Este artículo es para: equipos de finanzas, administradores/as y aprobadores/as.
Conoce a dónde va el dinero de tu empresa sin crear una hoja de cálculo. La pestaña de Informe te da los totales por estado, categoría, empleado/a, equipo y centro de costos; la lista de gastos te muestra los gastos detrás de ellos, y One, nuestro asistente de IA, responde cualquier otra cosa.
Lo que necesitas: permiso para ver los gastos. Verás los gastos que cubre ese permiso (tu equipo, una entidad legal o toda la empresa).
La página de Informe
Cómo usar
- Ve a Gastos > Gastos de empleados/as, luego abre la pestaña de Informe.
- Elige el periodo con el selector de fecha en la esquina superior derecha.
- Revisa primero el filtro de Moneda: el informe muestra una moneda a la vez, y puede que no empiece con la tuya. Si algunos gastos están en otra moneda, un aviso te dirá que fueron filtrados: cambia el filtro de Moneda para verlos.
- Restringe más con los otros filtros: Entidad legal, Tipo de gasto, Empleado/a y Proyecto.
- Para ver los gastos detrás de un widget, haz clic en su título. La lista de gastos se abrirá con los mismos filtros.
Los widgets muestran los totales pendientes y aprobados, el embudo de estado, el gasto por categoría, empleado/a, equipo y centro de costos, y la tendencia mensual (ver FAQ 9).
La lista de gastos
Cómo usar
- Ve a Gastos > Gastos de empleados/as > Gastos.
- Filtra por fecha (Fecha del documento, Fecha de creación, Fecha del informe, Fecha de aprobación), estado, categoría, propietario/a y más.
- Muestra u oculta columnas, y exporta el resultado. Consulta ¿Cómo exporto gastos?.
Preguntar a One
Cómo usar
- Abre One desde cualquier lugar en Factorial.
- Haz tu pregunta en palabras simples, por ejemplo "Muestra las tendencias de gasto de los últimos 6 meses por centro de costos." One responde con una tabla o un gráfico.
- Refina con un seguimiento, como "solo la entidad legal de Madrid".
Consejos y Mejores Prácticas
- Revisa el embudo cada semana. El dinero atascado en Aprobado está esperando ser reembolsado.
- Usa la tendencia antes de las reuniones de presupuesto. Elige al menos un trimestre para que el gráfico tenga suficientes meses.
- Pide a One las preguntas puntuales, y reserva la página de Informe para la rutina semanal.
Artículos relacionados: ¿Cómo exporto gastos? · ¿Cómo cierro el mes en Gastos? Una lista de verificación para finanzas · Gastos en otra moneda
Solución de problemas y FAQ
Solución de problemas
"La tendencia requiere un marco temporal más largo".
Elige un periodo de al menos un trimestre, o haz clic en Ver este trimestre.
La página de Informe muestra 0.00, o los totales parecen más bajos de lo esperado.
- Algunos gastos están en otra moneda: la página de Informe muestra una moneda a la vez, así que cambia el filtro de Moneda.
- Solo ves los gastos que cubre tu permiso.
One dice que no encontró gastos.
One solo lee los gastos que puedes ver. Revisa el periodo y los filtros en tu pregunta, o pregunta a un/a administrador/a sobre tu acceso.
FAQ
1. ¿Se pueden filtrar los gastos por la fecha en que se pagaron?
No en la lista ni en la página de Informe. Pregunta a One, por ejemplo "¿Qué gastos se pagaron en octubre?", o añade la columna de Fecha de pago a una exportación avanzada y filtra en tu hoja de cálculo.
2. ¿Puedo exportar la página de Informe?
No. Exporta la lista de gastos en su lugar, o pregunta a One por la tabla que necesites.
3. ¿Los informes se actualizan en tiempo real?
La página de Informe lee tus gastos cada vez que la abres o cambias un filtro. Recárgala para ver las cifras más recientes.
4. ¿Por qué se cuenta el mismo gasto en dos equipos?
Para las personas en más de un equipo, sus gastos se cuentan en el total de cada equipo. Los centros de costos son diferentes: allí, el gasto se divide según el porcentaje de la persona en cada centro de costos.
5. ¿Es "informe de gastos" lo mismo que la página de Informe?
No. Un grupo de gastos (a veces llamado informe) es un conjunto de gastos que un/a empleado/a presenta juntos, por ejemplo, un viaje. La página de Informe muestra totales para todos los gastos.
6. ¿Qué preguntas responde la página de Informe?
Cuánto está esperando aprobación, cuánto ha sido aprobado y aún debe ser pagado, y a dónde va el dinero. Cada total se compara con el periodo anterior.
7. ¿Cuándo debo usar la lista de gastos, y qué filtros tiene?
Usa la lista cuando necesites los gastos en sí, no totales: cada gasto con su estado, cantidad, categoría y alertas. Filtros: Fecha del documento, Fecha de creación, Fecha del informe, Fecha de aprobación, estado, categoría, subcategoría, moneda, propietario/a, entidad legal, proyecto, alertas y más. Puedes filtrar, mostrar u ocultar columnas y exportar el resultado.
8. ¿Qué puedo preguntar a One sobre gastos?
One lee los gastos que tienes permitido ver y responde en segundos con una tabla o un gráfico. Es la forma más rápida de responder lo que la página de Informe no cubre, como una comparación, un ranking o un periodo de tu elección. Por ejemplo: "Muestra las tendencias de gasto de los últimos 6 meses por centro de costos.", "¿Qué 10 empleados/as gastaron más en viajes este año?", "¿Cuánto gastamos en comidas en el tercer trimestre, por equipo?", "¿Qué gastos se pagaron entre el 1 y el 15 de octubre?", "¿Cuántos gastos están pendientes de mi aprobación?"
9. ¿Qué muestra cada widget en la página de Informe?
| Widget | Lo que te dice |
|---|---|
| Gastos pendientes | Cuánto está esperando aprobación, reembolsable y no, frente al último periodo |
| Gastos aprobados | Cuánto está aprobado, reembolsable y no, frente al último periodo |
| Embudo de estado de gastos | Cuántos gastos y cuánto dinero están Pendientes, Aprobados, En nómina, Enviado a pagar y Pagados |
| Gastos por categoría | A dónde va el dinero: viajes, comidas, hoteles… |
| Gastos por empleado/a | Quién gasta más |
| Gastos por equipo | Gasto por equipo |
| Gastos por centro de costos | Gasto por centro de costos. Para personas en varios centros de costos, se divide por su porcentaje en cada uno |
| Tendencia de gastos totales | Gasto mes a mes (elige al menos un trimestre) |
10. ¿Cómo veo totales por empleado/a, categoría o centro de costos?
En la pestaña de Informe, abre Gastos por empleado/a, Gastos por categoría o Gastos por centro de costos. Cada uno muestra el total para el periodo y filtros que elegiste. Haz clic en el título de un widget para ver los gastos detrás de él, o pregunta a One, por ejemplo "Total de gasto por empleado/a este trimestre."
11. ¿Puedo obtener un informe de gastos automáticamente cada semana o mes?
No. Los informes y exportaciones se realizan manualmente. Abre la pestaña de Informe, o pregunta a One, cada vez que necesites las cifras más recientes.