La fonctionnalité Modèles de documents vous aide à optimiser votre travail de gestion des documents en vous permettant d'automatiser la création et la distribution de fichiers aux collaborateurs et collaboratrices à grande échelle et également de solliciter leurs signatures électroniques.
Les modèles de document permettent l'utilisation de variables et de zones de texte et doivent être créés à l'aide d'outils d'édition de texte tels que Microsoft Word ou d'outils de création de fichiers PDF à remplir tels qu'Adobe Acrobat Pro.
Modèles de documents avec variables
Une variable est une ligne de caractères entre accolades qui fait référence à un champ d'information d'un profil Factorial ou du compte Factorial de l'entité juridique.
💡 Exemples de variables et de champs d'information auxquels elles font référence :
{{name}} - le nom
- {{id_number}} - {{id_number}} l'identifiant
- {{contract_start}} - {{contract_start date}} la date de début du contrat
- {{salary_amount}} - le salaire annuel
- {{bank_number}} - le numéro du compte bancaire
Lors de l'envoi d'un modèle utilisant des variables, la personne recevra le document avec ses informations personnelles au lieu de la variable.
Cette fonctionnalité accélère la création de documents puisqu'il n'est pas nécessaire de créer un document pour chaque membre du personnel avec ses propres données. Factorial résout la tâche.
Il existe des variables pour plus de 60 champs d'informations sur les employé·es et l'entreprise. De plus, les profils personnalisés et les champs de contrat que vous créez seront automatiquement convertis en variables pour les modèles de documents.
❗Les modèles avec des variables doivent être créés au format Microsoft Office .DOCX. Exemple de document : modèle de document avec variable
Modèles de documents avec des champs à remplir
Les modèles de documents avec des champs de texte sont des fichiers PDF à remplir.
Un PDF à remplir est un type de document PDF qui comprend des champs de texte, des cases à cocher ou à choisir que les utilisateurs et utilisatrices peuvent remplir ou cocher. Ces champs peuvent collecter des informations, tout comme le fait un formulaire.
Des exemples de fichiers PDF à remplir sont le Modelo 145 en Espagne ou le formulaire W-4 aux États-Unis, documents fournis par le gouvernement que les entreprises doivent partager avec leur personnel pour collecter des informations et respecter leurs obligations fiscales.
❗Les modèles avec des champs de texte doivent être des documents PDF à remplir créés avec un outil spécifique, tel qu'Adobe Acrobat Pro, Sedja ou Lumin.
Exemple de document : modèle de document avec champs à remplir
Modèles de documents avec variables et champs à remplir
Ces modèles offrent la possibilité de remplacer des variables par des informations sur les employés et inclure également des champs à remplir.
❗Ce type de modèle doit être créé avec un outil de création de PDF à remplir et les variables doivent se trouver dans un champ de formulaire de texte.
Exemple de document : modèle de document avec champs et variables à remplir