Cambia quién aprueba los gastos, añade un segundo aprobador/a o aprueba automáticamente los pequeños, sin tener que estar persiguiendo a la gente. Tu flujo de aprobación decide quién revisa un gasto, y cuándo. Describes tus reglas con tus propias palabras a One, nuestro asistente de IA, y One redacta el flujo para que lo revises y guardes. ¿Buscas Aprobaciones y reglas inteligentes o grupos de aprobación? Ahora son esta página de flujo de aprobación.

Flujo de aprobación

Resumen

Configúralo cuando empieces a usar Gastos, y edítalo cada vez que cambie tu política de aprobación. Nada cambia hasta que hagas clic en Guardar.

Lo que necesitas: el permiso de Puede acceder a la configuración de gastos, y One habilitado en tu empresa. Configurar y editar el flujo de aprobación con One es gratis: no utiliza créditos de One.

Cómo usar

1. Ve a Configuración > Gastos. En el menú de la izquierda, bajo Configuración, haz clic en Flujo de aprobación.
   

   

2. Haz clic en Editar. One se abre, te dice cómo funciona tu flujo hoy y pregunta qué te gustaría cambiar, con algunas sugerencias.
3. Elige una sugerencia o escribe tu propia respuesta, por ejemplo "Requerir que mi gerente apruebe gastos superiores a £500" o "Aprobar automáticamente gastos inferiores a £20".
4. One muestra el borrador en la página como reglas numeradas y explica cada una en el chat. Sigue conversando para ajustarlo.
   

   

5. Haz clic en Guardar. Verás "Guardado con éxito". El flujo se aplicará a los gastos presentados a partir de ese momento.

Para cambiarlo más tarde, haz clic en Editar, dile a One qué cambiar y haz clic en Guardar.

Cómo decide el flujo: las reglas se verifican de arriba a abajo y se aplica la primera coincidencia. Los gastos que no coinciden siguen la última regla (Todos los demás gastos). Los revisores reciben la solicitud en su Factorial Bandeja de entrada y por correo electrónico.

Aprobar automáticamente con verificaciones de gastos. Pregunta a One, por ejemplo: "Aprobar automáticamente gastos que pasen las verificaciones de gastos, enviar advertencias al gerente del empleado y enviar cualquier cosa fuera de política a finanzas." Los gastos dentro de la política no esperan en la bandeja de entrada de nadie.

Enviar un gasto pendiente a través del nuevo flujo. Los gastos que ya están esperando mantienen su ruta. En Gastos > Gastos del empleado, abre el menú de acciones del gasto (⋯) y haz clic en Restablecer flujo de aprobación: vuelve a Pendiente en el primer paso.

Consejos y Mejores Prácticas

Resolución de Problemas y FAQ

Resolución de Problemas

• Un gasto fue a la persona equivocada. Verifica el orden de tus reglas: la primera coincidencia gana. Si la regla usa "el gerente del empleado", verifica que el empleado tenga un gerente en su perfil. Si el gasto fue presentado antes de que cambiaras el flujo, mantuvo la ruta antigua: usa Restablecer flujo de aprobación. ¿No estás seguro de por qué? Pregunta a One "explica mi flujo de aprobación".
• Un gasto ha estado pendiente durante mucho tiempo y nadie lo tiene para revisar. Abre el gasto y verifica a quién está esperando. Si no se muestra ningún revisor, usa Restablecer flujo de aprobación. Si sigue atascado, contacta a nuestro equipo de soporte con el enlace al gasto.
• One no responde en la página de Flujo de Aprobación. Recarga la página y vuelve a intentarlo. Si persiste, contacta a nuestro equipo de soporte.
• One deja de responder mientras edito el flujo. Editar el flujo no utiliza créditos, pero si tu empresa ha agotado sus créditos de One para otro trabajo, One puede dejar de responder. Tu Gerente de Cuenta puede confirmar lo que incluye tu plan.
• "Este flujo de trabajo no pudo ser guardado." El borrador de One no pasó la validación. Pide a One que lo refine y vuelve a intentarlo.
• No veo el botón Editar en la página de Flujo de Aprobación. Verifica que One esté habilitado para tu empresa y que tengas el permiso de Puede acceder a la configuración de gastos.

FAQ

1. ¿Cómo cambio quién aprueba un gasto, o añado un segundo aprobador/a?

En Configuración > Gastos > Flujo de aprobación, haz clic en Editar y dile a One quién debería aprobar, por ejemplo "Enviar gastos del equipo de ventas a Anna Ruiz" o "Añadir finanzas como segundo aprobador/a para gastos superiores a £1,000". One muestra las nuevas reglas; haz clic en Guardar. Puedes nombrar a una persona, al gerente del empleado o a un equipo. Si One no puede construir una regla, te lo dice. El cambio se aplica a los gastos enviados después de que guardes.

2. ¿Puedo configurar o editar el flujo de aprobación sin One?

No. One es la única manera de configurar el flujo de aprobación. Aún revisas cada cambio y decides si guardarlo.

3. ¿Configurar el flujo de aprobación utiliza créditos de One?

No. Configurar y editar el flujo de aprobación con One es gratis y no utiliza créditos de One. Solo otras solicitudes en el mismo chat, como pedir un informe, utilizan créditos.

4. ¿Qué reglas puede tener mi flujo de aprobación?

No estás limitado/a a opciones preestablecidas. Describe reglas por cantidad, categoría, equipo, proyecto, entidad legal, comerciante, centro de coste, o una mezcla de ellas, con tantos pasos como tenga tu proceso. Pregunta a One qué más puede usar.

5. ¿Qué puedo pedir a One que haga en el flujo de aprobación?

Puedes pedir a One que envíe un gasto para revisión al gerente del empleado, a una persona específica, o a un equipo como finanzas (por ejemplo "Enviar gastos de viaje a finanzas para revisión"). También puedes aprobar automáticamente gastos que cumplan una condición, como un monto bajo, y rechazar automáticamente gastos que infrinjan una regla. Los aprobadores/as de baja siguen siendo preguntados por defecto; pide a One que los omita o use su delegado/a de tiempo libre ("Cambiar cómo se manejan los aprobadores/as de baja").

6. ¿Qué muestra One cuando hago clic en Editar en la página de Flujo de Aprobación?

El chat de One te dice cómo funciona tu flujo hoy (por ejemplo "Tu flujo actual envía gastos al gerente del empleado para su revisión, con un plazo de 5 días") y pregunta "¿Qué te gustaría cambiar?" con algunas sugerencias que se ajustan a tu flujo, como Cambiar quién revisa los gastos, Cambiar el plazo de revisión, Añadir reglas de aprobación condicionales y Cambiar cómo se manejan los revisores/as de baja, además de un cuadro para tu propia respuesta. La página en sí dice "Establece los pasos y asigna a las personas encargadas de aprobar los gastos."

7. ¿Cómo se ve un flujo de aprobación borrador?

Un flujo de un solo paso se muestra como una lista de reglas numeradas, por ejemplo 1 Verificaciones pasadas y monto inferior a €100, 2 Gerente del propietario del gasto establecido, 3 Todos los demás gastos · Sin gerente: revisión del CEO. Un flujo de múltiples pasos que no se puede mostrar como una lista aparece como la definición completa que One escribió. Pregunta a One "explica mi flujo de aprobación" para obtener cualquier flujo en palabras simples.

8. ¿El flujo de aprobación se aplica a los borradores?

No. El flujo de aprobación comienza cuando un empleado presenta un gasto. Los borradores no se ven afectados.

9. ¿Necesito actualizar el flujo cuando alguien se une, cambia de equipo o se va?

No si tus reglas apuntan a roles, como "el gerente del empleado", y no a personas específicas. Una persona que se fue nunca es preguntada para revisar nuevos gastos; si nadie más está establecido para ese paso, va a un/a administrador/a de la empresa.

10. ¿Necesito verificaciones de gastos para usar el flujo de aprobación?

No. El flujo funciona por sí solo. Las verificaciones de gastos añaden un resultado de política que tu flujo puede usar para aprobar o rechazar automáticamente. Configuras las verificaciones en Configuración > Gastos > Automatizaciones > Verificaciones de gastos, por ejemplo con una política como "Las personas pueden gastar como máximo £100 a la semana en comidas".

11. ¿Qué puede hacer el flujo de aprobación con cada resultado de las verificaciones de gastos?

Dentro de la política (el gasto cumple con tu política): podrías aprobarlo automáticamente. Advertencia (algo necesita ser revisado, pero no es una violación grave): envíalo al gerente del empleado. Fuera de política (infringe una regla estricta): recházalo, o envíalo a finanzas. No se pudo verificar (las verificaciones de gastos están desactivadas, no se aplicaron, o no pudieron ejecutarse): sigue tu revisión habitual.

12. ¿El flujo de aprobación espera a que terminen las verificaciones de gastos?

Sí, hasta 1 hora. Si las verificaciones no han terminado para entonces, la aprobación comienza de todos modos y el gasto muestra que no se pudo verificar.

13. ¿Los cambios en el flujo de aprobación se aplican a los gastos que ya están esperando aprobación?

No. Los cambios se aplican a los gastos presentados después de que guardes. Los gastos que ya están esperando mantienen su ruta actual hasta que uses Restablecer flujo de aprobación en ellos.

14. ¿Quién puede restablecer el flujo de aprobación de un gasto, y en qué gastos?

Necesitas permiso para restablecer el flujo de aprobación de gastos (pregunta a tu administrador/a quién lo tiene). Funciona en gastos Pendientes, Aprobados y Rechazados, no en gastos que están En nómina, Enviados para pagar o Pagados. El gasto vuelve a Pendiente y comienza de nuevo desde el primer paso con tu flujo actual. Las aprobaciones ya dadas se eliminan.

15. One no entendió bien mi política. ¿Qué debo hacer?

Sigue conversando y dile qué cambiar. Si aún estás atascado/a, contacta a nuestro equipo de soporte y te ayudaremos a configurarlo.

16. ¿One cambia mi flujo por su cuenta?

No. Los cambios solo entran en vigor cuando haces clic en Guardar.

17. ¿Puede el flujo de aprobación notificar a alguien, por ejemplo a finanzas cuando se aprueba un gasto grande?

No. El flujo de aprobación puede pedir a las personas que revisen, aprueben o rechacen automáticamente, esperar y ramificarse en condiciones, pero no tiene un paso que solo notifique a alguien. Si le pides a One que lo haga, One te lo dice y ofrece un paso de revisión en su lugar, lo que hace que esa persona apruebe el gasto en lugar de solo ser informada.

18. ¿Qué pasó con mis grupos de aprobación y "Aprobaciones y reglas inteligentes"?

Se han convertido en tu flujo de aprobación, por lo que los gastos siguen las mismas reglas. Para ver o cambiar esto, abre Flujo de Aprobación o pregunta a One.