Ahora puedes pedir a One que envíe mensajes en tu nombre directamente a través de Factorial Chat. One identifica a las personas adecuadas, redacta un mensaje personalizado para cada persona y lo envía solo después de que lo revises y apruebes. Esto te ayuda a ahorrar tiempo al enviar recordatorios, compartir actualizaciones o recopilar información de varias personas.
Puedes usar esta función tanto en la aplicación web como en la móvil de Factorial.
Resumen
One puede ayudarte a enviar mensajes individuales y personalizados a múltiples personas en Factorial Chat. En lugar de encontrar a cada persona y escribir cada mensaje manualmente, puedes describir a quién quieres contactar y qué deseas decir con tus propias palabras.
One identifica a los destinatarios, prepara los mensajes y solicita tu aprobación antes de enviar nada. Cada persona recibe un mensaje directo privado de tu parte, marcado como escrito con One. Los destinatarios pueden responderte directamente en Factorial Chat.
Cuándo y por qué usarlo
Usa One para enviar mensajes personalizados cuando necesites contactar a varias personas sobre un tema compartido, pero quieras que cada persona reciba un mensaje individual.
Los casos de uso comunes incluyen:
- Recordatorios sobre tareas pendientes: Contacta a las personas que no han enviado sus gastos o completado sus entradas de tiempo.
- Recordatorios de plazos: Recuerda a equipos específicos sobre plazos próximos, como evaluaciones de desempeño o metas trimestrales.
- Recopilación de información faltante: Pide a las personas que completen detalles faltantes en sus perfiles, como información de contacto de emergencia.
- Actualizaciones del equipo: Comparte información con tus informes directos o miembros de un equipo en particular.
- Dar la bienvenida a nuevos integrantes: Envía mensajes de bienvenida personalizados que mencionen el equipo o gerente de cada persona.
- Preguntas rápidas: Pregunta a varias personas sobre su disponibilidad o comentarios y recibe sus respuestas en chats privados.
Esta función es particularmente útil cuando necesitas llegar a las personas adecuadas rápidamente sin enviar un mensaje grupal genérico.
Cómo usar
1. Pide a One que envíe un mensaje
Abre One en Factorial y describe a quién quieres contactar y qué quieres decir.
Por ejemplo:
- "Encuentra a las personas que no han enviado sus gastos y pídeles que los actualicen"
- "Recuerda a todos con entradas de tiempo incompletas este mes que completen sus hojas de tiempo"
- "Informa a mis informes directos sobre el nuevo horario de oficina"
Sé lo más específico posible sobre los destinatarios y el mensaje que deseas enviar.
2. Revisa los destinatarios
One identifica a las personas que coinciden con tu solicitud y muestra la lista de destinatarios.
- Revisa la lista para asegurarte de que las personas adecuadas estén incluidas
- Si estás enviando un mensaje a un grupo, desmarca a cualquiera que no quieras contactar antes de continuar
- Recuerda que One solo puede enviar mensajes a personas a las que tienes acceso y que usan Factorial Chat
Si alguien no puede ser contactado, One te dirá su nombre.
3. Revisa el mensaje
One prepara el mensaje basado en tus instrucciones.
- Para mensajes personalizados, One puede usar el primer nombre de cada persona y detalles relevantes, como su equipo o gerente
- Para un mensaje personal, One te muestra un ejemplo de la versión preparada para un destinatario
- Verifica que la redacción, el tono y la información sean correctos antes de continuar
Si deseas eliminar a alguien de la lista de destinatarios, puedes desmarcar a las personas de la lista de destinatarios antes de continuar con un mensaje grupal. Revisa la lista antes de pasar al paso de aprobación del mensaje.
4. Aprueba y envía
Revisa el diálogo de confirmación y aprueba la acción de envío.
No se envía nada hasta que apruebes los mensajes. Una vez que confirmes, One envía cada mensaje como un mensaje directo privado de tu parte a través de Factorial Chat. Cada mensaje está marcado como escrito con One.
Cada acción de envío puede alcanzar hasta 25 personas. Si necesitas contactar a más personas, es posible que debas dividir a los destinatarios en múltiples acciones de envío.
5. Verifica el estado de entrega
Después de enviar los mensajes, puedes preguntar a One qué sucedió.
Por ejemplo, pregunta: "¿Todos lo recibieron?"
One informa, persona por persona, quién recibió el mensaje. Si alguien no pudo ser contactado, One puede identificarlos para que sepas qué destinatarios no fueron contactados.
Consejos y mejores prácticas
- Sé específico sobre tus destinatarios. Puedes identificar a las personas por equipo, gerente o información relevante, como tareas pendientes o detalles faltantes en el perfil.
- Explica el propósito del mensaje. Dile a One qué necesitan hacer los destinatarios e incluye cualquier plazo relevante.
- Solicita personalización cuando sea necesario. Por ejemplo, pide a One que salude a cada persona por su primer nombre y mencione su equipo.
- Revisa la lista de destinatarios cuidadosamente. Elimina a cualquiera que no deba recibir el mensaje antes de continuar.
- Revisa el borrador antes de aprobarlo. Asegúrate de que el mensaje sea claro, preciso y apropiado para los destinatarios.
- Mantén los mensajes concisos y accionables. Explica lo que la persona necesita hacer y cuándo debe hacerlo.
- Verifica los resultados después de enviar. Pregunta a One quién recibió los mensajes si necesitas hacer un seguimiento con alguien.
FAQ
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¿Puede One enviar mensajes en mi nombre?
Sí. One puede preparar y enviar mensajes directos personalizados de tu parte a través de Factorial Chat, pero solo después de que los revises y apruebes.
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¿Puedo enviar diferentes mensajes a diferentes personas en la misma solicitud?
Sí. One prepara una versión personalizada para cada destinatario, utilizando detalles como su primer nombre y otra información relevante cuando sea apropiado.
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¿Verán los destinatarios el mensaje como un mensaje grupal?
No. Cada destinatario recibe un mensaje directo individual y privado de tu parte en Factorial Chat. El mensaje está marcado como escrito con One.
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¿Pueden los destinatarios responder a estos mensajes?
Sí. Los destinatarios pueden responderte directamente en su conversación privada de Factorial Chat.
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¿Puedo elegir quién recibe el mensaje?
Sí. One te muestra los destinatarios que ha identificado. Para mensajes grupales, puedes desmarcar a las personas antes de continuar.
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¿Envía One mensajes automáticamente sin mi aprobación?
No. One te muestra primero la lista de destinatarios y el borrador del mensaje. Debes aprobar la acción de envío en el diálogo de confirmación antes de que se envíen mensajes.
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¿Puede One enviar mensajes a cualquiera en mi empresa?
No. One solo puede enviar mensajes a personas a las que tienes acceso y que usan Factorial Chat.
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¿Cómo puedo verificar si mis mensajes fueron entregados?
Pregunta a One, "¿Todos lo recibieron?" One te dirá, persona por persona, quién recibió el mensaje.