Cet article s'adresse à : employés, approbateurs et équipes finance.
Chaque dépense indique où elle en est, du brouillon au paiement, pour que vous sachiez si vous devez agir ou simplement attendre. Les alertes ajoutent des informations pour la personne qui contrôle, mais ne changent jamais le statut et ne bloquent rien.
Statuts des dépenses
Vue d'ensemble
Une dépense a toujours un seul statut, affiché en haut de la dépense et dans Mes dépenses > Mes notes de frais (les vôtres) ou Dépenses > Dépenses des employés (les dépenses que vous gérez).
| Statut | Ce que cela signifie | Ce que vous pouvez faire |
|---|---|---|
| Brouillon | Créée, non envoyée. Les dépenses par carte commencent ici. | La modifier, ajouter le reçu, l'envoyer ou la supprimer (les dépenses par carte ne peuvent pas être supprimées). |
| En attente | En attente d'approbation. Indique de qui elle attend la décision. | Employé : attendre, ou la retirer avec Remettre en brouillon. Approbateur : approuver, rejeter ou demander des modifications. |
| Modifications demandées | Une personne qui contrôle a demandé une correction. Son motif figure sur la dépense. | La modifier et cliquer de nouveau sur Envoyer pour approbation. |
| Rejetée | L'approbation s'est terminée par un rejet. Le motif figure sur la dépense. | Elle ne peut pas être modifiée. Créez-en une nouvelle, ou demandez à votre admin ou à l'équipe finance de réinitialiser son flux d'approbation s'il s'agit d'une erreur. |
| Approuvée | En attente de remboursement. | Rien : l'équipe finance la paie. |
| Dans la paie | Ajoutée à votre fiche de paie comme remboursement. | Rien : elle est payée avec votre salaire. |
| Envoyée au paiement | Dans un virement bancaire (SEPA) vers vous. | Rien : l'argent est en route. |
| Payée | Remboursée ou réglée. | Rien. |
| Paiement annulé | Le commerçant a annulé le paiement par carte à l'origine d'une dépense par carte, ou il a expiré. | Rien : Factorial le définit automatiquement. |
Résultats des contrôles des dépenses
Vue d'ensemble
Si votre entreprise utilise les Contrôles des dépenses, One, notre assistant IA, vérifie chaque brouillon par rapport à la politique de votre entreprise. Le résultat s'affiche en haut de la dépense et dans la colonne Alertes de la liste. C'est une recommandation, jamais un blocage. Les messages et leur signification sont listés dans la dernière question ci-dessous. Voir aussi Comment vérifier les dépenses par rapport à ma politique de dépenses ?.
Autres alertes
Vue d'ensemble
Factorial ajoute ces alertes de lui-même.
| Alerte | Ce que cela signifie | Qui la voit |
|---|---|---|
| Doublon (Dépense en double potentielle) | Ressemble à une dépense déjà soumise : le même reçu, une dépense par carte et une dépense manuelle pour le même paiement, ou deux indemnités journalières pour les mêmes jours. | Uniquement les personnes qui voient les dépenses de toute l'entreprise. Voir Comment gérer les dépenses en double ?. |
| Conflit de catégorie | Une indemnité journalière et une dépense de la catégorie Repas ou Collations sur les mêmes jours. | Les personnes qui peuvent voir la dépense. |
| Kilométrage modifié (affiché comme Modifié dans la colonne Alertes) | La distance calculée par Factorial a été modifiée à la main. | Les personnes qui peuvent voir la dépense. |
Si votre entreprise utilise les Contrôles des dépenses, la recommandation de One tient aussi compte de ces alertes : une alerte Doublon ou Conflit de catégorie mène à « Rejet recommandé », et une alerte Kilométrage modifié seule à « Révision recommandée ». La décision reste à la personne qui contrôle. Voir Comment Factorial détecte-t-il automatiquement les doublons et autres erreurs ?.
Conseils et bonnes pratiques
- Corrigez les avertissements avant d'envoyer. Le brouillon est le moment le plus simple pour ajouter un reçu ou une explication manquants.
- Approbateurs : lisez l'explication de One avant de décider. Vous pouvez approuver une dépense avec un avertissement, ou rejeter une dépense conforme à la politique.
- Voir aussi : Comment modifier ou retirer une dépense ? · Comment gérer les dépenses en double ? · Comment vérifier les dépenses par rapport à ma politique de dépenses ? · Comment Factorial détecte-t-il automatiquement les doublons et autres erreurs ?
Dépannage et FAQ
Dépannage
Ma dépense est En attente depuis longtemps.
Ouvrez-la pour voir de qui elle attend la décision. Si personne n'est indiqué, demandez à votre admin d'utiliser Réinitialiser le flux d'approbation dessus. Voir Pourquoi une dépense est-elle bloquée En attente ou chez le mauvais approbateur ?.
La dépense indique qu'elle n'a pas pu être vérifiée.
Le contrôle n'est peut-être pas disponible pour votre entreprise pour le moment, ou il ne s'est pas terminé à temps. Votre approbateur la contrôle comme d'habitude. Modifier la dépense relance le contrôle.
FAQ
1. Une alerte signifie-t-elle que ma dépense sera rejetée ?
Non. Les alertes et les résultats des Contrôles des dépenses sont des recommandations. C'est votre approbateur qui décide.
2. « Doublon » est-il un statut ?
Non. Doublon est une alerte sur une dépense qui garde son statut normal, par exemple En attente.
3. Combien de temps entre Approuvée et Payée ?
Cela dépend de la façon dont votre entreprise rembourse les dépenses : avec votre fiche de paie (Dans la paie), par virement bancaire (Envoyée au paiement) ou en la marquant comme payée. Demandez le calendrier à votre équipe finance.
4. Comment renvoyer une dépense rejetée ?
Vous ne pouvez pas renvoyer la même dépense. Créez-en une nouvelle avec les corrections (vous pouvez réutiliser le reçu). Si le rejet était une erreur, demandez à votre admin ou à l'équipe finance de réinitialiser son flux d'approbation. Voir Comment corriger une dépense renvoyée ou rejetée ?.
5. Puis-je désactiver le message de politique sur ma dépense ?
Non, ce sont les admins de votre entreprise qui décident si les Contrôles des dépenses sont activés. Le message sert à vous indiquer ce qu'il faut corriger avant d'envoyer.
6. Comment mes dépenses sont-elles regroupées dans l'application mobile ?
Dans l'application mobile, vos dépenses sont regroupées en À faire, Envoyées et Terminées, et chacune affiche son statut.
7. Puis-je envoyer une dépense pendant que One la vérifie encore ?
Oui. Pendant que le contrôle de la politique s'exécute (généralement quelques secondes), la dépense affiche « Vérification de la politique de votre entreprise... » et vous pouvez l'envoyer quand même.
8. Comment les délais de la politique sont-ils vérifiés sur un brouillon ?
Tant qu'une dépense est un brouillon, les délais sont mesurés à partir d'aujourd'hui, donc une règle comme « soumettre sous 30 jours » vous prévient avant l'envoi.
9. Les Contrôles des dépenses se relancent-ils quand je modifie une dépense ?
Oui. Les Contrôles des dépenses se relancent quand vous modifiez la dépense.
10. Puis-je filtrer la liste des dépenses par alerte ?
Oui. En plus de la colonne Alertes, la liste des dépenses dispose d'un filtre Alertes, par exemple pour lister les dépenses signalées comme Dépense en double.
11. Les alertes empêchent-elles d'envoyer ou d'approuver une dépense ?
Non. Les alertes, comme les résultats des Contrôles des dépenses, informent seulement la personne qui contrôle et ne bloquent jamais l'envoi ni l'approbation.
12. Que signifient Dans le budget, Risque budgétaire et Hors budget sur une dépense ?
Si la dépense utilise un budget, celui-ci affiche Dans le budget, Risque budgétaire ou Hors budget, pour que vous voyiez l'effet de la dépense sur lui.
13. Que signifient les messages des Contrôles des dépenses, comme « À vérifier avant l'envoi » ?
- Conforme à la politique : l'employé voit « Prête à envoyer », la personne qui contrôle « Approbation recommandée ».
- Avertissement : l'employé voit « À vérifier avant l'envoi » sur un brouillon, ou « Votre approbateur pourrait poser des questions à ce sujet » une fois envoyée. La personne qui contrôle voit « Révision recommandée ».
- Hors politique : l'employé voit « Elle risque de vous être renvoyée », la personne qui contrôle « Rejet recommandé ».
- Vérification impossible : les deux voient « Les contrôles de la politique n'ont pas pu s'exécuter », et la personne qui contrôle vérifie la dépense manuellement.