Cet article s'adresse à : employés, approbateurs et admins.
Vous avez perdu un reçu, ou vous n'êtes pas sûr de pouvoir envoyer une dépense sans reçu ? Par défaut, les dépenses ordinaires exigent un reçu, donc un reçu manquant ralentit l'approbation et laisse la comptabilité sans justificatif. Factorial rappelle aux personnes les paiements par carte sans reçu et aide les contrôleurs à renvoyer les cas peu clairs.
Ajouter le reçu manquant (employés)
Vue d'ensemble
Vous êtes prévenu quand un reçu manque :
- Après un paiement par carte Factorial, une notification sur votre téléphone vous demande d'ajouter le reçu.
- Si des brouillons de dépenses sont en attente, vous recevez un rappel Dépenses en brouillon.
- Si vous essayez d'envoyer sans reçu obligatoire, vous verrez Vérifiez les détails de votre dépense avec Fichiers indiqué comme manquant.
Comment faire
- Ouvrez la dépense dans Mes dépenses > Mes notes de frais.
- Ajoutez le reçu. Si vous avez déjà renseigné les détails, choisissez Importer pour qu'ils ne soient pas écrasés.
- Cliquez sur Envoyer pour approbation.
Contrôler les dépenses sans justificatif valable (approbateurs et finance)
Comment faire
Quand un reçu est manquant, illisible ou non valable, ouvrez la dépense depuis votre demande d'approbation ou depuis Dépenses > Dépenses des employés, et choisissez :
- Demander des modifications, avec un motif comme « Merci de joindre la facture détaillée ». L'employé est notifié et peut corriger puis renvoyer la dépense.
- Rejeter, avec un motif, si la dépense ne doit pas être payée.
- Approuver, si votre entreprise accepte un autre justificatif. Laissez un commentaire pour expliquer pourquoi, afin que l'équipe finance puisse le voir plus tard.
Rendre le reçu obligatoire ou facultatif (admins)
Vue d'ensemble
Par défaut, les dépenses ordinaires exigent un reçu : un employé ne peut pas en envoyer une sans reçu. Si votre offre inclut la personnalisation du formulaire de dépense, un admin peut rendre le reçu facultatif. Les frais kilométriques et les indemnités journalières n'ont pas besoin de reçu.
Comment faire
- Allez dans Paramètres > Dépenses et, sous Configuration, cliquez sur Formulaire de dépense.
- Ouvrez Dépense ordinaire et faites défiler jusqu'au champ Document. Il affiche Obligatoire quand un reçu est exigé.
- Pour le modifier, cliquez sur l'icône des paramètres (engrenage) à côté de Document, activez (reçu obligatoire) ou désactivez (facultatif) le bouton Obligatoire, puis cliquez sur Accepter.
Conseils et bonnes pratiques
- Gardez le reçu obligatoire sauf bonne raison. C'est le moyen le plus simple d'éviter les exceptions.
- Consignez les exceptions dans un commentaire sur la dépense. Les commentaires restent sur la dépense.
- Les documents certifiés numériquement (Espagne, France, Italie) signent ou archivent la copie numérique d'un reçu. Savoir si vous avez encore besoin du papier dépend de la réglementation locale : vérifiez auprès de votre conseiller fiscal. Voir Reçus certifiés numériquement : quels pays et ce que cela signifie.
- Allez plus loin avec les Contrôles des dépenses. Voir la question 5 de la FAQ et Comment vérifier les dépenses par rapport à ma politique de dépenses ?.
- Voir aussi : Comment laisser un commentaire sur une dépense ? · Dépenses par carte et dépenses manuelles · Comment Factorial détecte-t-il automatiquement les doublons et autres erreurs ?
Dépannage et FAQ
Dépannage
Un employé a envoyé une dépense sans reçu.
Le reçu est facultatif dans votre formulaire de dépense. Demandez-le avec Demander des modifications et envisagez de rendre le champ Document obligatoire.
L'employé dit l'avoir joint, mais je ne le vois pas.
Il l'a peut-être joint après l'envoi, ce qui est impossible tant que la dépense est en attente. Demandez-lui d'utiliser Remettre en brouillon, de le joindre et de renvoyer.
FAQ
1. Puis-je envoyer une dépense sans reçu ?
Uniquement si votre entreprise a rendu le reçu facultatif. Si vous essayez d'envoyer sans reçu alors qu'il est obligatoire, vous verrez Vérifiez les détails de votre dépense avec Fichiers indiqué comme manquant. Sinon, joignez-en un d'abord.
2. Les frais kilométriques et les indemnités journalières ont-ils besoin d'un reçu ?
Non. Vous pouvez tout de même joindre des justificatifs.
3. Les dépenses par carte ont-elles besoin d'un reçu ?
Oui. L'entreprise a payé, mais le reçu reste nécessaire pour l'approbation et la comptabilité.
4. J'ai perdu le reçu. Que puis-je faire ?
Demandez une copie au commerçant, ou téléchargez la facture depuis votre réservation ou votre compte en ligne. Si vous n'en obtenez pas, demandez à votre équipe finance quel justificatif elle accepte, par exemple une confirmation de réservation, et joignez-le.
5. One peut-il vérifier les reçus par rapport à notre politique ?
Oui, avec les Contrôles des dépenses. Les contrôles prêts à l'emploi incluent des règles sur les reçus : chaque dépense ordinaire a un reçu ou une facture lisible, un ticket de terminal de carte ne suffit pas, et le reçu détaille ce qui a été acheté. One les vérifie sur chaque dépense et prévient l'employé avant l'envoi. Voir Comment vérifier les dépenses par rapport à ma politique de dépenses ?.
6. Toutes les entreprises peuvent-elles rendre le reçu facultatif ?
Rendre le reçu facultatif nécessite la personnalisation du formulaire de dépense, qui dépend de votre offre. Votre Account Manager peut le confirmer. Sans elle, les dépenses ordinaires exigent toujours un reçu.