Dieser Artikel richtet sich an: Mitarbeitende, genehmigende Personen und Admins.
Einen Beleg verloren oder unsicher, ob Sie eine Ausgabe ohne Beleg senden können? Reguläre Ausgaben brauchen standardmäßig einen Beleg, ein fehlender verzögert also die Genehmigung und lässt die Buchhaltung ohne Nachweis. Factorial erinnert an Kartenzahlungen ohne Beleg und hilft prüfenden Personen, unklare Fälle zurückzusenden.
Den fehlenden Beleg hinzufügen (Mitarbeitende)
Übersicht
Sie werden erinnert, wenn ein Beleg fehlt:
- Nach einer Zahlung mit der Factorial-Karte bittet Sie eine Benachrichtigung auf Ihrem Handy, den Beleg hinzuzufügen.
- Wenn Entwürfe auf Sie warten, erhalten Sie eine Erinnerung Ausgaben im Entwurf.
- Wenn Sie versuchen, ohne erforderlichen Beleg zu senden, sehen Sie Überprüfen Sie Ihre Ausgabendetails mit Dateien als fehlend.
So geht's
- Öffnen Sie die Ausgabe unter Meine Ausgaben > Meine Ausgaben.
- Fügen Sie den Beleg hinzu. Wenn Sie die Details bereits ausgefüllt haben, wählen Sie Hochladen, damit sie nicht überschrieben werden.
- Klicken Sie auf Zur Genehmigung senden.
Ausgaben ohne ordnungsgemäßen Beleg prüfen (genehmigende Personen und Finanzteam)
So geht's
Wenn ein Beleg fehlt, unleserlich oder ungültig ist, öffnen Sie die Ausgabe über Ihre Genehmigungsanfrage oder unter Ausgaben > Ausgaben der Mitarbeitenden und wählen Sie:
- Änderungen anfordern, mit einer Begründung wie „Bitte die detaillierte Rechnung anhängen“. Die Mitarbeitenden werden benachrichtigt und können sie korrigieren und erneut senden.
- Ablehnen, mit einer Begründung, wenn die Ausgabe nicht bezahlt werden soll.
- Genehmigen, wenn Ihr Unternehmen einen anderen Nachweis akzeptiert. Hinterlassen Sie einen Kommentar mit der Begründung, damit das Finanzteam sie später sehen kann.
Den Beleg verpflichtend oder optional machen (Admins)
Übersicht
Standardmäßig brauchen reguläre Ausgaben einen Beleg: Mitarbeitende können sie nicht ohne senden. Wenn Ihr Tarif die Anpassung des Ausgabenformulars umfasst, kann ein Admin den Beleg optional machen. Kilometerpauschalen und Tagespauschalen brauchen keinen Beleg.
So geht's
- Gehen Sie zu Einstellungen > Ausgaben und klicken Sie unter Konfiguration auf Ausgabenformular.
- Öffnen Sie Reguläre Ausgabe und scrollen Sie zum Feld Beleg. Es zeigt Pflichtfeld, wenn ein Beleg erforderlich ist.
- Zum Ändern klicken Sie auf das Einstellungssymbol (Zahnrad) neben Beleg, schalten den Schalter Pflichtfeld ein (Beleg erforderlich) oder aus (optional) und klicken auf Akzeptieren.
Tipps und bewährte Vorgehensweisen
- Lassen Sie den Beleg verpflichtend, außer Sie haben einen guten Grund. So vermeiden Sie am einfachsten Ausnahmen.
- Halten Sie Ausnahmen in einem Kommentar fest an der Ausgabe. Kommentare bleiben an der Ausgabe.
- Digital zertifizierte Dokumente (Spanien, Frankreich, Italien) signieren oder archivieren die digitale Kopie eines Belegs. Ob Sie das Papier trotzdem brauchen, hängt von den lokalen Vorschriften ab: Klären Sie das mit Ihrer Steuerberatung. Siehe Digital zertifizierte Belege: welche Länder und was das bedeutet.
- Gehen Sie mit den Ausgabenprüfungen weiter. Siehe FAQ 5 und Wie überprüfe ich Ausgaben anhand meiner Ausgabenrichtlinie?.
- Verwandt: Wie hinterlasse ich einen Kommentar zu einer Ausgabe? · Kartenausgaben und manuelle Ausgaben · Wie erkennt Factorial doppelte Ausgaben und andere Fehler automatisch?
Fehlerbehebung und FAQ
Fehlerbehebung
Ein Mitarbeitender hat eine Ausgabe ohne Beleg gesendet.
Der Beleg ist in Ihrem Ausgabenformular optional. Fordern Sie ihn mit Änderungen anfordern an und erwägen Sie, das Feld Beleg zum Pflichtfeld zu machen.
Die Mitarbeitenden sagen, sie hätten ihn angehängt, aber ich sehe ihn nicht.
Sie haben ihn möglicherweise nach dem Senden angehängt, was nicht möglich ist, solange die Ausgabe aussteht. Bitten Sie sie, Als Entwurf zurücksetzen zu verwenden, ihn anzuhängen und erneut zu senden.
FAQ
1. Kann ich eine Ausgabe ohne Beleg senden?
Nur, wenn Ihr Unternehmen den Beleg optional gemacht hat. Wenn Sie versuchen, ohne zu senden, und er erforderlich ist, sehen Sie Überprüfen Sie Ihre Ausgabendetails mit Dateien als fehlend. Hängen Sie andernfalls zuerst einen an.
2. Brauchen Kilometerpauschalen und Tagespauschalen einen Beleg?
Nein. Sie können trotzdem Belege als Nachweis anhängen.
3. Brauchen Kartenausgaben einen Beleg?
Ja. Das Unternehmen hat bezahlt, aber der Beleg wird weiterhin für die Genehmigung und die Buchhaltung gebraucht.
4. Ich habe den Beleg verloren. Was kann ich tun?
Bitten Sie den Händler um eine Kopie oder laden Sie die Rechnung aus Ihrer Buchung oder Ihrem Online-Konto herunter. Wenn Sie keine bekommen, fragen Sie Ihr Finanzteam, welchen Nachweis es akzeptiert, zum Beispiel eine Buchungsbestätigung, und hängen Sie ihn an.
5. Kann One Belege anhand unserer Richtlinie prüfen?
Ja, mit den Ausgabenprüfungen. Die vorgefertigten Prüfungen enthalten Belegregeln: Jede reguläre Ausgabe hat einen lesbaren Beleg oder eine Rechnung, ein Kartenterminal-Zettel reicht nicht, und der Beleg listet auf, was gekauft wurde. One prüft das bei jeder Ausgabe und sagt den Mitarbeitenden Bescheid, bevor sie senden. Siehe Wie überprüfe ich Ausgaben anhand meiner Ausgabenrichtlinie?.
6. Kann jedes Unternehmen den Beleg optional machen?
Den Beleg optional zu machen, erfordert die Anpassung des Ausgabenformulars, die von Ihrem Tarif abhängt. Ihr Account Manager kann das bestätigen. Ohne sie brauchen reguläre Ausgaben immer einen Beleg.