Configuration des autorisations
Pour activer les groupes d'employé·e·s qui doivent pouvoir demander une formation
- Dans votre barre latérale, allez dans Paramètres
- Dans Général, ouvrez Autorisations
- Choisissez le Groupe d'autorisation
- Cliquez sur Formation
- Activez l'autorisation Créer des demandes de formation
- Choisissez la portée:
- Pour eux·elles-mêmes
- Pour les subordonné·e·s direct·e·s et indirect·e·s
- Pour les personnes dans les équipes qu'ils·elles dirigent
- Pour les personnes dans leur entité légale
- Pour l'ensemble de l'entreprise
- Cliquez sur Enregistrer les modifications
Pour activer les groupes d'employé·e·s qui doivent pouvoir examiner, approuver ou rejeter les demandes de formation (Gestionnaires ou RH)
- Dans votre barre latérale, allez dans Paramètres
- Dans Général, ouvrez Autorisations
- Choisissez le Groupe d'autorisation
- Cliquez sur Formation
- Activez les autorisations:
- Accès à l'espace de gestion de la formation
- Approuver les demandes de formation
- Rejeter les demandes de formation
- Gérer les demandes de formation (choisissez la portée)
- Cliquez sur Enregistrer
Plus d'informations sur les autorisations de formation ici.
Création de flux d'approbation
Créons un cas typique avec trois groupes d'approbation :
- Groupe d'approbation par défaut : une fois qu'un·e employé·e envoie une demande de formation, dans la première étape, elle doit être examinée et approuvée par le·la gestionnaire. Si le·la gestionnaire approuve la demande, alors, dans une deuxième étape, elle doit être examinée et approuvée par un·e membre du personnel RH.
- Groupe d'approbation pour les demandes de gestionnaires : si la demande est faite par un·e gestionnaire, alors seul le personnel RH doit l'examiner et l'accepter ou la rejeter.
- Groupe d'approbation pour les demandes du personnel RH : Si la demande est faite par le personnel RH, elle sera approuvée automatiquement.
Vous pouvez adapter le flux d'approbation selon les besoins de votre entreprise.
1. Groupe d'approbation par défaut
- Dans votre barre latérale, allez dans Paramètres
- Accédez à la section Formation
- Dans la section Configuration d'approbation pour les demandes de cours, ouvrez le Groupe d'approbation par défaut
- Changez le Titre et la Description si vous le souhaitez
- Configurez le premier niveau d'approbation :
- Cliquez sur le niveau d'approbation
- Cliquez sur l'icône de stylo pour modifier l'approbateur
- Configurez le niveau d'approbation comme suit : Type d'approbateur : rôle relatif et Approbateur : gestionnaire
- Cliquez sur Enregistrer l'approbateur
- Configurez le deuxième niveau d'approbation :
- Cliquez sur Ajouter un niveau d'approbation
- Sélectionnez Utilisateur comme type d'approbateur
- Sélectionnez tous les utilisateurs que vous souhaitez voir comme approbateurs à ce niveau
- Cliquez sur Enregistrer le niveau d'approbation
- Cliquez sur Enregistrer les modifications - dans le coin supérieur droit de la page
2. Groupe d'approbation pour les demandes de gestionnaires
- Dans votre barre latérale, allez dans Paramètres
- Accédez à la section Formation
- Dans la section Configuration d'approbation pour les demandes de formation, cliquez sur Ajouter un nouveau groupe d'approbation
- Tapez un Titre et une Description
- Vous pouvez choisir de le définir comme un groupe d'auto-approbation
- Cliquez sur Enregistrer
- Cliquez sur le niveau d'approbation
- Cliquez sur l'icône de stylo pour modifier l'approbateur
- Sélectionnez Utilisateur comme type d'approbateur
- Sélectionnez tous les utilisateurs que vous souhaitez voir comme approbateurs à ce niveau
- Cliquez sur Enregistrer
- Cliquez sur Enregistrer les modifications
- Allez dans l'onglet Employés
- Cliquez sur Ajouter des employés dans le coin supérieur droit
- Sélectionnez les employés dont vous souhaitez que les demandes aillent à ce groupe d'approbation.
Vous pouvez utiliser les filtres pour ne trouver que les gestionnaires, par exemple - Enfin, cliquez sur Enregistrer
3. Groupe d'approbation pour les demandes du personnel RH
- Dans votre barre latérale, allez dans Paramètres
- Accédez à la section Formation
- Dans la section Configuration d'approbation pour les demandes de formation, cliquez sur Ajouter un nouveau groupe d'approbation
- Tapez un Titre et une Description
- Activez le commutateur de groupe d'auto-approbation
- Cliquez sur Enregistrer
- Allez dans l'onglet Employés
- Cliquez sur Ajouter des employés dans le coin supérieur droit
- Sélectionnez les employés dont vous souhaitez que les demandes aillent à ce groupe d'approbation
- Enfin, cliquez sur Enregistrer
Activation de la période de demande
Vous pourriez être intéressé·e à définir quand vos employé·e·s peuvent demander une formation. Vous voudrez peut-être limiter les moments où ils·elles peuvent créer ces demandes.
Pour cela :
- Dans votre barre latérale, allez dans Paramètres
- Accédez à la section Formation
- Dans la section Demandes de cours, activez Activer les demandes de cours
- Lorsque ce commutateur est activé, les employé·e·s ayant les autorisations appropriées pourront demander une formation
- Lorsque ce commutateur est désactivé, personne ne pourra demander de formation
Création d'une demande de formation
Les employé·e·s et les gestionnaires peuvent demander une formation (selon la configuration / les paramètres d'autorisation). La différence est que les gestionnaires peuvent également indiquer pour quels membres de leur équipe ils·elles demandent la formation.
Nouvelle proposition
- Dans votre barre latérale, allez dans Mes formations
- Accédez à l'onglet Mes demandes de formation
- Cliquez sur Demander un cours
- Remplissez le champ Demande de formation. Vous devez spécifier:
- Le besoin du cours
-
Informations de base
- Nom du cours
- Nom du fournisseur
- Lien externe
- Compétences liées
-
Informations sur le temps et le coût
- Dates
- Heures totales du cours
- Horaire du cours
- Coût
- Cours subventionné (si nécessaire)
- Participants
- Commentaires
- Cliquez sur Envoyer pour approbation
Avant d'envoyer pour approbation, vous pouvez enregistrer votre demande en tant que brouillon en cliquant sur Enregistrer comme brouillon. Les brouillons sont listés et peuvent être complétés et soumis plus tard.
Depuis le catalogue
Les employé·e·s peuvent également demander à rejoindre un cours qui existe déjà dans le plan de formation en
- Cliquez sur Consulter le catalogue complet
- Directement dans l'onglet Catalogue
- En cliquant sur + Demander un cours → Depuis le catalogue
Choisir un groupe ou s'inscrire directement depuis le catalogue
Pour chaque cours du catalogue, les administrateur·rice·s peuvent permettre aux participant·e·s de choisir le groupe qu'ils·elles souhaitent rejoindre, et décider si les demandes nécessitent une approbation.
Cette fonctionnalité est disponible pour les entreprises avec Formation.
Configurer le cours
- Dans votre barre latérale, allez dans Formation
- Ouvrez le cours que vous souhaitez configurer
- Cliquez sur Paramètres du cours
- Allez dans la section Visibilité
- Sous Demandes, activez les options dont vous avez besoin:
- Les participant·e·s choisissent leur groupe : les personnes peuvent voir les groupes ouverts du cours et choisir celui qu'elles souhaitent rejoindre
- Auto-inscription : les demandes de catalogue pour ce cours passent l'approbation, et les personnes rejoignent le cours immédiatement
- Cliquez sur Enregistrer
Avec l'auto-inscription activée, personne ne examine les demandes pour le cours : quiconque peut le trouver dans le catalogue peut s'y inscrire de son propre chef. Les limites de places en groupe s'appliquent toujours.
Demander un cours et choisir un groupe
- Ouvrez le cours depuis l'onglet Catalogue
- Examinez les dates disponibles. Chaque groupe affiche ses dates, son format et le nombre de places restantes
- Cliquez sur Demander un cours
- Sous Choisissez vos dates, sélectionnez le groupe que vous souhaitez rejoindre
- Soumettez la demande
Le groupe choisi est enregistré avec la demande : le·la demandeur·se peut le voir dans sa demande, et les approbateurs peuvent le voir avant de décider.
- Seuls les groupes qui sont encore ouverts à rejoindre sont proposés. Les groupes dont la session a déjà eu lieu, ou dont la date de fin est passée, sont automatiquement cachés.
- Un groupe complet est toujours affiché et peut encore être sélectionné, mais il ne conservera pas de place.
- Si l'auto-inscription est activée, le bouton change en S'inscrire maintenant et la personne rejoint le cours immédiatement, dans le groupe choisi s'il y en a un.
Que se passe-t-il lorsque la demande est approuvée
- Si le groupe choisi a des places restantes, la personne est placée dans ce groupe et dans ses sessions automatiquement.
- Si le groupe est complet pendant que la demande était en attente, la demande n'est pas rejetée. La personne est inscrite au cours en attente d'affectation à un groupe, le groupe demandé reste enregistré, et un·e responsable de formation peut les placer dans un groupe lorsqu'une place devient disponible.
- Un groupe n'est jamais rempli au-delà de sa limite. En savoir plus sur les limites de places pour les groupes de formation.
Approuver ou rejeter une demande de formation
Lorsqu'une demande est soumise, le flux d'approbation commence. Pour chaque niveau d'approbation, des notifications sont envoyées aux approbateurs, et la demande ne passera pas au niveau suivant tant qu'au moins un·e approbateur·rice du niveau actuel ne l'aura approuvée.
Les approbateurs recevront :
- Une notification dans Boîte de réception → Demandes à partir de laquelle ils·elles peuvent examiner les informations de base de la demande et l'approuver ou la rejeter.
- Un e-mail à partir duquel ils·elles peuvent approuver ou rejeter la demande directement.
Les approbateurs peuvent accéder à la liste de toutes les demandes en naviguant vers Formation → Demandes, où ils·elles peuvent voir les demandes par Statut et appliquer des filtres par Demandeur·euse, Compétences, et/ou Date de demande. Lorsque les participant·e·s choisissent leur groupe, le groupe choisi est également affiché comme colonne dans cette liste.
Lorsque la demande est approuvée à son niveau final, elle sera marquée comme approuvée. Si elle est rejetée à l'un des niveaux, elle sera marquée comme rejetée.
Les approbateurs peuvent :
- Ajouter des informations à une demande en attente
- Approuver une demande : S'il y a des étapes en attente dans le flux d'approbation, la demande reste en attente ; si c'est la dernière étape, elle passe à approuvée
- Rejeter une demande : Le motif est obligatoire, et la demande est rejetée sans autres étapes.
Après rejet ou approbation, les demandeurs·euses reçoivent un e-mail avec les détails.