Un envoi organise le retour de matériel d'un.e employé.e. Vous pouvez en commencer un à l'intérieur d'un processus de départ, qui est la voie recommandée, ou de manière autonome depuis la console.

Fonctionnalité

Vue d'ensemble

Créer un envoi génère une étiquette d'expédition et, si vous le souhaitez, envoie à l'employé.e une boîte pour emballer le matériel. Il y a deux manières de procéder :

• Depuis un processus de départ. Idéal lorsque quelqu'un quitte l'entreprise. Son adresse est remplie pour vous.
• Depuis les achats globaux. Pour tout retour qui n'est pas lié à un processus de départ.

Les deux voies se terminent par le même écran de configuration.

Comment utiliser

Commencer depuis un processus de départ

1. Ouvrez la page Offboarding de l'employé.e.
2. Allez à l'étape Gérer le matériel.
3. Activez Créer une étiquette d'expédition. La page de configuration de l'envoi s'ouvre.
4. Poursuivez avec "Configurer l'envoi" ci-dessous.

Commencer depuis les achats globaux

1. Allez à Achats globaux > Envois.
2. Cliquez sur Nouveau.
3. Sélectionnez les appareils, les accessoires ou les deux, puis cliquez sur Suivant.
4. Poursuivez avec "Configurer l'envoi" ci-dessous.

Configurer l'envoi

Ces étapes sont les mêmes quelle que soit la manière dont vous avez commencé :

1. Adresse de l'expéditeur. Choisissez d'où part le colis. Il s'agit généralement du domicile de l'employé.e.
2. Adresse du destinataire. Choisissez où il va. Il s'agit généralement de votre bureau ou d'un entrepôt.
3. Notifications d'expédition. Ajoutez chaque adresse e-mail qui doit recevoir l'étiquette d'expédition : l'employé.e, un.e admin RH ou une boîte de réception partagée, par exemple.
4. Profil de facturation. Choisissez le profil qui paie l'envoi.
5. Boîte de retour (optionnelle). Commandez une boîte à envoyer à l'employé.e. Elle voyage avec l'étiquette d'expédition, donc emballer et renvoyer l'appareil est simple.
6. Cliquez sur Valider. L'étiquette d'expédition est générée.

Que se passe-t-il ensuite

• Dans les 24 heures, l'étiquette est envoyée par e-mail à chaque adresse dans Notifications d'expédition.
• Vous pouvez également obtenir l'étiquette à tout moment depuis Achats globaux > Envois > Étiquette.

Que dire à l'employé.e

• L'étiquette d'expédition leur parvient par e-mail dans les 24 heures.
• Si vous avez commandé une boîte de retour, elle arrive dans une livraison séparée.
• Ils/elles emballent soigneusement l'appareil, collent l'étiquette et remettent le colis au transporteur.

Dépannage et FAQ

Dépannage

• L'employé.e n'a pas reçu l'étiquette. Attendez 24 heures. Après cela, vérifiez les adresses dans Notifications d'expédition et téléchargez l'étiquette depuis Achats globaux > Envois > Étiquette pour l'envoyer vous-même.
• Le basculement Créer une étiquette d'expédition ne vous mène nulle part. Assurez-vous d'être à l'étape Gérer le matériel du processus de départ. La page de configuration de l'envoi s'ouvre à partir de là.
• Mauvaise adresse utilisée. Vérifiez l'adresse de l'expéditeur que vous avez sélectionnée. C'est l'adresse à partir de laquelle le transporteur travaille.

FAQ

1. Dois-je créer l'envoi depuis un processus de départ ?
   Non. Vous pouvez en créer un à tout moment depuis Achats globaux > Envois en cliquant sur Nouveau.
    
2. Qui reçoit l'étiquette d'expédition ?
   Chaque adresse e-mail que vous ajoutez dans Notifications d'expédition.
    
3. Qui paie pour l'envoi ?
   Le profil de facturation que vous sélectionnez lors de sa configuration.
    
4. La boîte de retour est-elle requise ?
   Non, elle est optionnelle. Si vous en commandez une, elle est livrée avec l'étiquette d'expédition.
    
5. Puis-je envoyer des appareils et des accessoires dans le même envoi ?
   Oui. Sélectionnez les deux lorsque vous choisissez les articles.