Este artículo es para: administradores/as, aprobadores/as y empleados/as.
Un gasto que espera demasiado tiempo significa un empleado/a esperando su dinero. Aquí te mostramos cómo ver para quién está esperando, por qué y cómo hacerlo avanzar de nuevo.
Descubre para quién está esperando el gasto
Cómo usar
- Ve a Gastos > Gastos de empleados/as y abre el gasto. (Empleados/as: Mis gastos > Mis gastos.)
- Verifica su estado. Cambios solicitados: está de vuelta con el empleado/a, quien necesita corregirlo y hacer clic en Enviar para aprobación. En espera: el Historial de aprobación muestra los pasos realizados y el paso En progreso, con quién está esperando.
| Lo que ves | Qué hacer |
|---|---|
| Un/a aprobador/a no ha actuado | Recuerda: la solicitud está en su Bandeja de entrada y recibieron un correo electrónico. |
| El/la aprobador/a está ausente | Alguien con el permiso de Aprobador/a Global para Gastos puede usar Aprobar Globalmente. |
| La aprobación no ha comenzado | Con las verificaciones de gastos, comienza una vez que las verificaciones terminan (1 hora después de enviar, como máximo). |
| No se muestra ningún/a aprobador/a | Restablece el flujo de aprobación (a continuación). Si sigue atascado/a, contacta al soporte con el enlace al gasto. |
Descubre por qué fue a la persona aprobadora incorrecta
- Orden de reglas: la primera regla que coincide decide.
- Tiempo: los cambios en el flujo solo se aplican a los gastos enviados después de que los guardaste (ver FAQ 2).
- Perfil: si una regla dice "el/la gerente del empleado/a" y no hay ninguno, o un proyecto no tiene gerente de proyecto, el gasto va a un/a administrador/a de la empresa.
¿Aún no estás seguro/a? Pregunta a One (FAQ 4).
Envía un gasto a través del flujo de aprobación nuevamente
Restablecer flujo de aprobación envía un gasto de vuelta a En espera, en el primer paso de tu flujo actual, sin que el empleado/a lo envíe nuevamente. Necesita el permiso para restablecer el flujo de aprobación (FAQ 8).
- Ve a Gastos > Gastos de empleados/as.
- En el menú de acciones del gasto (⋯ al final de la fila), haz clic en Restablecer flujo de aprobación. Se aplica de inmediato, sin confirmación. Para restablecer varios, selecciónalos, haz clic en Restablecer flujo de aprobación en la barra en la parte inferior y confirma con Restablecer.
- El Historial de aprobación muestra un nuevo tiempo de solicitud, y cada paso se aprueba nuevamente. El gasto puede tardar un momento en reaparecer en la lista del/a aprobador/a.
Consejos y Mejores Prácticas
- Mantén actualizado/a al gerente y al equipo de los empleados/as. La mayoría de los casos de "aprobador/a incorrecto/a" provienen de un gerente faltante.
- Escribe reglas que apunten a roles, como "el/la gerente del empleado/a", y coloca las reglas más específicas primero.
- Dale a alguien en finanzas el permiso de Aprobador/a Global para Gastos, para que siempre haya una manera de desbloquear un gasto urgente.
- Relacionado: ¿Cómo configuro el flujo de aprobación? · ¿Cómo encuentro los gastos que necesito aprobar? · ¿Cómo apruebo, rechazo o devuelvo un gasto?
Solución de problemas y FAQ
Solución de problemas
Un/a aprobador/a aprobó un grupo de gastos, pero algunos aún muestran En espera, y el/la aprobador/a recibe el mismo correo electrónico más de una vez.
Abre uno de esos gastos y mira su historial de aprobación. Si cada paso muestra como completado pero el estado sigue siendo En espera, contacta a nuestro equipo de soporte con los enlaces a los gastos afectados para que podamos solucionarlos. No pidas al/a aprobador/a que apruebe nuevamente.
Un/a empleado/a envió un gasto corregido, pero el/la aprobador/a no recibió un correo electrónico.
La solicitud sigue en la Bandeja de entrada del/a aprobador/a y en Gastos > Gastos de empleados/as con Aprobaciones pendientes > Mis. Hazle saber al/a aprobador/a que está allí.
Restablecí el flujo de aprobación pero fue a la misma persona.
El restablecimiento utiliza tu flujo de aprobación actual. Si la ruta sigue siendo incorrecta, corrige primero el flujo o el perfil del empleado/a, y luego restablece nuevamente.
Hice clic en Restablecer flujo de aprobación en la lista y no parecía pasar nada.
Desde Gastos > Gastos de empleados/as, el restablecimiento se aplica sin ventana de confirmación y sin mensaje. Abre el gasto: el Historial de aprobación muestra un nuevo tiempo de solicitud.
El/la aprobador/a dejó la empresa.
Una persona que se fue no es solicitada para revisar nuevos gastos; si nadie más está asignado/a para el paso, va a un/a administrador/a de la empresa. Para un gasto que ya está esperando, pide a tu administrador/a que use Restablecer flujo de aprobación. Si aún no se muestra ningún/a aprobador/a, contacta a nuestro equipo de soporte con el enlace al gasto.
FAQ
1. ¿Por qué un gasto fue a un/a administrador/a en lugar de a un/a gerente?
Si una regla dice "el/la gerente del empleado/a" y el empleado/a no tiene gerente en su perfil, o un proyecto no tiene gerente de proyecto, el gasto va a un/a administrador/a de la empresa en su lugar. Actualiza el perfil, luego restablece el flujo de aprobación del gasto.
2. ¿Por qué no se aplicó el cambio en el flujo de aprobación a un gasto?
Con el flujo de aprobación configurado a través de One, los cambios se aplican a los gastos enviados después de que los guardaste. Los gastos que ya están esperando mantienen su ruta original hasta que uses Restablecer flujo de aprobación.
3. ¿Por qué parece que se omitió un paso de aprobación?
Cuando la persona que envió el gasto es un/a aprobador/a de un paso, ese paso se aprueba automáticamente, por lo que puede parecer que se omitió un paso.
4. ¿Cómo puedo verificar por qué mi flujo de aprobación envió un gasto a alguien?
En Ajustes > Gastos > Flujo de aprobación, haz clic en Editar y pregunta a One "Explica mi flujo de aprobación". Nada cambia a menos que hagas clic en Guardar.
5. ¿Qué debo hacer cuando el/la aprobador/a está ausente?
Alguien con el permiso de Aprobador/a Global para Gastos puede aprobar el gasto con Aprobar Globalmente. Para evitarlo la próxima vez, actualiza tu flujo de aprobación con One.
6. ¿Por qué una regla de aprobación amplia atrapa gastos antes que una específica?
Las reglas se revisan de arriba a abajo y la primera que coincide decide. Una regla amplia colocada por encima de una específica atrapa el gasto primero, así que coloca las reglas más específicas primero.
7. ¿Cuándo debo restablecer el flujo de aprobación de un gasto?
Usa Restablecer flujo de aprobación después de corregir el flujo de aprobación o el perfil de un/a empleado/a, o cuando un gasto no tiene aprobador/a. El empleado/a no necesita enviarlo nuevamente.
8. ¿Quién puede restablecer el flujo de aprobación de un gasto, y qué gastos?
Necesitas el permiso para restablecer el flujo de aprobación del gasto. Funciona en gastos En espera, Aprobados y Rechazados. No funciona en gastos que están En nómina, Enviados para pagar o Pagados. Para restablecer un grupo de gastos, cada gasto en él debe ser uno que se puede restablecer.
9. ¿Puedo editar el flujo de aprobación sin One?
No. One es la única forma de configurar y cambiar el flujo de aprobación. Revisas cada cambio antes de guardarlo. Ver ¿Cómo configuro el flujo de aprobación?.
10. ¿Restablecer el flujo de aprobación envía el gasto de vuelta al empleado/a?
No. Vuelve a En espera en el primer paso, con los mismos detalles. Si el empleado/a necesita cambiar algo, el/la aprobador/a puede usar Solicitar cambios.
11. ¿Puedo mover un gasto pendiente a un/a aprobador/a diferente a mano?
No. Cambia el flujo de aprobación, o el gerente del empleado/a, y luego restablece el flujo de aprobación del gasto. O usa Aprobar Globalmente si tienes ese permiso.
12. Un gasto fue aprobado por error, o auto-aprobado. ¿Cómo lo arreglo?
Cambiar el flujo de aprobación solo afecta a los gastos enviados después. Para el que ya fue aprobado, alguien con permiso para restablecer el flujo de aprobación puede enviarlo de vuelta a En espera (no si está En nómina, Enviado para pagar o Pagado). Se ejecuta nuevamente desde el primer paso con tu flujo actual.