Este artículo es para: empleados/as y equipos de finanzas.
Este artículo cubre reembolsos en Factorial tarjetas utilizadas en Gastos. Cuando un comerciante devuelve dinero a la tarjeta, el gasto original no cambia. El reembolso aparece como su propia línea en la tarjeta (Reembolsado) y en la cuenta de las tarjetas (Reembolso de tarjeta), y el monto regresa al presupuesto de la tarjeta. No necesitas registrarlo: Factorial lo hace. Aquí te mostramos dónde encontrar un reembolso y cómo mantener tus gastos y libros en orden.
Encontrar un reembolso
Resumen
Factorial registra un reembolso como una línea separada con el estado Reembolsado. El gasto original mantiene su monto completo y no se crea un nuevo gasto para el reembolso. El monto reembolsado está disponible para gastar nuevamente dentro del período de límite actual de la tarjeta.
Cómo usar
- En la tarjeta: abre la tarjeta (Mis gastos > Mis tarjetas, o Tesorería > Tarjetas > Ver detalles), ve a Pagos de tarjeta y filtra Estado por Reembolsado.
- En la cuenta de las tarjetas: ve a Tesorería > Cuentas, abre la cuenta de las tarjetas y revisa sus transacciones. Los reembolsos aparecen como Reembolso de tarjeta.
- El gasto original: encuéntralo en Gastos > Gastos de empleados/as. Aún muestra el monto cargado inicialmente.
Mantener el gasto y los libros en orden
Resumen
Debido a que el gasto original mantiene su monto completo, acuerda con tu equipo cómo anotar los reembolsos para que nada se informe dos veces. Los gastos de tarjeta nunca se reembolsan al empleado/a, por lo que un reembolso solo afecta tu reporte y contabilidad.
Cómo usar
- Encuentra el gasto original y la línea de reembolso (mismo comerciante, fechas cercanas).
- Agrega una nota a la descripción del gasto, por ejemplo "Reembolsado £30 el 12 de Nov", para que los revisores lo sepan.
- Finanzas puede usar la transacción de Reembolso de tarjeta en la cuenta de las tarjetas para la entrada correspondiente en tu contabilidad. Para descargarlo, haz clic en Exportar transacciones en la cuenta.
Consejos y Mejores Prácticas
- No trates la línea de reembolso como un duplicado ni elimines nada: es el dinero que regresa.
- Para un reembolso completo de una compra que aún no ha sido aprobada, informa a tu/a aprobador/a en la descripción del gasto.
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Resolución de problemas y FAQ
Resolución de problemas
- El reembolso aún no está en la tarjeta. El reembolso aparece cuando el comerciante lo envía, lo que puede tardar algunos días. Revisa más tarde.
- El pago muestra Reversado en lugar de Reembolsado. El comerciante canceló el pago. El estado del gasto cambia a Pago reversado y no hay nada más que hacer.
- No puedo bajar el monto del gasto. El monto de un gasto de tarjeta proviene del pago de la tarjeta y no se puede editar.
FAQ
1. ¿Por qué el reembolso no reduce el gasto original?
Factorial registra un reembolso como su propia línea y no lo vincula al gasto original, por lo que el original mantiene su monto completo.
2. ¿Falta el reembolso o se importó incorrectamente?
No. Un reembolso aparece como su propia línea con el estado Reembolsado, y no se crea ningún gasto para él.
3. ¿Un reembolso devuelve dinero al límite de la tarjeta?
Sí. El gasto de la tarjeta en el período de límite actual es sus pagos menos sus reembolsos, por lo que un reembolso libera presupuesto.
4. ¿Cómo se diferencia una disputa (carga revertida) de un reembolso?
Un reembolso es dinero que el comerciante envía de vuelta. Una disputa es una reclamación contra un pago de tarjeta y está vinculada al pago original. Si no reconoces un pago, desactiva la tarjeta y contacta a nuestro equipo de soporte: no hay una pantalla en Factorial para abrir una disputa tú mismo/a.