Si gestionas la nómina en Factorial, añade gastos aprobados al recibo de salario del empleado/a en unos pocos clics. El dinero se paga a través de la nómina, en el período que elijas, sin necesidad de preparar transferencias bancarias separadas, y los empleados/as pueden seguir cada gasto desde Aprobado hasta En nómina.

Agregar gastos aprobados al recibo de salario

Descripción general

Cada gasto aparece en el recibo de salario como una compensación, bajo su categoría de gasto.

Antes de comenzar

• Tu empresa utiliza Factorial Nómina o Compensaciones, y tu plan incluye reembolsar gastos a través de la nómina.
• Tienes los permisos Puedo reembolsar gastos y Crear suplementos a partir de gastos.
• Los gastos están Aprobados y fueron pagados por el empleado/a (de su propio bolsillo, incluyendo kilometraje y dieta). Los gastos de tarjeta no se reembolsan.
• El monto a reembolsar está en la misma moneda que el salario del empleado/a.
• Cada categoría de gasto tiene un título de compensación, para que sepa cómo aparecer en el recibo de salario.

Cómo usar

1. Ve a Gastos > Gastos de empleados/as y haz clic en la pestaña Aprobados (en una pantalla estrecha está bajo +2 Más).
2. Selecciona los gastos que deseas reembolsar. Para reembolsar un gasto, también puedes abrirlo y hacer clic en Reembolsar en la parte superior.
3. En la barra en la parte inferior, haz clic en Reembolsar. La flecha al lado muestra otras formas de reembolsar, si tu empresa las tiene.
4. En Reembolso a través del recibo de salario, elige Período actual ("El reembolso se incluirá en el período en curso.") o Siguiente período ("El reembolso se incluirá en el próximo período.").
5. Haz clic en Reembolsar. Los gastos cambian a En nómina y se mueven a la pestaña Pagados, y cada uno se añade al recibo de salario del empleado/a como una compensación.

Eliminar un gasto del recibo de salario

Cómo usar

¿Agregaste un gasto al período incorrecto, o por error? Elimínalo mientras ese período de nómina aún esté abierto.

1. En Gastos > Gastos de empleados/as, haz clic en la pestaña Pagados y encuentra el gasto En nómina.
2. Selecciona y haz clic en Eliminar del recibo de salario en la barra en la parte inferior. Se elimina de inmediato, sin necesidad de confirmación.
3. El gasto vuelve a estar Aprobado, listo para ser reembolsado nuevamente.

Con One

Pide a One, nuestro asistente de IA, por ejemplo "Agrega los gastos aprobados de Ana al siguiente recibo de salario". One agrega los gastos, o un grupo completo de gastos, al recibo de salario. Si no dices Período actual o Siguiente período, One siempre pregunta. Para deshacerlo, pide "Elimina el gasto del hotel del recibo de salario de Ana". One necesita los mismos permisos y plan que los pasos anteriores: si no puedes reembolsar a través del recibo de salario en Factorial, One tampoco podrá.

Consejos y Mejores Prácticas

Solución de problemas y FAQ

Solución de problemas

"Reembolso a través del recibo de salario no disponible" ("Asigna un título de compensación a todas las categorías de gasto para habilitar el reembolso.")
Al menos uno de los gastos tiene una categoría sin título de compensación. Asigna uno, luego intenta nuevamente.

"Solo puedes reembolsar gastos en la misma moneda que el salario del empleado/a."
El monto a reembolsar está en una moneda diferente a la del salario del empleado/a. Reembolsa con un archivo SEPA (solo euros) o márcalo como pagado una vez que lo hayas pagado de otra manera.

"No puedes agregar nuevas compensaciones al período actual."
El período actual está cerrado. Elige Siguiente período.

"El período de la política está cerrado" al eliminar un gasto del recibo de salario.
Ese período de nómina está cerrado, por lo que la línea del recibo de salario no puede ser modificada. El gasto permanece En nómina. Pregunta a tu equipo de nómina.

"El monto no puede ser "0" para el gasto con id…".
Un gasto con un monto cero a reembolsar no puede ser agregado al recibo de salario. Verifica el monto reembolsable (o el monto, si no se establece un monto reembolsable). Si no se le debe nada al empleado/a, no hay nada que pagar a través de la nómina.

No veo "Reembolsar", o "Reembolsar a través del recibo de salario" en su menú.
Verifica que el gasto esté Aprobado y de su propio bolsillo, que tu empresa use Factorial Nómina o Compensaciones, y que tengas Puedo reembolsar gastos y Crear suplementos a partir de gastos.

FAQ

1. ¿Puedo eliminar gastos de una nómina que aún está abierta?

Sí. Eliminar del recibo de salario elimina la compensación y el gasto vuelve a estar Aprobado. Una vez que el período de nómina está cerrado, puede ser rechazado con "El período de la política está cerrado" y el gasto permanece En nómina. Necesitas los mismos permisos que para agregar gastos al recibo de salario.

2. ¿En qué moneda se reembolsan los gastos?

En la moneda reembolsable del gasto. Por defecto, es la moneda de la entidad legal del empleado/a (o del grupo de gastos). Para reembolsar a través de la nómina, debe coincidir con la moneda del salario del empleado/a. Consulta Gastos en otra moneda.

3. ¿Cambia "En nómina" a "Pagado" cuando se paga la nómina?

No. En nómina es el estado final para los gastos reembolsados a través del recibo de salario.

4. ¿Necesito Factorial Nómina?

Sí, Factorial Nómina o Compensaciones. Si gestionas la nómina en otro lugar, usa un archivo SEPA o marca el gasto como pagado.

5. ¿Qué ve el empleado/a cuando un gasto se reembolsa a través de la nómina?

El empleado/a ve el estado En nómina en su gasto, y el monto en su recibo de salario como una compensación bajo su categoría de gasto.