Gestionar documentos y asegurar el cumplimiento puede ser un proceso que consume tiempo. Con ONE, ahora puedes hacer preguntas directamente sobre tus documentos, carpetas y plantillas, ahorrando tiempo y mejorando la visibilidad en toda tu organización.
Resumen
Esta función te permite interactuar con tu base de datos de documentos utilizando lenguaje natural. En lugar de buscar manualmente a través de carpetas o rastrear pestañas, simplemente puedes preguntar a ONE y recibir respuestas instantáneas.
Cuándo y por qué debe ser utilizada
Utiliza esta función cuando:
- Necesites verificar rápidamente el cumplimiento de documentos (por ejemplo, firmas o archivos faltantes)
- Desees verificar el estado de un documento o empleado específico
- Estés preparando auditorías y necesites identificar brechas
- Necesites ayuda para entender o usar plantillas de documentos
Cómo usar
- Abre ONE
- Inicia una conversación: Escribe tu pregunta utilizando lenguaje natural (como lo harías con un/a colega)
- Revisa la respuesta proporcionada por ONE
- Refina tu pregunta si es necesario para obtener resultados más específicos
- Seguimiento de cumplimiento: "Muéstrame una lista de todos los empleados con una firma 'Pendiente' para la Nueva Política de Seguridad."
- Estado individual: "¿Ha firmado Eduardo Oliveira su último contrato? Si es así, ¿cuándo?"
- Auditoría y brechas: "Cruza las contrataciones de 2025 y lista a cualquier persona que falte un archivo en su carpeta de 'Documentos de Identidad'."
- Validación: "Confirma la fecha de subida del contrato de promoción de María López y verifica si recibió el nuevo archivo."
- Asistencia con plantillas: "¿Qué variables relacionadas con contratos puedo usar en mis plantillas?"
Si no estás obteniendo los resultados esperados, intenta reformular tu pregunta con más detalles específicos (por ejemplo, nombre del empleado, tipo de documento o fecha).
Si ONE no puede encontrar la información que estás pidiendo, asegúrate de que el documento exista en la plataforma y esté debidamente categorizado, y verifica que tienes permiso para acceder a los datos solicitados.
Si la respuesta parece incompleta, haz una pregunta de seguimiento o proporciona más contexto para refinar los resultados.
Pide a ONE que actúe sobre tus documentos
Además de responder preguntas, ONE puede realizar trabajos cotidianos de documentos por ti. Los administradores de RRHH, gerentes y empleados pueden pedir a ONE, con sus propias palabras, que realice cualquier acción que harían manualmente en Documentos:
- Almacenar un archivo: un archivo que subas, o uno que ONE creó, va a una carpeta que ONE sugiere. Puedes confirmarlo o elegir otra carpeta, incluso en los documentos de otro/a empleado/a.
- Enviar para firma: ONE solicita las firmas, y cada firmante recibe un correo electrónico.
- Verificar quién no ha firmado: ONE lista a los firmantes pendientes y puede enviarles un recordatorio.
- Mover documentos: a la carpeta que tú nombres.
- Encontrar y abrir: ONE responde con un enlace al documento, o lista las opciones cuando varios documentos coinciden.
- Eliminar y restaurar: el documento va a la papelera y puede ser restaurado. ONE te advierte antes de cancelar una firma en progreso.
- Gestionar carpetas: crear o renombrar carpetas y subcarpetas.
- Abre ONE
- Describe la acción que deseas, o adjunta el archivo que deseas almacenar
- Revisa el resumen. Antes de cualquier cambio, ONE muestra cada documento con su enlace, espacio y carpeta
- Confirma la acción. Nada cambia hasta que confirmes
ONE trabaja dentro de los permisos de cada persona en Factorial, por lo que solo puedes actuar sobre los documentos y carpetas que ya puedes gestionar manualmente.
Recordatorios de firma son el mismo correo electrónico que los firmantes recibieron la primera vez. Cada documento pendiente envía un correo electrónico separado, por lo que un/a empleado/a con varios documentos pendientes recibe un correo electrónico por documento.
Enviar documentos a varios empleados a la vez no está disponible a través de ONE aún. ONE puede enviar uno o más documentos a un/a empleado/a a la vez. Para enviar documentos a muchos empleados, utiliza Enviar en masa en Documentos.
Pide a ONE que cree y envíe plantillas de documentos
ONE también puede crear plantillas de documentos (DOCX y PDF) y enviarlas a un/a empleado/a por ti. Esto está disponible para usuarios que pueden gestionar plantillas de documentos.
Para crear una plantilla:
- Abre ONE en Inicio
- Arrastra un archivo a la conversación de ONE y pide a ONE que lo convierta en una plantilla, o describe el documento que necesitas
- Confirma. ONE lo convierte en una plantilla
Para enviar una plantilla a un/a empleado/a:
- Abre ONE
- Pide a ONE que envíe la plantilla al/a la empleado/a. Por ejemplo: "Envía la carta de promoción a Alda, nuevo título Analista Senior"
- ONE completa la plantilla con los datos del/a empleado/a y te pregunta por cualquier valor que Factorial no tenga (por ejemplo, un nuevo título de trabajo o la fecha de inicio del próximo contrato)
- Revisa la vista previa. ONE te muestra el documento final antes de enviarlo
- Elige la carpeta de destino y confirma
- Pide firmas si es necesario. Puedes indicarle a ONE quién necesita firmar primero
PDFs rellenables: cuando pides a ONE que envíe un PDF rellenable, eliges si lo llenas tú mismo/a o se lo envías al/a la empleado/a para que lo complete. Si lo llenas tú, el/a empleado/a recibe la versión final, sin formulario que completar.
Consejos y mejores prácticas
- Sé lo más específico posible al hacer preguntas (por ejemplo, incluye nombres, tipos de documentos o plazos)
- Utiliza palabras clave claras como “firmado,” “pendiente,” “subido,” o “faltante”
- Descompón consultas complejas en preguntas más pequeñas para obtener respuestas más precisas
- Verifica la información crítica de cumplimiento antes de tomar acción
FAQ
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¿Puede ONE verificar si un documento ha sido firmado?
Sí, ONE puede confirmar si un documento ha sido firmado y, si está disponible, proporcionar la fecha de la firma.
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¿Puedo usar ONE para identificar documentos faltantes?
Sí, puedes preguntar a ONE que cruce empleados o períodos de tiempo y destaque archivos faltantes o carpetas incompletas.
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¿Puedo preguntar sobre empleados específicos?
Sí, puedes preguntar sobre empleados individuales y su estado de documentos (por ejemplo, contratos firmados, archivos subidos).
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¿Puede ONE ayudarme con plantillas de documentos?
Sí. Puedes preguntar sobre variables disponibles y cómo usarlas en tus plantillas. ONE también puede convertir un archivo o una descripción en una plantilla, y enviar una plantilla a un/a empleado/a completada con sus datos.
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¿Puede ONE hacer cambios en mis documentos?
Sí. ONE puede almacenar, enviar para firma, enviar recordatorios de firma, mover, eliminar y restaurar documentos, y crear o renombrar carpetas. Antes de cualquier cambio, ONE te muestra lo que hará y espera tu confirmación.
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¿Por qué no puede ONE acceder a ciertos documentos?
El acceso depende de tus permisos. Si no tienes acceso a un documento, ONE no podrá recuperar información sobre él.
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¿La información proporcionada por ONE siempre está actualizada?
ONE refleja los datos actuales disponibles en la plataforma. Asegúrate de que los documentos estén debidamente subidos y actualizados para obtener resultados precisos.