Este artículo es para: empleados/as, aprobadores/as y administradores/as.
¿Perdiste un recibo o no estás seguro/a de poder enviar un gasto sin él? Los gastos regulares necesitan un recibo por defecto, así que uno que falte retrasa la aprobación y deja los libros sin prueba. Factorial recuerda a las personas sobre los pagos con tarjeta sin uno y ayuda a los revisores/as a devolver los que no están claros.
Agrega el recibo faltante (empleados/as)
Descripción general
Te recordarán cuando falte un recibo:
- Después de un Factorial card pago, una notificación en tu teléfono te pide que agregues el recibo.
- Si tienes gastos en borrador esperando, recibirás un recordatorio de Gastos en borrador.
- Si intentas enviar sin un recibo requerido, verás Revisa los detalles de tu gasto con Archivos como faltantes.
Cómo usar
- Abre el gasto en Mi gasto > Mis gastos.
- Agrega el recibo. Si ya completaste los detalles, elige Subir para que no se sobrescriban.
- Haz clic en Enviar para aprobación.
Revisar gastos sin un recibo adecuado (aprobadores/as y finanzas)
Cómo usar
Cuando falta un recibo, es ilegible o no es válido, abre el gasto desde tu solicitud de aprobación o desde Gasto > Gastos de empleados/as, y elige:
- Solicitar cambios, con un motivo como "Por favor, adjunta la factura detallada". Se notifica al empleado/a y puede corregirlo y enviarlo de nuevo.
- Rechazar, con un motivo, si el gasto no debería ser pagado.
- Aprobar, si tu empresa acepta otra prueba. Deja un comentario explicando por qué, para que finanzas pueda verlo más tarde.
Hacer que el recibo sea obligatorio u opcional (administradores/as)
Descripción general
Por defecto, los gastos regulares necesitan un recibo: un empleado/a no puede enviar uno sin él. Si tu plan incluye la personalización del formulario de gastos, un/a administrador/a puede hacer que el recibo sea opcional. Los gastos de kilometraje y por día no necesitan un recibo.
Cómo usar
- Ve a Configuración > Gastos, y bajo Configuración, haz clic en Formulario de gastos.
- Abre Gasto regular y desplázate hasta el campo Documento. Muestra Obligatorio cuando se requiere un recibo.
- Para cambiarlo, haz clic en el ícono de configuración (engranaje) junto a Documento, activa el interruptor de Obligatorio (recibo requerido) o desactívalo (opcional), y haz clic en Aceptar.
Consejos y Mejores Prácticas
- Mantén el recibo obligatorio a menos que tengas una buena razón. Es la forma más sencilla de evitar excepciones.
- Escribe las excepciones en un comentario sobre el gasto. Los comentarios permanecen en el gasto.
- Documentos digitalmente certificados (España, Francia, Italia) firman o archivan la copia digital de un recibo. Si aún necesitas el papel depende de tus reglas locales: consulta con tu asesor/a fiscal. Consulta Recibos digitalmente certificados: qué países y qué significa.
- Ve más allá con los cheques de gastos. Consulta FAQ 5 y ¿Cómo reviso los gastos en relación con mi política de gastos?.
- Relacionado: ¿Cómo dejo un comentario sobre un gasto? · Gastos de tarjeta y gastos manuales · ¿Cómo Factorial detecta duplicados y otros errores automáticamente?
Solución de problemas y FAQ
Solución de problemas
Un/a empleado/a envió un gasto sin un recibo.
El recibo es opcional en tu formulario de gastos. Pídelo con Solicitar cambios, y considera hacer que el campo Documento sea obligatorio.
El/la empleado/a dice que lo adjuntó, pero no puedo verlo.
Puede que lo haya adjuntado después de enviarlo, lo cual no es posible mientras está pendiente. Pídeles que usen Restablecer a borrador, lo adjunten y lo envíen de nuevo.
FAQ
1. ¿Puedo enviar un gasto sin un recibo?
Sólo si tu empresa hizo que el recibo fuera opcional. Si intentas enviar sin uno y es requerido, verás Revisa los detalles de tu gasto con Archivos como faltantes. De lo contrario, adjunta uno primero.
2. ¿Los gastos de kilometraje y por día necesitan un recibo?
No. Aún puedes adjuntar documentos de apoyo.
3. ¿Los gastos de tarjeta necesitan un recibo?
Sí. La empresa pagó, pero el recibo aún es necesario para la aprobación y los libros.
4. Perdí el recibo. ¿Qué puedo hacer?
Pide al comerciante una copia, o descarga la factura de tu reserva o cuenta en línea. Si no puedes obtener uno, pregunta a tu equipo de finanzas qué prueba aceptan, por ejemplo, una confirmación de reserva, y adjúntala.
5. ¿Puede One verificar los recibos contra nuestra política?
Sí, con los cheques de gastos. Los cheques predefinidos incluyen reglas sobre recibos: cada gasto regular tiene un recibo o factura legible, un recibo de terminal de tarjeta no es suficiente, y el recibo enumera lo que se compró. One verifica esto en cada gasto y le informa al empleado/a antes de que envíe. Consulta ¿Cómo reviso los gastos en relación con mi política de gastos?.
6. ¿Puede cada empresa hacer que el recibo sea opcional?
Hacer que el recibo sea opcional requiere la personalización del formulario de gastos, lo cual depende de tu plan. Tu manager de Cuenta puede confirmar. Sin eso, los gastos regulares siempre necesitan un recibo.