Schaltfläche Person hinzufügen und wählen Sie Mitarbeiter importieren
- Wählen Sie die Rechtseinheit, in die Sie die Mitarbeiter importieren möchten
Auf dem Importbildschirm haben Sie zwei Optionen:
- Laden Sie die Vorlage herunter und füllen Sie die Mitarbeiterdaten, Vertragsdetails und benutzerdefinierte Felder in einer einzigen Datei aus.
- Oder laden Sie Ihre eigene Tabellenkalkulation hoch, auch wenn sie nicht der Vorlage entspricht.
Nach dem Hochladen gelangen Sie zum Schritt Spalten zuordnen:
- Links sehen Sie die Spalten aus Ihrer Datei; rechts die entsprechenden Factorial-Felder
- Factorial wird automatisch so viele Spalten wie möglich mithilfe intelligenter Zuordnung abgleichen (z.B. "Erstvertrag" → "Vertragsbeginn")
- Sie können die Zuordnungen für sowohl Spalten als auch Werte manuell anpassen (z.B. "Büro Barcelona" → "Barcelona")
- Erforderliche Felder (Vorname, Nachname, E-Mail, Vertragsbeginn, Versionsdatum usw.) und alle obligatorischen benutzerdefinierten Felder, die auf der Rechtseinheit basieren, werden hervorgehoben
Verwenden Sie die Factorial-Vorlage, wenn Sie die meisten Zuordnungsschritte überspringen möchten, aber wenn Sie Ihre eigene Datei verwenden, stellen Sie sicher, dass die Spaltenüberschriften klar sind, um die automatische Zuordnung zu erleichtern.
Sobald die Zuordnung abgeschlossen ist, fahren Sie mit Einträge überprüfen fort:
- Verwenden Sie eine Excel-ähnliche Tabelle, um die Daten zu überprüfen und zu bearbeiten
- Sie können Zellen ziehen und ablegen, Änderungen rückgängig machen/wiederherstellen, Spalten filtern und sortieren sowie Felder ausblenden
- Sie können auch Daten kopieren und einfügen direkt von einem Excel-Blatt in die Tabelle
- Falls erforderlich, exportieren Sie die Einträge als Excel mithilfe der Schaltfläche Als Excel exportieren
- Manager-E-Mails werden bei der Zuordnung normalisiert (Schreibung + umgebende Leerzeichen)
- Die Spalten ermöglichen es Ihnen, einen Manager zu verwenden, der noch kein bestehender Mitarbeiter ist: in Einträge abgleichen kann ein nicht zugeordneter Wert mit einem Klick aus dem Kontextmenü als neue Option hinzugefügt werden. Der Importeur ordnet dann die Verarbeitung so an, dass der Manager vor den Mitarbeitern, die ihm unterstellt sind, erstellt wird, sodass Sie ein Team und seinen Manager in einer Datei importieren können.
- Wenn ein Wert nicht auf einen bestehenden oder gleichdatei-Mitarbeiter aufgelöst wird (z.B. ein Tippfehler), wird er als Fehler in der Importhistorie angezeigt, anstatt die Zeile stillschweigend mit dem fehlenden Manager zu vervollständigen.
Wenn Sie bereit sind, klicken Sie auf Import abschließen
Das System verarbeitet die Datei im Hintergrund, sodass Sie weiterhin in Factorial arbeiten können. Sie erhalten eine Benachrichtigung, sobald der Import abgeschlossen ist. Sie können den Status in Einstellungen > Importhistorie verfolgen
Tipps für einen erfolgreichen Datenimport in Factorial
Um sicherzustellen, dass Ihr Datenimport reibungslos verläuft, beachten Sie Folgendes:
- Doppelte E-Mails: Jede E-Mail-Adresse muss einzigartig sein. Duplikate sind nicht erlaubt.
- Datumsformatfehler: Verwenden Sie immer das DD/MM/YYYY-Format für alle Daten
- Fehlende erforderliche Felder: Felder, die mit einem Sternchen (*) gekennzeichnet sind, müssen vor dem Abschluss des Imports ausgefüllt werden