Mit flexiblen Ansparregeln beschreibst du in deinen eigenen Worten, wie Mitarbeitende Urlaub in einem Kontingent verdienen, und Factorial berechnet die Salden für dich. So kannst du Regeln aufstellen, die aus dem Gesetz, deinem Tarifvertrag oder deiner Unternehmenspolitik stammen, ohne manuelle Anpassungen in jedem Zyklus.
Verfügbarkeit: Flexible Ansparregeln werden schrittweise eingeführt. Wenn deine Urlaubsansprüche noch die vorherigen Einstellungen anzeigen, ist die Funktion in deinem Konto noch nicht verfügbar.
Übersicht
Jedes Kontingent in einer Urlaubsregelung wird jetzt in vier Teilen als Text angezeigt:
- Grundlegende Einrichtung: der Name des Kontingents, die Abwesenheitsarten, die es abdeckt, die Art des Saldos und der Zyklus
- Urlaubsansparung: wie Mitarbeitende Urlaub verdienen. Zum Beispiel 24 Tage im Jahr, gewährt am 1. Januar, oder 2 Tage pro gearbeitetem Monat
- Urlaubsnutzung: wie Mitarbeitende ihr Guthaben nutzen können. Zum Beispiel, ob sie mehr Tage anfragen können, als sie haben
- Übertragung: was mit ungenutztem Guthaben am Ende des Zyklus passiert
Urlaubsansparung wird mit One eingerichtet. Die Grundlegende Einrichtung, Urlaubsnutzung und Übertragung behalten die gleichen Optionen wie zuvor, und du änderst sie mit den Dropdowns in jedem Abschnitt.
Die Einrichtung von Ansparregeln mit One ist kostenlos und verbraucht keine One-Credits.
Die Definitionen der in diesem Artikel verwendeten Begriffe findest du in Wesentliche Begriffe am Ende.
Was du einrichten kannst
Flexible Ansparregeln funktionieren mit festen Guthabenkontingenten, in Tagen oder Stunden. Einige Beispiele für Regeln, die du einrichten kannst:
- Ansparung basierend auf dem Einstellungsdatum. Zum Beispiel verdienen Mitarbeitende, die am oder vor dem 15. eingestellt wurden, den vollen Monat, und Mitarbeitende, die später eingestellt wurden, verdienen für diesen Monat nichts
- Unterschiedliche Regeln für verschiedene Jahre im Unternehmen, in einer einzigen Richtlinie. Zum Beispiel sparen Mitarbeitende im ersten Jahr monatlich bis zu 20 Tage, und am 1. Januar ihres zweiten Jahres erhalten sie 22 Tage auf einmal
- Senioritätsregeln, getrennt von der allgemeinen Ansparregel. Zum Beispiel sparen Mitarbeitende wie gewohnt 2 Tage pro Monat und erhalten ab ihrem 5. Arbeitsjubiläum jedes Jahr 1 zusätzlichen Tag
- Wie viele Dezimalstellen beibehalten und wie gerundet wird. Zum Beispiel, zwei Dezimalstellen beibehalten, auf eine Dezimalstelle aufrunden oder auf die nächste ganze Zahl runden
- Proportionale Berechnung für Teilzeitbeschäftigte. Zum Beispiel erhält ein Mitarbeitender, der 50 % arbeitet, 50 % des Anspruchs für Vollzeit, basierend auf seinen Vertragsinformationen
- Alle zustehenden Tage werden auf einmal am letzten Tag des Zyklus gewährt
Regeln können nur Daten verwenden, die in Factorial vorhanden sind, wie das Einstellungsdatum, die Vertragsstunden oder das Kündigungsdatum.
Die Ansparregel eines Kontingents bearbeiten
- Gehe in deiner Seitenleiste zu Einstellungen und öffne deine Urlaubsregelung
- Wähle das Kontingent auf der linken Seite aus
- Lade die Seite neu oder klicke auf Neuen Chat starten, damit One mit einem neuen Gespräch beginnt
- Klicke oben auf der Kontingentseite auf Bearbeiten. One öffnet sich mit Tipps und Beispielanfragen
- Beschreibe die Regel, die du benötigst. Zum Beispiel: „Es sind 24 Arbeitstage im Jahr, nicht 23”
- Beantworte die Nachfragen von One, falls vorhanden. Einfache Änderungen benötigen möglicherweise keine
- Überprüfe die Erklärung von One zur neuen Regel und deren Beispiele. Du kannst One bitten, die Regel bei einem echten Mitarbeitenden oder an erfundenen Beispielen zu testen
- Wende die Regel an. Der Abschnitt Urlaubsansparung zeigt die aktualisierte Regel
- Klicke oben auf der Seite auf Speichern. Wenn der Speichern-Button wieder grau wird, ist die Änderung gespeichert
Es gilt nichts, bis du auf Speichern klickst. Bis dahin sind deine Änderungen nur ein Entwurf in diesem Browser-Tab, auch wenn One sagt, die Änderung sei bereit. Wenn du speicherst, werden die Salden mit der neuen Regel für den gesamten aktuellen Zyklus neu berechnet. Frühere Zyklen ändern sich nicht. Lies zuerst Bevor du ein bestehendes Kontingent änderst weiter unten.
Ein neues Kontingent erstellen
- Klicke in deiner Urlaubsregelung auf der linken Seite auf + neben den Kontingenten
- Wähle die Abwesenheitsarten aus, die das Kontingent abdecken soll, oder fahre fort, ohne eine Auswahl zu treffen. Factorial schlägt Abwesenheitsarten vor, die noch in keinem Kontingent dieser Richtlinie enthalten sind
- Überprüfe die Grundlegende Einrichtung, die One vorschlägt, und bestätige sie
- Passe die Regel Urlaubsansparung an, die One vorschlägt. Zum Beispiel: „1 Arbeitstag am 1. Januar jedes Kalenderjahres”
- Vervollständige Urlaubsnutzung und Übertragung
- Klicke oben auf der Seite auf Speichern
Wenn die Einrichtung halber stehen bleibt, klicke auf Fortfahren mit One, um dort fortzufahren, wo es gestoppt ist.
Eine Regel mit der Simulation überprüfen
Die Simulation zeigt Monat für Monat, wie viel Urlaub Mitarbeitende mit einer Regel verdienen, im Vergleich zur vorherigen Regel. Zum Beispiel erhält ein Mitarbeitender, der das ganze Jahr arbeitet, 24 Tage, während einer, der am 30. Juni geht, 12 Tage erhält.
Um sie zu öffnen, frage One oder klicke auf das ⋯-Menü oben auf der Kontingentseite. Du kannst sie an echten Mitarbeitenden oder an erfundenen Beispielen durchführen.
Bevor du ein bestehendes Kontingent änderst
Wenn du eine Änderung an einem Kontingent speicherst, werden die Salden für den gesamten aktuellen Zyklus neu berechnet. Wähle die Option, die am besten zu dir passt.
Option 1 (empfohlen): Erstelle eine neue Richtlinie und verschiebe deine Mitarbeitenden dorthin
- Erstelle eine neue Richtlinie mit den neuen Regeln
- Verschiebe die Mitarbeitenden in die neue Richtlinie. Die Salden werden mit der alten Richtlinie bis zum jeweiligen Zuordnungsdatum jedes Mitarbeitenden berechnet und mit der neuen Richtlinie ab diesem Datum
- Übertrage das verbleibende Guthaben jedes Mitarbeitenden in die neue Richtlinie
- Wenn alle in dieser Richtlinie sein sollen, setze sie als Standardrichtlinie, sodass neue Mitarbeitende automatisch zugewiesen werden
Option 2: Wende die neue Richtlinie ab dem Beginn des nächsten Zyklus an
Wenn dein Zyklus von Januar bis Dezember läuft, kannst du jetzt die neue Richtlinie erstellen und deine Mitarbeitenden mit dem ersten Tag des nächsten Zyklus (zum Beispiel 1. Januar) als Zuordnungsdatum dorthin verschieben. Der aktuelle Zyklus wird nicht neu berechnet, das verbleibende Guthaben wird als Übertragung behandelt, und du hast Zeit, die Regeln einzurichten und zu simulieren, bevor sich etwas ändert.
Option 3: Bearbeite das bestehende Kontingent
Die Änderung gilt für den gesamten aktuellen Zyklus aller Mitarbeitenden in der Richtlinie. Wenn du die aktuellen Salden beibehalten möchtest, exportiere sie, bevor du bearbeitest, speichere die Änderung und füge dann manuelle Anpassungen hinzu, damit die Salden übereinstimmen.
Überprüfe deine vorherigen manuellen Anpassungen. Wenn du im aktuellen Zyklus manuelle Anpassungen verwendet hast, um eine Berechnung zu korrigieren, die die neue Regel jetzt selbst vornimmt, gelten diese Anpassungen weiterhin, sodass die Korrektur doppelt zählt. Dies kann bei den Optionen 1 und 3 passieren. In diesem Fall wende die neue Richtlinie ab dem Beginn des nächsten Zyklus an (Option 2) oder überprüfe die Anpassungen Mitarbeitender für Mitarbeitenden.
Was du tun und lassen solltest
- Tu die Seite neu laden oder klicke auf Neuen Chat starten, bevor du auf Bearbeiten klickst. Andernfalls könnte One ein früheres Gespräch fortsetzen und alte Anfragen wiederverwenden
- Tu speichern, bevor du die Seite verlässt. Wenn du dir unsicher bist, frage One: „Ist das gespeichert?”
- Tu nicht die Seite neu laden oder verlassen, wenn ungespeicherte Änderungen vorhanden sind. Sie sind verloren
- Tu nicht dasselbe Kontingent in zwei Tabs oder mit zwei Personen gleichzeitig bearbeiten. Die letzte Speicherung ersetzt die andere Änderung
- Tu nicht One bitten, ein Kontingent von der Startseite zu erstellen. Gehe zur Richtlinie und klicke auf +
Was du noch nicht einrichten kannst
- Eine flexible Zykluslänge. Der Zyklus behält die gleichen Optionen wie zuvor
- Kontingente basierend auf geleisteter Arbeitszeit
- Überstundenkontingente
- Regeln basierend auf Daten, die nicht in Factorial vorhanden sind
Tipps und bewährte Praktiken
- Habe eine klare Vorstellung von der Regel, bevor du anfängst. Je klarer deine Erklärung, desto weniger Fragen muss One stellen
- Du kannst die gesamte Regel erklären, den Text aus deinem Tarifvertrag oder deiner Richtlinie einfügen oder Schritt für Schritt vorgehen
- Wenn etwas unklar ist, frage One: „Erkläre das” oder „Was bedeutet das?”
- Führe die Simulation durch, bevor du speicherst
FAQ
-
Warum zeigen meine Änderungen nicht die Salden der Mitarbeitenden?
Überprüfe, ob du oben auf der Kontingentseite auf Speichern geklickt hast. Nichts gilt, bis du speicherst. -
Eine Änderung, die ich vorgenommen habe, ist verschwunden. Warum?
Sie wurde nicht gespeichert, bevor du die Seite neu geladen oder verlassen hast, oder jemand hat dasselbe Kontingent in einem anderen Tab gespeichert. Mache die Änderung erneut und speichere. -
One sagt, es konnte nicht antworten. Was soll ich tun?
Klicke nicht auf Speichern. Lade die Seite neu, um den Entwurf zu verwerfen, und mache die Änderung erneut in einem neuen Chat. -
Wird das Bearbeiten eines Kontingents frühere Zyklen ändern?
Nein. Nur der aktuelle Zyklus wird neu berechnet. -
Kann One die Zyklus-, Nutzungs- oder Übertragungseinstellungen ändern?
Nein. Wenn dein Text sie enthält, wendet One den Ansparteil an und erklärt, was es nicht ändern kann. Ändere diese Einstellungen mit den Dropdowns in jedem Abschnitt. -
Verbraucht es One-Credits?
Nein. Die Einrichtung von Ansparregeln mit One ist kostenlos.
Wesentliche Begriffe
| Begriff | Bedeutung |
|---|---|
| Urlaubsregelung | Eine Reihe von Kontingenten, die einer Gruppe von Mitarbeitenden zugewiesen sind. Jeder Mitarbeitende wird ab einem Stichtag einer Richtlinie zugewiesen. |
| Standardrichtlinie | Die Richtlinie, der neue Mitarbeitende automatisch zugewiesen werden, wenn sie dem Unternehmen beitreten. |
| Stichtag | Das Datum, ab dem die Zuordnung eines Mitarbeitenden zu einer Richtlinie gilt. Wenn ein Mitarbeitender zu einer neuen Richtlinie wechselt, gelten deren Regeln ab diesem Datum. |
| Kontingent | Die Regeln für eine Art von Urlaub in einer Richtlinie (zum Beispiel Urlaub oder Geburtstag). Es hat vier Teile: Grundlegende Einrichtung, Urlaubsansparung, Urlaubsnutzung und Übertragung. |
| Abwesenheitsart | Die Art der Abwesenheit, die Mitarbeitende anfragen, wie Urlaub, Geburtstag oder Homeoffice. Jedes Kontingent ist mit einer oder mehreren Abwesenheitsarten verknüpft, die dessen Guthaben verwenden. |
| Zähler | Wie das Urlaubsanspruchsguthaben eines Mitarbeitenden auf der Urlaubsseite angezeigt wird. |
| One | Factorial’s KI-Assistent. Du verwendest ihn, um die Urlaubsansparung einzurichten, indem du die Regel in deinen eigenen Worten beschreibst. |
| Festes Guthabenkontingent | Ein Kontingent, das eine festgelegte Menge an Zeit pro Zyklus, in Tagen oder Stunden, gewährt. Flexible Ansparregeln funktionieren mit dieser Art von Kontingent. |
| Anspruch | Die Menge an Urlaub, die einem Mitarbeitenden für einen Zeitraum gewährt wird. Zum Beispiel 24 Tage im Jahr. |
| Ansparung | Wie Mitarbeitende im Laufe der Zeit Urlaub verdienen. Zum Beispiel 24 Tage im Jahr, gewährt am 1. Januar, oder 2 Tage pro gearbeitetem Monat. |
| Zyklus | Der Zeitraum, in dem einem Mitarbeitenden eine bestimmte Menge an Urlaub gewährt wird. Zum Beispiel von Januar bis Dezember. |
| Ansparfrequenz | Wie oft der Mitarbeitende die Zeit innerhalb des Zyklus erhält. Zum Beispiel 24 Tage in einem 12-Monats-Zyklus, monatlich, 2 Tage auf einmal. |
| Proportionale Berechnung | Gewährung eines proportionalen Teils des Anspruchs, wenn der Mitarbeitende nicht für den gesamten Zyklus anwesend ist oder nicht Vollzeit arbeitet. |
| Rundung | Wie Dezimalbeträge gerundet werden. Zum Beispiel immer auf, auf die nächste ganze Zahl, auf eine Dezimalstelle oder auf 2 Dezimalstellen. |
| Simulation | Eine Ansicht, die zeigt, was eine Ansparregel Monat für Monat bei echten Mitarbeitenden oder an erfundenen Beispielen produziert, im Vergleich zur vorherigen Regel. |
| Saldoübertragung | Übertragung des verbleibenden Guthabens eines Mitarbeitenden von einem Zähler zu einem anderen. Zum Beispiel, wenn du den Mitarbeitenden in eine neue Richtlinie verschiebst. |
| Manuelle Anpassung | Eine Korrektur, die du manuell zu dem Zähler eines Mitarbeitenden hinzufügst, um Zeit hinzuzufügen oder zu entfernen. |