Questo articolo è per: team finanza, team HR e amministratori.
Se gestisci le paghe in Factorial, aggiungi le spese approvate al cedolino del dipendente in pochi clic. Il denaro viene pagato tramite la busta paga, nel periodo che scegli, senza preparare bonifici separati, e i dipendenti possono seguire ogni spesa da Approvata a In busta paga.
Aggiungi le spese approvate al cedolino
Panoramica
Ogni spesa appare nel cedolino come un compenso, sotto la sua categoria di spesa.
Prima di iniziare
- La tua azienda usa Factorial Payroll o Compensi, e il tuo piano include il rimborso delle spese tramite la busta paga.
- Hai i permessi Può rimborsare le spese e Creare integrazioni dalle spese.
- Le spese sono Approvate e le ha pagate il dipendente (di tasca propria, incluse indennità chilometriche e diarie). Le spese con carta non vengono rimborsate.
- L'importo da rimborsare è nella stessa valuta dello stipendio del dipendente.
- Ogni categoria di spesa ha un titolo di compenso, così sa come apparire nel cedolino.
Come si usa
- Vai su Spese > Spese dei dipendenti e fai clic sulla scheda Approvate (su uno schermo stretto è sotto +2 Altro).
- Seleziona le spese che vuoi rimborsare. Per rimborsare una sola spesa, puoi anche aprirla e fare clic su Rimborsa in alto.
- Nella barra in basso, fai clic su Rimborsa. La freccia accanto mostra altri modi di rimborso, se la tua azienda li ha.
- In Rimborso tramite cedolino, scegli Periodo corrente ("Il rimborso sarà incluso nel periodo in corso.") o Periodo successivo ("Il rimborso sarà incluso nel prossimo periodo.").
- Fai clic su Rimborsa. Le spese passano a In busta paga e si spostano nella scheda Pagate, e ognuna viene aggiunta al cedolino del dipendente come compenso.
Togli una spesa dal cedolino
Come si usa
Hai aggiunto una spesa al periodo sbagliato, o per errore? Toglila finché quel periodo di paga è ancora aperto.
- In Spese > Spese dei dipendenti, fai clic sulla scheda Pagate e trova la spesa In busta paga.
- Selezionala e fai clic su Elimina dal cedolino nella barra in basso. Viene rimossa subito, senza conferma.
- La spesa torna a Approvata, pronta per essere rimborsata di nuovo.
Con One
Chiedilo a One, il nostro assistente IA, ad esempio "Aggiungi le spese approvate di Ana al prossimo cedolino". One aggiunge le spese, o un intero gruppo di spese, al cedolino. Se non indichi Periodo corrente o Periodo successivo, One chiede sempre. Per annullare, chiedi "Togli la spesa dell'hotel dal cedolino di Ana". One richiede gli stessi permessi e lo stesso piano dei passaggi precedenti: se in Factorial non puoi rimborsare tramite cedolino, nemmeno One può.
Consigli e buone pratiche
- Scegli il periodo con attenzione. Scegli Periodo corrente finché è aperto, oppure Periodo successivo se è chiuso o vuoi che venga pagato più tardi.
- Associa le categorie una volta sola. Nella finestra del cedolino, Gestisci categorie ti porta dove ogni categoria di spesa riceve il suo titolo di compenso. Vedi Come configuro come appaiono le spese nel cedolino?.
- Altri modi di rimborso: se il dipendente non è pagato con le paghe di Factorial, o la spesa è in un'altra valuta, usa Come rimborso le spese con un file SEPA? (solo euro) oppure Come segno una spesa come pagata o annullo l'operazione?.
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Risoluzione dei problemi e domande frequenti
Risoluzione dei problemi
"Rimborso tramite cedolino non disponibile" ("Assegna un titolo di compenso a tutte le categorie di spesa per attivare il rimborso.")
Almeno una delle spese ha una categoria senza titolo di compenso. Assegnane uno e riprova.
"Puoi rimborsare solo spese nella stessa valuta dello stipendio del dipendente."
L'importo da rimborsare è in una valuta diversa da quella dello stipendio del dipendente. Rimborsalo con un file SEPA (solo euro) o segnalo come pagato dopo averlo pagato in altro modo.
"Non puoi aggiungere nuovi compensi al periodo corrente."
Il periodo corrente è chiuso. Scegli Periodo successivo.
"Il periodo della policy è chiuso" quando togli una spesa dal cedolino.
Quel periodo di paga è chiuso, quindi la riga del cedolino non si può modificare. La spesa resta In busta paga. Rivolgiti al tuo team paghe.
"L'importo non può essere "0" per la spesa con id…".
Una spesa con importo da rimborsare pari a zero non si può aggiungere al cedolino. Controlla l'importo rimborsabile (o l'importo, se non è impostato un importo rimborsabile). Se al dipendente non è dovuto nulla, non c'è nulla da pagare con la busta paga.
Non vedo "Rimborsa" né "Rimborsa tramite cedolino" nel suo menu.
Controlla che la spesa sia Approvata e di tasca propria, che la tua azienda usi Factorial Payroll o Compensi, e che tu abbia Può rimborsare le spese e Creare integrazioni dalle spese.
Domande frequenti
1. Posso togliere spese da una paga ancora aperta?
Sì. Elimina dal cedolino elimina il compenso e la spesa torna a Approvata. Quando il periodo di paga è chiuso, può essere rifiutato con "Il periodo della policy è chiuso" e la spesa resta In busta paga. Servono gli stessi permessi necessari per aggiungere spese al cedolino.
2. In quale valuta vengono rimborsate le spese?
Nella valuta rimborsabile della spesa. Per impostazione predefinita è la valuta dell'entità legale del dipendente (o del gruppo di spese). Per rimborsare tramite busta paga, deve coincidere con la valuta dello stipendio del dipendente. Vedi Spese in un'altra valuta.
3. "In busta paga" diventa "Pagata" quando la paga viene pagata?
No. In busta paga è lo stato finale delle spese rimborsate tramite cedolino.
4. Mi serve Factorial Payroll?
Sì, Factorial Payroll o Compensi. Se gestisci le paghe altrove, usa un file SEPA o segna la spesa come pagata.
5. Cosa vede il dipendente quando una spesa viene rimborsata tramite busta paga?
Il dipendente vede lo stato In busta paga sulla sua spesa, e l'importo nel suo cedolino come compenso sotto la sua categoria di spesa.