Les modèles de documents ne sont disponibles que pour les entreprises ayant souscrit au forfait Entreprise .
La fonctionnalité des modèles de documents vous aide à rationaliser votre travail de gestion documentaire en vous permettant d' automatiser la création et la distribution de documents aux employés à grande échelle et également de demander leurs signatures électroniques .
Les modèles de documents permettent l' utilisation de variables et de champs de formulaire et doivent être créés avec des outils de traitement de texte tels que Microsoft Word ou des outils de création de PDF remplissables tels qu'Adobe Acrobat Pro.
Où trouver des modèles de documents
Vous trouverez une liste des modèles disponibles dans la section Modèles de documents :
- Dans votre barre latérale, accédez à Documents
- Ouvrir l'onglet des modèles
Pour les entreprises ayant des entités juridiques dans certains pays, il existe une section appelée Modèles de documents officiels avec certains modèles tels que le modèle 145 (Espagne) ou le formulaire W-4 (États-Unis).
Comment ajouter un modèle de document
- Dans votre barre latérale, accédez à Documents
- Modèles de documents ouverts
- Cliquez sur Ajouter un modèle de document
- Renseignez le nom du modèle
- Glissez-déposez le fichier modèle
- Cliquez sur Créer un modèle
Modèles de documents avec variables
Une variable est une chaîne de caractères entre doubles accolades qui fait référence à un champ d'information dans le Factorial de l'employé ou de l'entité juridique.
Voici quelques exemples de variables et des champs d'information auxquels elles font référence :
{{name}} - le nom de l'employé
- {{id_number}} - {{id_number}} le numéro d'identification
- {{contract_start}} - {{contract_start date}} la date de début du contrat
- {{salary_amount}} - le salaire annuel
- {{bank_number}} - le numéro de compte bancaire
Lors de l'envoi d'un modèle utilisant des variables, l'employé recevra le document avec ses informations personnelles au lieu de la variable.
Cette fonctionnalité accélère la création de documents, car il n'est plus nécessaire de créer un document pour chaque employé avec ses données. Factorial simplifie cette tâche.
Il existe des variables pour plus de 60 champs d'informations sur les employés et l'entreprise . De plus, les champs personnalisés du profil employé et du contrat que vous créez seront automatiquement convertis en variables pour les modèles de documents.
Les modèles contenant des variables doivent être créés au format Microsoft Office .DOCX . Exemple de document : Modèle de document avec variable
Modèles de documents avec champs à remplir
Les modèles de documents comportant des champs de formulaire sont des fichiers PDF remplissables.
Un PDF remplissable est un type de document PDF comportant des champs de texte, des cases à cocher ou des boutons radio que les utilisateurs peuvent remplir ou sélectionner. Ces champs permettent de recueillir des informations auprès des utilisateurs, tout comme un formulaire.
Des exemples de PDF remplissables sont le Modelo 145 en Espagne ou le formulaire W-4 aux États-Unis, des documents fournis par le gouvernement que les entreprises doivent partager avec leurs employés pour collecter des informations personnelles afin de respecter leurs obligations fiscales.
Les modèles comportant des champs de formulaire doivent être des documents PDF remplissables créés avec un outil spécifique à cette fonction, tel qu'Adobe Acrobat Pro, Sedja ou Lumin .
Exemple de document : Modèle de document avec champs à remplir
Modèles de documents avec variables et champs remplissables
Ces modèles permettent de remplacer les variables par des informations sur les employés et comprennent également des champs de formulaire à remplir.
Ce type de modèle doit être créé à l'aide d'un outil de création de PDF remplissables et les variables doivent figurer dans un champ de formulaire texte.
Exemple de document : Modèle de document avec champs et variables à remplir