Cet article s'adresse aux : employés.
Joignez votre reçu, ticket ou facture : c'est ce qui permet à votre approbateur d'approuver la dépense et à votre équipe finance de la comptabiliser. Ajoutez-le à la création de la dépense, ou plus tard, sans perdre ce que vous avez déjà saisi.
Ajouter un reçu à une dépense déjà créée
Vue d'ensemble
Utilisez-le quand vous avez créé la dépense à la main, ou quand vous avez payé avec une carte Factorial et que la dépense attend son reçu. Vous créez une nouvelle dépense ? Partez plutôt du reçu et Factorial remplit la dépense : consultez Comment créer une dépense ?.
Mode d'emploi
Sur l'application mobile
- Ouvrez la dépense depuis Dépenses.
- Dans Document joint, ajoutez une photo ou un fichier.
- Enregistrez, puis appuyez sur Envoyer pour approbation.
Payé avec une carte Factorial ? Appuyez sur la notification de reçu sur votre téléphone et prenez une photo : One, notre assistant IA, la joint et envoie la dépense. Consultez Comment soumettre des dépenses en envoyant des reçus à One ?.
Sur le web
- Ouvrez la dépense depuis Mes dépenses > Mes notes de frais. Sans reçu, vous verrez « Vérifiez les détails de la dépense : champ obligatoire manquant : Fichiers ».
- À droite, cliquez sur Téléverser un document (ou faites glisser le fichier sur cette zone).
- In the Upload a file window, choose:
- Téléverser : joint le fichier sans modifier aucun champ.
- Scanner et remplir automatiquement : lit le fichier et remplit la dépense, en écrasant ce que vous avez saisi.
- Vérifiez l'aperçu du reçu et cliquez sur Enregistrer. L'avertissement de fichier manquant disparaît.
- Cliquez sur Envoyer pour approbation.
Documents certifiés numériquement (Espagne, France, Italie)
Vue d'ensemble
En Espagne, en France et en Italie, si votre entreprise l'a activé, Factorial signe numériquement (Espagne, France) ou archive (Italie) le reçu que vous téléversez, ce qui garantit une copie numérique protégée. La nécessité de conserver le papier dépend des règles locales : demandez à votre conseiller fiscal. La fenêtre Téléverser un document vous indique si la fonction est activée. Si elle indique que le document numérique ne remplace pas le document physique, conservez le papier comme le demande votre entreprise. Consultez Reçus certifiés numériquement : dans quels pays et ce que cela signifie.
Conseils et bonnes pratiques
- Ajoutez le reçu dès que vous payez. Les dépenses par carte restent en brouillon tant que vous ne l'avez pas fait, et vous recevrez des rappels.
- Choisissez Téléverser, et non Scanner et remplir automatiquement, quand les informations saisies sont correctes et que vous devez seulement ajouter un justificatif.
- Joignez un justificatif supplémentaire si nécessaire, par exemple une confirmation de réservation à côté de la facture d'hôtel. Vous pouvez joindre plusieurs fichiers à une dépense.
- Voir aussi : Pourquoi mon reçu ne se téléverse-t-il pas, ou pourquoi a-t-il été mal lu ? · Dépenses sans reçu · Dépenses par carte et dépenses manuelles
Dépannage et FAQ
Dépannage
Mon montant et ma date ont changé après l'ajout d'un fichier.
Vous avez choisi Scanner et remplir automatiquement, qui remplit la dépense à partir du fichier. Corrigez les champs, ou retirez le fichier et ajoutez-le de nouveau avec Téléverser.
« Impossible d'envoyer pour approbation » et Fichiers est indiqué comme manquant.
Votre entreprise exige un reçu pour ce type de dépense. Joignez-en un et envoyez de nouveau.
Le fichier ne se téléverse pas.
Consultez Pourquoi mon reçu ne se téléverse-t-il pas, ou pourquoi a-t-il été mal lu ?.
FAQ
1. Quels formats puis-je joindre ?
PDF, PNG, JPG ou JPEG. Les photos d'iPhone (HEIC) sont converties pour vous. Les grandes photos sont compressées ; un fichier qui dépasse encore 10 Mo ne peut pas être téléversé.
2. Puis-je joindre plusieurs fichiers à une dépense ?
Oui. Joignez chacun comme fichier séparé.
3. Dois-je conserver le reçu papier ?
Factorial ne peut pas en décider à votre place : cela dépend des règles de votre pays et de la politique de votre entreprise. Là où votre entreprise a activé les documents certifiés numériquement (Espagne, France, Italie), Factorial signe ou archive la copie numérique, mais vérifiez auprès de votre conseiller fiscal ou de l'équipe finance avant de jeter quoi que ce soit. Si la fonction n'est pas activée, conservez le papier comme le demande votre entreprise.
4. Puis-je ajouter ou modifier un reçu après avoir envoyé la dépense ?
Pas tant qu'elle attend l'approbation, ni après son approbation ou son rejet. Tant qu'elle est En attente, retirez-la d'abord avec Remettre en brouillon. Consultez Comment modifier ou retirer une dépense ?.
5. Puis-je envoyer une dépense ordinaire sans reçu ?
En général non : la plupart des entreprises exigent un reçu sur les dépenses ordinaires, donc Factorial n'en enverra pas sans reçu. Consultez Dépenses sans reçu.
6. Quelle est la façon la plus rapide de joindre un reçu à une nouvelle dépense ?
Partez du reçu : allez dans Mes dépenses > Mes notes de frais, cliquez sur Nouvelle dépense > Dépense ordinaire, déposez le reçu dans Téléverser un document, vérifiez les informations renseignées par Factorial et cliquez sur Envoyer pour approbation. Étapes complètes : Comment créer une dépense ?.
7. Factorial demande-t-il Téléverser ou Scanner et remplir automatiquement pour les frais kilométriques et les indemnités journalières ?
Non. Pour les frais kilométriques et les indemnités journalières, le fichier est joint sans cette question.
8. Que se passe-t-il après l'enregistrement d'un reçu sur une dépense ?
L'avertissement de fichier manquant disparaît. Si votre entreprise utilise les contrôles des dépenses, Factorial vérifie aussi la dépense par rapport à votre politique.
9. Comment mon entreprise active-t-elle les documents certifiés numériquement ?
Un administrateur ayant l'autorisation Peut accéder aux paramètres des dépenses va dans Paramètres > Dépenses, sous Configuration > Documents certifiés numériquement, et accepte les conditions. L'option n'apparaît que pour les entreprises ayant une entité juridique en Espagne, en France ou en Italie, et dépend de votre offre : votre Account Manager peut le confirmer. Les reçus téléversés avant l'acceptation des conditions ne sont pas signés.