Has perdut un rebut o no saps si pots enviar una despesa sense rebut? Per defecte, les despeses ordinàries necessiten un rebut, de manera que, si no n'hi ha, l'aprovació s'endarrereix i la comptabilitat queda sense justificant. Factorial recorda a les persones que afegeixin el rebut dels pagaments amb targeta i ajuda qui revisa les despeses a retornar les que no són clares.

Afegeix el rebut que falta (treballadors/es)

Descripció general

Rebràs un recordatori quan falti un rebut:

• Després d'un pagament amb targeta Factorial, una notificació al mòbil et demana que hi afegeixis el rebut.
• Si tens esborranys de despeses pendents, reps el recordatori Despeses en esborrany.
• Si intentes enviar una despesa sense un rebut obligatori, veuràs Revisa les dades de la despesa amb Fitxers marcat com a camp que falta.

Com fer-ho

1. Obre la despesa a Les meves despeses > Despeses.
2. Afegeix-hi el rebut. Si ja has emplenat les dades, tria Puja perquè no se sobreescriguin.
3. Fes clic a Envia per aprovar.

Revisa les despeses sense un rebut vàlid (aprovadors/es i finances)

Com fer-ho

Quan un rebut falta, no es llegeix o no és vàlid, obre la despesa des de la sol·licitud d'aprovació o des de Despeses > Despeses d'empleats i tria:

• Sol·licita canvis, amb un motiu com ara «Adjunta la factura detallada, si us plau». El/la treballador/a rep una notificació i pot corregir la despesa i tornar-la a enviar.
• Rebutja, amb un motiu, si la despesa no s'ha de pagar.
• Aprova, si la teva empresa accepta un altre justificant. Deixa un comentari amb el motiu perquè l'equip de finances el pugui veure més endavant.

Fes que el rebut sigui obligatori o opcional (admins)

Descripció general

Per defecte, les despeses ordinàries necessiten un rebut: un/a treballador/a no en pot enviar cap sense rebut. Si el teu pla inclou la personalització del formulari de despeses, un/a admin pot fer que el rebut sigui opcional. Les despeses de quilometratge i de dietes no necessiten rebut.

Com fer-ho

1. Ves a Configuració > Despeses i, a Configuració, fes clic a Formulari de despeses.
2. Obre Despesa ordinària i desplaça't fins al camp Document. Quan el rebut és obligatori, hi apareix Obligatori.
3. Per canviar-ho, fes clic a la icona de configuració (engranatge) del costat de Document, activa (rebut obligatori) o desactiva (opcional) l'interruptor Obligatori i fes clic a Accepta.

Solució de problemes i preguntes freqüents

Solució de problemes

Un/a treballador/a ha enviat una despesa sense rebut.
Al vostre formulari de despeses, el rebut és opcional. Demana'l amb Sol·licita canvis i planteja't fer obligatori el camp Document.

El/la treballador/a diu que l'ha adjuntat, però no el veig.
Potser l'ha intentat adjuntar després d'enviar la despesa, cosa que no es pot fer mentre està pendent. Demana-li que faci servir Torna a esborrany, que l'adjunti i que la torni a enviar.

Preguntes freqüents

1. Puc enviar una despesa sense rebut?
   Només si la teva empresa ha fet que el rebut sigui opcional. Si intentes enviar-la sense rebut i és obligatori, veuràs Revisa les dades de la despesa amb Fitxers marcat com a camp que falta. En aquest cas, primer adjunta'n un.
   
2. Les despeses de quilometratge i de dietes necessiten rebut?
   No. Tot i així, hi pots adjuntar documents justificatius.
   
3. Les despeses amb targeta necessiten rebut?
   Sí. L'empresa ja ha pagat, però el rebut continua sent necessari per a l'aprovació i la comptabilitat.
   
4. He perdut el rebut. Què puc fer?
   Demana una còpia al comerç o baixa la factura del teu compte en línia o de la plataforma de reserves. Si no la pots aconseguir, pregunta a l'equip de finances quin justificant accepten (per exemple, una confirmació de reserva) i adjunta'l.
   
5. ONE pot verificar els rebuts segons la nostra política?
   Sí, amb les verificacions de despesa. Les verificacions predefinides inclouen regles sobre els rebuts: cada despesa ordinària ha de tenir un rebut o una factura llegible, el comprovant del datàfon no és suficient i el rebut ha d'indicar què s'ha comprat. ONE ho verifica a cada despesa i ho indica al/a la treballador/a abans que l'enviï. Consulta Verifica les despeses segons la teva política de despeses.
   
6. Totes les empreses poden fer que el rebut sigui opcional?
   Per fer que el rebut sigui opcional cal la personalització del formulari de despeses, que depèn del pla. L'account manager t'ho pot confirmar. Sense aquesta opció, les despeses ordinàries sempre necessiten rebut.