La fonctionnalité « Dépenses » de One vous permet d'accéder rapidement à vos informations de dépenses et de les gérer grâce à des questions simples et naturelles. Que vous soumettiez ou approuviez des notes de frais, vous gagnez du temps en interagissant directement avec One au lieu de naviguer entre plusieurs sections.
Disponible uniquement pour les entreprises utilisant à la fois One et la fonctionnalité Dépenses.
Aperçu
La fonctionnalité « Gestion des dépenses » permet aux employés et aux responsables de consulter, suivre et gérer les dépenses via des requêtes conversationnelles dans One. Elle offre une visibilité instantanée sur l’état des dépenses, leurs catégories et les montants dépensés, tout en permettant aux approbateurs d’intervenir directement.
Quand et pourquoi l'utiliser
Utilisez cette fonctionnalité lorsque vous souhaitez :
- Consultez rapidement l'historique ou le statut de vos dépenses.
- Examiner les dépenses sur une période spécifique
- Filtrer les dépenses par catégorie ou type (ex. : voyages, kilométrage)
- Approuver ou refuser les dépenses sans avoir à naviguer sur la plateforme
C'est particulièrement utile pour gagner du temps et simplifier les tâches de gestion des dépenses.
Comment utiliser
- Ouvrir One
- Saisissez votre question dans le chat
- Examinez les informations fournies par One
Pour les personnes qui soumettent des demandes de remboursement de frais
Utilisez un langage naturel, par exemple :
- « Quelles sont mes dépenses ? »
- « Montrez-moi mes dépenses en attente »
- « Ai-je des dépenses refusées ? »
- « Montrez-moi mes dépenses du mois dernier. »
- « Quelles sont mes dépenses à partir de janvier 2026 ? »
- « Quelles sont les catégories de dépenses disponibles ? »
- « Affichez-moi mes dépenses dans la catégorie Voyages »
- « Combien ai-je dépensé en frais cette année ? »
- « Ai-je des frais kilométriques ? »
- « Montrez-moi mes justificatifs de kilométrage »
- « Montrez-moi mes frais journaliers »
- « Montrez-moi les dépenses approuvées du trimestre dernier. »
- « Quelles sont mes dépenses kilométriques en attente ? »
Pour les approbateurs de dépenses
Posez des questions telles que :
- « Quelles sont les dépenses de [nom de l’employé] ? »
- « Quelles dépenses sont en attente d’approbation ? »
Pour agir, saisissez :
- «Approuver les dépenses de [nom de l'employé]»
- «Rejeter les dépenses de [nom de l'employé]»
Confirmez votre action lorsque vous y êtes invité.
Si aucun résultat n'est trouvé, assurez-vous que votre requête inclut des dates, des catégories ou des statuts corrects.
Si vous ne pouvez ni approuver ni refuser les dépenses, il se peut que vous ne disposiez pas des autorisations requises. Veuillez contacter votre administrateur.
Si ONE affiche des données incorrectes ou incomplètes, vérifiez si les dépenses ont été correctement soumises et enregistrées.
Conseils et bonnes pratiques
- Utilisez des questions claires et précises pour obtenir des résultats plus précis.
- Incluez des périodes (par exemple, « le mois dernier », « janvier 2026 ») pour un meilleur filtrage.
- Vérifiez attentivement les détails avant d'approuver ou de refuser les dépenses.
- Si les résultats sont trop généraux, affinez votre question (par exemple, ajoutez une catégorie ou un statut).
FAQ
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Puis-je consulter les dépenses des autres employés ?
Uniquement si vous disposez des autorisations d'approbation. Sinon, vous ne pouvez consulter que vos propres dépenses.
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Puis-je approuver plusieurs dépenses simultanément ?
Oui, vous pouvez approuver ou refuser les dépenses d'un employé à l'aide d'une seule demande.
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Quels types de dépenses puis-je filtrer ?
Vous pouvez filtrer par statut (en attente, approuvé, rejeté), catégorie (par exemple, voyage), type (par exemple, kilométrage, indemnité journalière) et période.
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Cette fonctionnalité est-elle disponible pour toutes les entreprises ?
Elle est disponible pour les entreprises utilisant à la fois One et la fonctionnalité Dépenses.