Aquest article és per: equips financers, administradors/es i aprovadors/es.
Saps on va a parar el diner de la teva empresa sense haver de crear una fulla de càlcul. La pestanya Informe et proporciona els totals per estat, categoria, empleat/da, equip i centre de costos; la llista de despeses et mostra les despeses darrere d'elles, i One, el nostre assistent d'IA, respon a qualsevol altra cosa.
El que necessites: permís per veure les despeses. Veus les despeses que cobreix aquest permís (el teu equip, una entitat legal o tota l'empresa).
La pàgina d'Informe
Com utilitzar
- Ves a Despeses > Despeses d'empleats, després obre la pestanya Informe.
- Tria el període amb el selector de dates a la part superior dreta.
- Comprova primer el filtre Moneda: l'informe mostra una moneda alhora, i pot ser que no comenci amb la teva. Si algunes despeses són en una altra moneda, un avís et diu que han estat filtrades: canvia el filtre Moneda per veure-les.
- Refina-ho amb els altres filtres: Entitat legal, Tipus de despesa, Empleat/da i Projecte.
- Per veure les despeses darrere d'un widget, fes clic al seu títol. La llista de despeses s'obre amb els mateixos filtres.
Els widgets mostren totals pendents i aprovats, el funel d'estatus, despesa per categoria, empleat/da, equip i centre de costos, i la tendència mensual (vegeu FAQ 9).
La llista de despeses
Com utilitzar
- Ves a Despeses > Despeses d'empleats > Despeses.
- Filtra per data (Data del document, Data de creació, Data de l'informe, Data d'aprovació), estat, categoria, propietari/a i més.
- Mostra o amaga columnes, i exporta el resultat. Vegeu Com exporto les despeses?.
Pregunta a One
Com utilitzar
- Obre One des de qualsevol lloc de Factorial.
- Fes la teva pregunta en paraules clares, per exemple "Mostra les tendències de despesa dels últims 6 mesos per centre de costos." One respon amb una taula o un gràfic.
- Refina-ho amb un seguiment, com "només l'entitat legal de Madrid".
Consells i Bones Pràctiques
- Comprova el funel cada setmana. Els diners encallats en Aprovats estan esperant a ser retornats.
- Utilitza la tendència abans de les reunions de pressupost. Tria almenys un trimestre perquè el gràfic tingui prou mesos.
- Pregunta a One per a preguntes puntuals, i mantingues la pàgina d'Informe per a la rutina setmanal.
Articles relacionats: Com exporto les despeses? · Com tanco el mes en Despeses? Una llista de verificació per a finances · Despeses en una altra moneda
Resolució de problemes i FAQ
Resolució de problemes
"La tendència requereix un període de temps més llarg".
Tria un període d'almenys un trimestre, o fes clic a Veure aquest trimestre.
La pàgina d'Informe mostra 0.00, o els totals semblen més baixos del que s'esperava.
- Algunes despeses són en una altra moneda: la pàgina d'Informe mostra una moneda alhora, així que canvia el filtre Moneda.
- Només veus les despeses que cobreix el teu permís.
One diu que no ha trobat despeses.
One només llegeix les despeses que pots veure. Comprova el període i els filtres a la teva pregunta, o pregunta a un administrador/a sobre el teu accés.
FAQ
1. Es poden filtrar les despeses per la data en què es van pagar?
No a la llista ni a la pàgina d'Informe. Pregunta a One, per exemple "quines despeses es van pagar a l'octubre?", o afegeix la columna Data de pagament a una exportació avançada i filtra-ho a la teva fulla de càlcul.
2. Puc exportar la pàgina d'Informe?
No. Exporta la llista de despeses en canvi, o pregunta a One per la taula que necessites.
3. Els informes s'actualitzen en temps real?
La pàgina d'Informe llegeix les teves despeses cada vegada que l'obres o canvies un filtre. Torna a carregar-la per veure les últimes xifres.
4. Per què la mateixa despesa es compta en dos equips?
Per a persones en més d'un equip, les seves despeses es compten en el total de cada equip. Els centres de costos són diferents: allà, la despesa es divideix pel percentatge de la persona en cada centre de costos.
5. És "informe de despeses" el mateix que la pàgina d'Informe?
No. Un grup de despeses (de vegades anomenat informe) és un conjunt de despeses que un empleat/da presenta conjuntament, per exemple un viatge. La pàgina d'Informe mostra totals per a totes les despeses.
6. Quines preguntes respon la pàgina d'Informe?
Quin import està esperant aprovació, quin import ha estat aprovat i encara ha de ser pagat, i on va a parar el diner. Cada total es compara amb el període anterior.
7. Quan he d'utilitzar la llista de despeses, i quins filtres té?
Utilitza la llista quan necessitis les despeses en si, no els totals: cada despesa amb el seu estat, import, categoria i alertes. Filtres: Data del document, Data de creació, Data de l'informe, Data d'aprovació, estat, categoria, subcategoria, moneda, propietari/a, entitat legal, projecte, alertes i més. Pots filtrar, mostrar o amagar columnes i exportar el resultat.
8. Què puc preguntar a One sobre les despeses?
One llegeix les despeses que estàs autoritzat/da a veure i respon en segons amb una taula o un gràfic. És la manera més ràpida de respondre allò que la pàgina d'Informe no cobreix, com una comparació, un rànquing o un període de la teva elecció. Per exemple: "Mostra les tendències de despesa dels últims 6 mesos per centre de costos.", "Quins 10 empleats/es han gastat més en viatges aquest any?", "Quant hem gastat en àpats en el T3, per equip?", "Quines despeses es van pagar entre el 1 i el 15 d'octubre?", "Quantes despeses estan pendents de la meva aprovació?"
9. Què mostra cada widget a la pàgina d'Informe?
| Widget | Què t'informa |
|---|---|
| Despeses pendents | Quin import està esperant aprovació, reembossable i no, en comparació amb el període anterior |
| Despeses aprovades | Quin import està aprovat, reembossable i no, en comparació amb el període anterior |
| Funel d'estatus de despeses | Quantes despeses i quin import són Pendents, Aprovats, En nòmina, Enviats per pagar i Pagats |
| Despeses per categoria | On va a parar el diner: viatges, àpats, hotels… |
| Despeses per empleat/da | Qui gasta més |
| Despeses per equip | Despesa per equip |
| Despeses per centre de costos | Despesa per centre de costos. Per a persones en diversos centres de costos, es divideix pel seu percentatge en cadascun |
| Tendència total de despeses | Despesa mes a mes (tria almenys un trimestre) |
10. Com veig totals per empleat/da, categoria o centre de costos?
En la pestanya Informe, obre Despeses per empleat/da, Despeses per categoria o Despeses per centre de costos. Cada un mostra el total per al període i filtres que has triat. Fes clic al títol d'un widget per veure les despeses darrere d'ell, o pregunta a One, per exemple "Total de despesa per empleat/da aquest trimestre."
11. Puc obtenir un informe de despesa automàticament cada setmana o mes?
No. Els informes i exportacions es fan manualment. Obre la pestanya Informe, o pregunta a One, sempre que necessitis les últimes xifres.