Überblick

Kaufarten bestehen aus zwei Hauptkonfigurationen:

1. Antragsformular – enthält die Fragen, die Mitarbeitende beantworten müssen, um ein bestimmtes Produkt oder eine Dienstleistung anzufordern.
2. Workflow – definiert den Prozess, den die Kaufanfrage durchlaufen muss, um genehmigt zu werden.

Schritt 1: Kaufarten aufrufen

Um Kaufarten zu verwalten:

1. Klicke in der Seitenleiste auf Ausgaben
2. Gehe dann zur Einstellungsseite in der oberen rechten Ecke
3. Klicke auf Beschaffung
   

   

Sobald du in den Beschaffungs Einstellungen bist, gehe zum Tab Kaufart. Hier kannst du:

• Vorhandene Kaufarten bearbeiten oder verwalten
• Neue Kaufarten erstellen
• Die beiden ursprünglichen Kaufarten bearbeiten: Neues Produkt oder Software

Schritt 2: Einen neuen Antragsart erstellen

1. Klicke auf Neue Kaufart
2. Gib einen Namen und eine Beschreibung an
3. Klicke auf Speichern
    

Schritt 3: Antragsformular konfigurieren

Standardmäßig stellt das System 7 Fragen bereit, die nicht gelöscht werden können, aber nicht obligatorisch gemacht werden können:

• Antragstitel
• Kosten und Währung
• Lieferantenname
• URL des Produkts
• Fälligkeitsdatum
• Beschreibung
   

Um neue Fragen hinzuzufügen:

1. Klicke auf Inhalt hinzufügen
2. Wähle den Fragetyp:
   • Einzelauswahl
   • Multiple Choice
   • Datum
   • Numerisch
   • Text
   • URL
   • Dropdown
   • Abschnitt
3. Vorschau des Formulars mit Vorschau anzeigen
4. Klicke auf Speichern, wenn du fertig bist
   

   Wenn kein Workflow festgelegt ist, wird durch Klicken auf Veröffentlichen automatisch ein Standard-Workflow mit einer einzigen Genehmigungsstufe für die Admin-Rolle erstellt.

    

Schritt 4: Workflow konfigurieren

Factorial bietet einen flexiblen visuellen Workflow-Builder.

Workflows mit One erstellen oder bearbeiten

Du kannst One verwenden, um Kaufanfrage-Workflows zu erstellen oder zu bearbeiten, indem du beschreibst, was du in einfacher Sprache einrichten möchtest.

Um es zu verwenden:

1. Öffne einen Antragsart und gehe zum Tab Workflow.
2. Sage One, was du möchtest, dass der Workflow tut.
3. One erstellt oder aktualisiert den Genehmigungsfluss und lässt ihn als Entwurf.
4. Überprüfe den Workflow auf der Leinwand.
5. Klicke auf Veröffentlichen, wenn der Workflow bereit ist.

Du kannst One verwenden, um einen neuen Workflow zu erstellen oder einen bestehenden zu bearbeiten, ohne manuell Knoten zu ziehen und zu verbinden.

Nichts wird veröffentlicht, bis du den Workflow überprüfst und veröffentlichst.

4.1 Workflows verstehen

• Der erste Knoten ist immer ein Trigger (kann nicht bearbeitet oder gelöscht werden)
• Um Schritte hinzuzufügen, klicke auf + unter dem Trigger-Knoten. Drei Blocktypen sind verfügbar:
  1. Bedingung
  2. Aufgabe
  3. Genehmigung

4.2 Bedingungen konfigurieren

• Antragshöhe
• Team des Mitarbeitenden, der die Anfrage einreicht
• Rolle des Mitarbeitenden, der die Anfrage einreicht

4.3 Aufgaben konfigurieren

Aufgaben repräsentieren Aktionen, die abgeschlossen werden müssen:

• Allgemeine Aufgabe – manuelle Aktion, z.B. „Kontaktiere den Lieferanten, um deren Steuerdetails zu erhalten“
• Antragsdokument – ein Dokument hochladen, z.B. „Lade das vom Lieferanten gesendete Angebot hoch“
• Dokument bereitstellen – ein Dokument zur Referenz oder zum Abschluss bereitstellen

Um eine Aufgabe zu konfigurieren:

1. Wähle den Aufgabentyp
2. Gib einen Titel und eine Beschreibung an
3. Weise eine Person zu
4. Gib das Dokument an (sofern zutreffend)
5. Setze ein Fälligkeitsdatum

Aufgaben ermöglichen es, Aktionen vollständig innerhalb von Factorial abzuschließen.

4.4 Genehmigungen konfigurieren

Genehmigungsblöcke bieten drei Optionen:

• Manuelle Genehmigung – weise einen oder mehrere Genehmigende zu, setze erwartete Abschluss-Tage
• Automatische Genehmigung – automatisch genehmigen basierend auf einer Bedingung
• Automatische Ablehnung – automatisch ablehnen basierend auf einer Bedingung

4.5 Delegator für Zuweisende

Um zu verhindern, dass Workflows stagnieren:

• Weise einen Delegator (Person oder Team) für sowohl Aufgaben als auch manuelle Genehmigungen zu
• Dies fungiert als Rückfall, falls der Hauptzugewiesene nicht verfügbar ist

4.6 Versionsgeschichte

Die Versionsgeschichte des Workflows ermöglicht es dir:

• Frühere Versionen zu überprüfen
• Frühere Versionen bei Bedarf wiederherzustellen
   

Um eine Bedingung, Aufgabe oder Genehmigung zu löschen, klicke einfach darauf und du kannst sie bearbeiten oder löschen.