Factorial inclou un detector de duplicats basat en intel·ligència artificial que ajuda els revisors a detectar possibles enviaments duplicats. No bloqueja els enviaments, però mostra alertes perquè els aprovadors i el departament de finances puguin prendre decisions ràpidament. A continuació, trobareu què detecta, on veure les alertes, passos pràctics per resoldre-les, consells de prevenció i què cal fer amb els falsos positius o els casos perduts.

Què busca el detector

El sistema marca possibles duplicats en tres escenaris:

• Dues despeses regulars que semblen la mateixa transacció.
• Dues presentacions de dietes que coincideixen en les mateixes dates.
• Una despesa regular i una de dieta que se superposen en les mateixes dates.

La detecció utilitza una combinació de factors com la proximitat de la data, l'import, el nom del comerciant, la similitud dels rebuts amb OCR, els identificadors de les transaccions amb targeta i el context de l'empleat o del viatge coincident.

On apareixen les alertes

• El remitent encara pot enviar la despesa. No es mostra cap avís al remitent.
• Els revisors i el departament de finances veuen l'alerta:
  • A la barra lateral, aneu a Despeses → La taula Despeses dels empleats inclou una columna Alertes amb una Etiqueta de despesa duplicada . Utilitzeu el filtre Alertes i seleccioneu Despesa duplicada per mostrar només els elements marcats.
  • Al detall de la despesa, obriu la subpestanya Alertes . Allà podeu comparar la despesa amb els altres enviaments que han activat l'alerta, en paral·lel.

Flux de treball del revisor: pas a pas

1. A la barra lateral, aneu a Despeses → Despeses dels empleats i filtreu Alertes = Despesa duplicada
2. Obriu una despesa i feu clic a la subpestanya Alertes per veure els duplicats de candidats un al costat de l'altre. Compareu:
   • Data i hora de la transacció
   • Import del document i import reemborsable
   • Nom del comerciant i ID del comerciant (si està disponible)
   • Imatges de rebuts i nota de l'empleat
   • Estat de les despeses (potser se n'ha rebutjat una)
3. Decidiu una de les accions següents des de la vista Alertes:
   • Aprova qualsevol dels elements (aprova'n un o tots dos si tots dos són legítims)
   • Rebutja qualsevol dels elements (rebutja el duplicat o tots dos si és fraudulent)
   • Descarta l'alerta si no són duplicats
4. Deixeu un breu comentari que enregistri la justificació de la decisió (qui ho va decidir, data, motiu). Aquest comentari apareix a la despesa i passa a formar part del registre d'auditoria.
5. Si rebutgeu o sol·liciteu canvis, seguiu el vostre flux de treball d'excepcions habitual perquè l'empleat pugui corregir o explicar

Gestió de casos límit comuns

• Dietes vs. rebuts reals
  • Si la política només permet un mètode, rebutgeu o sol·liciteu canvis per a l'element que entra en conflicte i anoteu la referència de la política.
  • Si ambdues coses estan permeses (per exemple, dietes més excepcions reemborsades), aproveu-les totes dues i documenteu el motiu.
• Rebuts dividits
  • Si un únic rebut s'ha dividit intencionadament entre els empleats (taxi compartit, àpat en grup), verifiqueu l'assignació i anoteu els rebuts per mostrar les línies dividides. No el rebutgeu si l'assignació és correcta.
• Reemborsaments i càrrecs revertits
  • Si un registre és un reemborsament o nul, feu coincidir el reemborsament amb l'original i aproveu-lo/reconcilieu-lo en conseqüència, en lloc de rebutjar-los tots dos.
• Duplicats de targetes i diners en efectiu
  • De vegades, el titular de la targeta envia tant la despesa generada automàticament per la transacció com la mateixa despesa generada manualment. En aquest cas, comproveu les dades de la despesa i resoleu-ho amb una nota per evitar el pagament doble.

Consells de prevenció per als remitents

• Revisa Les meves despeses → Les meves despeses abans d'enviar per evitar enviaments duplicats.
• Adjunta rebuts clars i anota les divisions quan comparteixis amb els companys.
• No envieu les dietes i el sou real per al mateix dia, tret que la política ho permeti explícitament.
• No envieu despeses pagades amb targeta i manualment pel mateix concepte.
• Quan torneu a enviar la sol·licitud després d'un rebuig, feu referència a la despesa original a la descripció.

Consells per a finances i administració

• Monitoritzar les taxes de duplicació
  • Feu un seguiment dels duplicats marcats al llarg del temps. Un augment de la taxa pot indicar confusió de l'usuari o una necessitat d'ajust del model.
• Accions massives
  • Si està disponible, utilitzeu eines de resolució massiva per descartar o marcar alertes després del mostreig, però sempre conserveu notes per a l'auditoria.
• Alineació de polítiques
  • Assegureu-vos que les polítiques de despeses i dietes estableixin clarament com gestionar les presentacions superposades, de manera que els revisors tinguin una regla coherent a aplicar.

Falsos positius i indicadors perduts

• Es produiran falsos positius. Reviseu sempre la comparació en paral·lel i descarteu l'alerta si els elements són diferents.
• Si trobeu falsos positius freqüents o casos que s'haurien d'haver marcat però no ho han estat, recopileu exemples (identificadors de despeses, dates, captures de pantalla) i poseu-vos en contacte amb el servei d'assistència Factorial perquè es pugui revisar el nostre model de detecció i els llindars.

Quan contactar amb l'assistència

Poseu-vos en contacte amb el suport Factorial si:

• La columna d'Alertes no mostra els duplicats marcats mentre saps que existeixen duplicats.
• La interfície d'usuari d'alertes es comporta incorrectament o l'eina de comparació no mostra les despeses dels candidats.
• Sospiteu un augment sistèmic de falsos positius o duplicats no detectats.

Quan us poseu en contacte amb el servei d'assistència, incloeu un exemple d'ID de despesa, una descripció del motiu pel qual són duplicats i captures de pantalla de la vista Alertes.