¿Qué es la integración DATEV RDS?

DATEV RDS (Rechnungsdatenservice) envía tus gastos aprobados de Factorial, los datos de la factura más el recibo, directamente a la bandeja de entrada de tu asesor fiscal en DATEV Unternehmen Online (DUO). Los registros llegan pre-codificados con números de cuenta y códigos de IVA. Tu asesor los revisa, ajusta si es necesario y los registra en el libro mayor. A diferencia de la exportación de archivos DATEV, no hay un archivo que descargar o subir: Factorial envía los datos a DATEV a través de su API.

Cómo funciona

1. Instala DATEV RDS desde el Marketplace.
2. Conéctate a DATEV una vez por la empresa. Inicias sesión a través de DATEV con SmartLogin o SmartCard.
3. Para cada entidad legal, selecciona su conjunto de datos DATEV (Berater plus Mandant) de la lista que muestra Factorial.
4. Establece las cuentas acreedoras por defecto:
   • Cuentas colectivas de proveedores
   • Cuenta para gastos de tarjeta pagados por la empresa
     Luego, confirma la asignación de códigos de IVA a BU:
     • 19% → 3
     • 7% → 2
     • 0% → 40
5. Revisa el panel de preparación. Te indica si cada conjunto de datos puede recibir una importación y si tus cuentas asignadas se ajustan a la longitud de cuenta del conjunto de datos. También nombra exactamente qué categorías o cuentas aún necesitan atención.

Exportando gastos

1. En Gastos, selecciona los gastos aprobados que deseas exportar y haz clic en Exportar a DATEV.
2. Factorial agrupa los gastos por entidad legal y por mes contable y los envía a DATEV.
3. Sigue el progreso en el registro de procesamiento. Los registros llegan a la bandeja de entrada DUO (Belegablage) del asesor, pre-codificados.
4. Tu asesor fiscal revisa los registros, los ajusta si es necesario y los registra en el libro mayor.

Alcance

La integración:

• Exporta gastos regulares, kilometraje y dietas.
• Envía datos en una sola dirección, de Factorial a DATEV.
• Crea un registro de accountsPayableLedger por cada gasto, o uno por tasa de IVA cuando el gasto tiene un desglose de múltiples tasas.

Qué se envía

Los siguientes campos se sincronizan:

• Fecha y monto
• Cuenta G/L (Sachkonto): de tu asignación de cuentas por entidad legal en Factorial
• Cuenta acreedora (Personenkonto): la cuenta del empleado, o la cuenta colectiva de proveedores, para reembolsos; la cuenta de tarjeta para gastos pagados por la empresa
• Tasa de IVA y su código BU
• Texto de booking, número de documento, nombre del proveedor
• Moneda y tipo de cambio, cuando sea aplicable
• Centro de costos (KOST1)
• Archivo de recibo para cada gasto

Limitaciones

• Solo entidades legales alemanas.
• Necesita la configuración contable: las cuentas G/L provienen de tu asignación de categorías a cuentas en Factorial. El panel de preparación señala cualquier categoría o cuenta que falte o que no se ajuste al conjunto de datos antes de que exportes.
• El lado de DATEV debe estar listo: el conjunto de datos necesita tener activa la gestión de documentos (Belege online), y tu usuario de DATEV necesita permiso para el servicio.
• Las correcciones se realizan en DATEV: los registros llegan a la bandeja de entrada DUO para que el asesor los revise y los registre; no se escriben directamente en el libro mayor.
• Centros de costos: un KOST1 por registro. KOST2 (Kostenträger) y códigos BU de inversión inversa transfronteriza aún no están cubiertos.