Apprenez à établir des règles de rémunération des heures supplémentaires et à catégoriser efficacement les heures de travail pour les différentes rémunérations.

Comprendre les modèles de rémunération
 

En règle générale, lorsque les employés travaillent en dehors de leurs heures de travail habituelles, cela est considéré comme des heures supplémentaires et donne lieu à une rémunération différente.

Le paiement des heures supplémentaires implique souvent l'application d'un coefficient de conversion, la valeur d'une heure étant différente de celle des heures normales. Ce coefficient peut être déterminé en fonction du jour et de l'heure de travail de l'employé.

De plus, la rémunération des heures supplémentaires peut être administrée soit par le biais des congés, soit par le biais de la paie, souvent selon des critères spécifiques régissant la manière dont cette rémunération est appliquée.

Exemple : Mon horaire de travail est du lundi au vendredi, de 9 h à 17 h, mais pour une raison ou une autre, je dois travailler le samedi ou le dimanche.

• Si je travaille le samedi, ces heures supplémentaires ont un coefficient de conversion de 1:1,5 et peuvent être compensées par des congés.
• Si je travaille le dimanche, ces heures supplémentaires ont un coefficient de conversion de 1:2 et peuvent être rémunérées par la paie.

Catégories et blocs horaires

En utilisant des catégories et des plages horaires, vous pouvez définir des jours ou des créneaux horaires spécifiques pour un suivi du temps différencié. Cela inclut l'application de facteurs de conversion et la possibilité de préciser si le temps suivi dans ces plages peut être compensé par des congés, la paie ou ajouté au solde.

Les catégories et les blocs horaires vous permettent de :

• Créez des catégories de temps et définissez si elles suivront les heures normales ou supplémentaires.
• Définir des facteurs de conversion pour chaque catégorie
• Attribuer des plages horaires (jour(s) ou créneaux horaires spécifiques) à chaque catégorie horaire
• Précisez si les heures supplémentaires sont compensées par des congés, la paie ou ajoutées au solde.

Configuration des catégories et des blocs horaires

Créer des catégories de temps de travail

Créez des catégories de temps pour suivre et rémunérer les heures normales et les heures supplémentaires.

1. Dans votre barre latérale, accédez à Paramètres
2. Dans la section Temps, cliquez sur Catégories de temps
3. Cliquez sur Nouvelle catégorie
4. Nommez la nouvelle catégorie
5. Choisissez le type :
   • Régulier : heures de travail standard auxquelles un employé est censé travailler
   • Heures supplémentaires : toute heure travaillée au-delà du nombre standard ou des heures de travail normales.
   • Flexible : des catégories permettant de suivre toutes les heures de travail, qu'il s'agisse d'heures normales ou supplémentaires.
6. Sauvegarder

Définir des valeurs pour les catégories de temps

Définir l'équivalence des heures travaillées dans chaque catégorie de temps.

1. Depuis la page des catégories de temps , cliquez sur le bouton « Accéder aux paramètres de suivi du temps » situé dans la bannière bleue.
2. Choisissez la politique de suivi du temps (si vous en avez plusieurs).
3. Cliquez sur Nouvelle valeur
4. Sélectionnez la catégorie Temps
5. Définir le facteur de conversion
6. Sauvegarder

Créer et attribuer des plages horaires à chaque catégorie horaire

Attribuez les catégories de temps à des jours ou des créneaux horaires spécifiques et définissez leur rémunération.

1. Sur la page de catégorisation du temps de travail, cliquez sur Nouveau bloc horaire.
2. Sélectionnez la catégorie Temps
3. Sélectionnez les jours
4. Déterminez si cela s'applique à :
   • Journée complète
   • créneau horaire spécifique
5. Cliquez sur Continuer
6. Choisissez le mode de compensation :
   • Temps libre : le temps enregistré dans cette plage horaire sera automatiquement compensé.
   • Paie : le temps enregistré dans cette plage horaire sera disponible pour le calcul manuel de la paie sur la page de feuille de temps de l'employé.
   • Solde : le temps enregistré dans cette tranche horaire sera transféré dans la section Solde de la feuille de temps de l'employé.
     
     Disponible uniquement pour les heures supplémentaires. Les heures normales seront toujours rémunérées par le biais de la paie.
      
7. Sauvegarder

Où visualiser le temps travaillé dans les catégories de temps

Sur la page « Pointage » , vous pouvez accéder aux informations suivantes :

• Heures travaillées : la durée totale, incluant les heures normales et les heures supplémentaires, pour laquelle un employé a droit à une rémunération.
• Heures planifiées : le temps total pendant lequel un employé est censé travailler en fonction des heures de travail prévues.
• Solde : différence entre les heures travaillées et les heures planifiées. Les heures supplémentaires effectuées par tranches horaires ne sont pas prises en compte.
• Total des rémunérations (visible uniquement par les managers)
  • Compensation par le biais des congés : la compensation est automatique.
  • Rémunération via la paie : vous pouvez rémunérer les heures supplémentaires sur la page de pointage en cliquant sur « Rémunérer ».

Comment exporter les rapports de suivi du temps avec les informations relatives aux catégories et aux blocs de temps

Cette fonction d'exportation du suivi du temps est disponible en deux versions : la version complète et la version récapitulative.

1. Dans votre barre latérale, accédez à Suivi du temps
2. Cliquez sur les (...) dans le coin supérieur droit
3. Cliquez sur « Télécharger l'export ».
4. Sélectionnez le type d'exportation « Suivi du temps - Version complète » ou « Suivi du temps - Résumé » , selon vos besoins.
5. Remplissez les champs obligatoires
6. Cliquez sur Enregistrer

Comment compenser le temps perdu à partir des catégories de temps

Nous pouvons choisir 2 méthodes de compensation pour chaque tranche horaire.

• Congé
• Paie

La compensation des congés est automatique et ne nécessite pas l'approbation du responsable. L'employé verra directement le cumul de ses congés grâce à la mise à jour automatique des heures supplémentaires, qui tient compte du taux d'équivalence.

Pour la paie, les responsables disposant de l'autorisation de consulter et d'approuver les feuilles de temps devront compenser manuellement ce temps en cliquant sur Compenser .

1. Choisissez le montant de la compensation que vous souhaitez obtenir. 
   
    
2. Sélectionnez la période de paie

Une fois cette étape terminée, les employés et les gestionnaires verront que ce temps a déjà été transmis au service de la paie sur la feuille de temps.

Les utilisateurs ayant accès à la paie des employés verront ce supplément dans la section Paie.