Este artículo es para: equipos de RRHH y administradores/as.
Antes de que los gastos puedan ser reembolsados a través de la nómina, el departamento de nómina necesita saber a dónde va cada uno. Vinculas cada categoría de gasto a un concepto de nómina una vez, y a partir de entonces cada reembolso aparece en la nómina bajo la línea que elegiste.
Vincular categorías de gastos a conceptos de nómina
Descripción general
Donde hagas esto depende de cómo tu empresa gestiona la nómina en Factorial. Si tu empresa tiene Compensación, los gastos van allí; si no, van a Nómina y utilizas la pantalla de configuración anterior.
Antes de empezar
- Tu plan incluye el reembolso de gastos a través de la nómina. Depende de tu plan; tu Gerente de Cuenta puede confirmarlo.
- Tu empresa utiliza Factorial Compensación o Nómina.
- En Compensación, los conceptos de nómina que deseas usar están habilitados: solo se pueden seleccionar conceptos habilitados.
Cómo usar
Si tu empresa utiliza Compensación
- Ve a Compensación, haz clic en el ícono de configuración en la parte superior derecha (o ve a Configuración > Compensación), luego Módulos conectados > Gastos. Verás Asignación de categorías de gastos: "Asigna cada categoría de gasto a un concepto de nómina para compensación en la nómina. Solo se pueden seleccionar conceptos habilitados."
- En la tabla, encuentra cada Categoría de gasto y elige su Concepto de nómina. Cada cambio se guarda de inmediato ("Guardado con éxito").
Cuando tu empresa configuró Compensación, Factorial vinculó cada categoría habilitada a un concepto predeterminado. Revisa la tabla y cambia cualquiera de ellas si tu nómina necesita una línea diferente. ¿Falta un concepto? La lista enlaza a la configuración de conceptos de nómina, donde puedes crear, habilitar o editar.
Si tu empresa utiliza Nómina (configuración anterior)
- Ve a la configuración de la app de Nómina y abre Compensaciones sincronizadas ("Sincronizar gastos y horas extras con la nómina").
- En Reembolso de gastos, haz clic en Gestionar categorías & títulos. Verás "Para cada entidad legal, proporciona un título complementario para cada categoría de gasto."
- Para cada categoría de gasto, elige el título complementario para cada entidad legal y guarda.
Atajo al reembolsar: en la ventana de Reembolso a través de la nómina, bajo Detalles de la nómina, haz clic en Gestionar categorías. Con Compensación, se abre la página de Asignación de categorías de gastos mencionada arriba.
Consejos y Mejores Prácticas
- Verifica que cada categoría tenga un concepto cada vez que actives una categoría o añadas una subcategoría, antes de tu próximo ciclo de nómina.
- Acuerda los conceptos con quien gestione tu nómina antes de cambiar los predeterminados. Factorial no calcula impuestos sobre los gastos.
- Relacionado: ¿Cómo reembolso gastos a través de la nómina? · ¿Cómo configuro categorías y subcategorías de gastos? · ¿Cómo establezco roles y permisos en Gastos? · Gastos FAQ para RRHH y nómina
Solución de Problemas y FAQ
Solución de Problemas
"Reembolso a través de la nómina no disponible" ("Asigna un título de compensación a todas las categorías de gasto para habilitar el reembolso.")
Al menos uno de los gastos tiene una categoría sin concepto de nómina o título de compensación. Vincúlalo en la configuración anterior, luego intenta de nuevo.
No puedo encontrar el concepto de nómina que quiero en la lista.
En Compensación, solo se pueden seleccionar conceptos habilitados. Habilita el concepto primero, luego regresa a la asignación de Gastos.
No veo "Reembolsar a través de la nómina" en absoluto.
Tu plan necesita incluir el reembolso a través de la nómina (tu Gerente de Cuenta puede confirmarlo), tu empresa necesita Factorial Compensación o Nómina, y necesitas Puede reembolsar gastos más Crear suplementos de gastos. Consulta ¿Cómo reembolso gastos a través de la nómina?
FAQ
1. ¿Qué pantalla de configuración aplica a mi empresa, Compensación o Nómina?
Si tu empresa tiene Compensación, los reembolsos de gastos van a Compensación y mapeas categorías en Configuración > Compensación > Módulos conectados > Gastos. Si no, van a Nómina y utilizas Compensaciones sincronizadas > Reembolso de gastos. ¿No estás seguro de cuál? Si tu empresa tiene Compensación, no verás la pantalla de configuración de Nómina anterior.
2. ¿Tengo que mapear cada categoría a mano?
En Compensación, no: cuando se configuró Compensación, cada categoría habilitada se vinculó a un concepto predeterminado. Revisa la tabla de todos modos cada vez que actives una categoría o añadas una subcategoría, para que cada categoría tenga un concepto.
3. ¿Puede cada entidad legal usar un título diferente?
En la configuración anterior de Nómina, sí: asignas un título complementario por entidad legal.
4. ¿Cómo se muestra un gasto mapeado en la nómina?
Como una compensación bajo el concepto o título vinculado a su categoría de gasto. El empleado ve el gasto como En nómina.
5. ¿Factorial determina qué parte de un gasto es imponible?
No. Factorial envía cada gasto a la nómina bajo el concepto vinculado a su categoría, y no calcula impuestos. Consulta con tu proveedor de nómina o asesor fiscal cómo tratarlo.