Este artículo es para: equipos de finanzas y administradores/as.
Una vez que Factorial esté conectado a DATEV, envía los gastos aprobados y sus recibos a tu cliente de DATEV (Mandant) en unos pocos clics, para que tu asesor/a fiscal tenga todo sin que nadie escriba o suba. Tú eliges cuándo enviar, así que DATEV solo recibe lo que has verificado.
Enviar gastos a DATEV
Descripción general
Solo se envían los gastos que están Aprobados, En nómina, Enviados para pagar o Pagados.
Lo que necesitas: Factorial conectado a DATEV, con cada entidad legal mostrando Listo (ver ¿Cómo conecto Factorial a DATEV?), y permiso para gestionar gastos.
Cómo usar
- Verifica que la conexión esté activa: en Ajustes > Gastos > Integraciones, la pestaña de Conexión muestra Conectado. Si muestra Reconexión necesaria, haz clic en Conectar a DATEV e inicia sesión nuevamente.
- Ve a Gastos > Gastos de empleados/as > Gastos.
- Selecciona los gastos aprobados, o filtra por Estado de sincronización = Sincronización pendiente.
- Haz clic en Sincronizar a DATEV.
- Revisa y haz clic en Sincronizar.
La revisión, la columna de Estado de sincronización y lo que significa cada estado funcionan igual que para cualquier conexión. Ver ¿Cómo envío gastos a mi software de contabilidad?
Verifica lo que DATEV aceptó
Cómo usar
- Ve a Ajustes > Gastos > Integraciones y abre la pestaña de Registro de procesamiento.
- Cada envío muestra el mes, el cliente (Mandant), el libro (Rechnungseingangsbuch, el libro de facturas entrantes, o Kassenbuch, el libro de caja) y su Estado: Procesando, Completado, Aceptado parcialmente, Fallido o Ver en DATEV.
- En DATEV, tu asesor/a fiscal procesa los Belege (los recibos y comprobantes). Para el Kassenbuch, finalizan las entradas (Festschreiben) en Kassenbuch online.
Consejos y Mejores Prácticas
- Acordar un ritmo con tu asesor/a fiscal, por ejemplo, enviando cada viernes, para que DATEV esté actualizado antes de que empiecen.
- Conectar justo antes de enviar. La conexión expira después de aproximadamente 11 horas.
- Revisa el Registro de procesamiento después de cada envío, no solo cuando algo parece estar mal.
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Solución de problemas y FAQ
Solución de problemas
| Lo que ves | Lo que significa | Qué hacer |
|---|---|---|
| Reconexión necesaria | La conexión de 11 horas ha finalizado | Haz clic en Conectar a DATEV e inicia sesión nuevamente |
| Aceptado parcialmente o Ver en DATEV | Algunos gastos fueron rechazados, o el resultado no está claro | Abre el Registro de procesamiento. Verifica los Belege de DATEV en línea antes de enviar nuevamente, para que nada se registre dos veces |
| Un gasto cambió después de haber sido enviado | DATEV no puede actualizar un Beleg que ya está registrado, así que Factorial no lo envía nuevamente | Corrígelo en DATEV y haz clic en Aceptar como exportado, o, solo si DATEV no lo tiene, haz clic en No registrado en DATEV para que la próxima sincronización lo envíe nuevamente |
| No se puede exportar, Cuentas que DATEV rechazaría o "Este cliente no tiene Kassenbuch" | Un problema de configuración con el cliente o sus cuentas | Consulta la solución de problemas en ¿Cómo conecto Factorial a DATEV? |
FAQ
1. ¿Se envían también los recibos?
Sí, cada gasto va con su recibo.
2. ¿Se envían los gastos automáticamente cuando son aprobados?
No. Tú los envías desde la lista de Gastos cuando estés listo/a, así que DATEV solo recibe lo que has verificado.
3. ¿A dónde van los gastos de tarjeta?
Al Rechnungseingangsbuch, a menos que hayas activado el Kassenbuch para tarjetas de empresa. Entonces, los gastos de tarjeta en euros pagados con las tarjetas que elegiste van al Kassenbuch. Los gastos reembolsados siempre van al Rechnungseingangsbuch.
4. ¿Cuánto dura la conexión a DATEV?
La sesión de DATEV dura aproximadamente 11 horas. Después de eso, el estado muestra Reconexión necesaria. Conéctate nuevamente justo antes de enviar.
5. ¿Puedo enviar varios meses a DATEV a la vez?
Sí, pero DATEV toma un mes de Kassenbuch a la vez. Si envías varios meses, el más antiguo va primero y los siguientes siguen a medida que DATEV finaliza cada uno.
6. ¿Con qué frecuencia debo enviar gastos a DATEV?
Semanalmente o al final del mes, siempre que tu asesor/a fiscal necesite los últimos gastos. Después de cada envío, el Registro de procesamiento muestra lo que DATEV hizo con ellos, así que sabes si tu asesor/a fiscal tiene todo antes de que empiecen.