Dónde encontrar documentos
- En la barra lateral, ir a Documentos
- Desde aquí se puede acceder a:
- Públicos
- Internos
- Empleado
- Envíos en masa
- Plantillas de documentos
- Papelera
Documentos Públicos
En la sección “Públicos”, se pueden cargar documentos públicos para que los vea toda la empresa. Si se hacen públicos, todos los empleados podrán verlos.
Para cargar nuevos documentos:
- Hacer clic en Cargar archivos en la esquina superior derecha
- Arrastrar y soltar el documento.
- Hacer clic en Cargar archivos
Documentos Privados
En el apartado "Privados" se pueden gestionar los documentos internos de la empresa. Solo los empleados con permisos pueden acceder a este espacio.
Cómo subir o enviar a la papelera documentos privados
- Abrir la carpeta en la que se desea agregar documentos
- Hacer clic en Cargar archivos en la esquina superior derecha
- Arrastrar y soltar el documento
- Hacer clic en Subir archivos
Para enviar un archivo a la papelera:
- Hacer clic en (..)
- Seleccionar Mover a la papelera
ELIMINAR DEFINITIVAMENTE UN DOCUMENTO
Para eliminar permanentemente un archivo, navegar hasta la sección de papelera, seleccionar el archivo y elegir la opción para eliminarlo permanentemente.
Documentos del empleado
En la sección "Documentos → Empleados", se pueden aplicar varios filtros para encontrar documentos fácilmente. Esto permite localizar documentos de todos los empleados, acceder a ellos directamente o realizar acciones como cambiar la visibilidad, enviarlos a la papelera, descargarlos, moverlos o enviar recordatorios de firma, ya sea de forma individual o masiva.
Enviar en masa
Puedes enviar varios tipos de documentos de forma masiva utilizando nuestros distintos flujos de trabajo: nóminas, el mismo archivo para todos, archivos personales y plantillas de documentos. Puedes elegir dividir el PDF en documentos separados, dejarlos sin cambios o combinarlos en un único documento.
Obtenga más información sobre Documentos en bloque
Crear carpetas y subcarpetas
Para agregar una carpeta
- Ir a la configuración
- En general, abrir Documentos
- Seleccionar el espacio donde desea agregar una nueva carpeta (Empleado, Privado o Público)
- Hacer clic en + Nueva carpeta para agregar una nueva
Para agregar una subcarpeta
- Abrir una carpeta de tu preferencia
- Hacer clic en + Nueva carpeta
- Se creará una subcarpeta dentro de la carpeta principal
💡 Para agregar información adicional a tus documentos, puedes aplicar campos personalizados a cada carpeta y subcarpeta.
Plantillas de documentos
Las plantillas de documentos ahorran tiempo en la gestión de documentos de los empleados. Esta función permite enviar el mismo documento a varios empleados, sustituyendo automáticamente información personal en cada documento final mediante variables.
Obtenga más información sobre las plantillas de documentos
