Cet article s'adresse aux : équipes RH et administrateurs.
Avant que les dépenses puissent être remboursées via le bulletin de paie, la paie doit savoir où va chacune. Vous liez chaque catégorie de dépense à une rubrique de paie une seule fois, et ensuite chaque remboursement arrive sur le bulletin de paie sous la ligne que vous avez choisie.
Lier les catégories de dépense aux rubriques de paie
Aperçu
L'endroit où le faire dépend de la façon dont votre entreprise gère la paie dans Factorial. Si votre entreprise a Rémunération, les dépenses vont là ; sinon, elles vont dans Paie et vous utilisez l'ancien écran de paramètres.
Avant de commencer
- Votre offre inclut le remboursement des dépenses via la paie. Cela dépend de votre offre ; votre Account Manager peut le confirmer.
- Votre entreprise utilise Factorial Rémunération ou Paie.
- Dans Rémunération, les rubriques de paie que vous voulez utiliser sont activées : seules les rubriques activées peuvent être choisies.
Mode d'emploi
Si votre entreprise utilise Rémunération
- Allez dans Rémunération, cliquez sur l'icône des paramètres en haut à droite (ou allez dans Paramètres > Rémunération), puis Modules connectés > Dépenses. Vous verrez Attribution des catégories de dépense : "Attribuez chaque catégorie de dépense à une rubrique de paie pour la rémunération sur le bulletin de paie. Seules les rubriques activées peuvent être sélectionnées."
- Dans le tableau, trouvez chaque Catégorie de dépense et choisissez sa Rubrique de paie. Chaque modification est enregistrée immédiatement ("Enregistré avec succès").
Quand votre entreprise a configuré Rémunération, Factorial a lié chaque catégorie activée à une rubrique par défaut. Vérifiez le tableau et modifiez celles que vous voulez si votre paie a besoin d'une autre ligne. Il manque une rubrique ? La liste renvoie aux paramètres des rubriques de paie, où vous pouvez les créer, les activer ou les modifier.
Si votre entreprise utilise Paie (ancienne configuration)
- Allez dans les paramètres de l'application Paie et ouvrez Rémunérations synchronisées ("Synchronisez les dépenses et les heures supplémentaires avec la paie").
- Dans Remboursement des dépenses, cliquez sur Gérer les catégories et intitulés. Vous verrez "Pour chaque entité juridique, indiquez un intitulé de complément pour chaque catégorie de dépense."
- Pour chaque catégorie de dépense, choisissez l'intitulé de complément de chaque entité juridique, puis enregistrez.
Raccourci pendant le remboursement : dans la fenêtre Remboursement via le bulletin de paie, sous Détails du bulletin de paie, cliquez sur Gérer les catégories. Avec Rémunération, cela ouvre la page Attribution des catégories de dépense décrite ci-dessus.
Conseils et bonnes pratiques
- Vérifiez que chaque catégorie a une rubrique chaque fois que vous activez une catégorie ou ajoutez une sous-catégorie, avant votre prochain traitement de paie.
- Convenez des rubriques avec la personne qui gère votre paie avant de modifier les valeurs par défaut. Factorial ne calcule pas l'impôt sur les dépenses.
- Voir aussi : Comment rembourser des dépenses via la paie ? · Comment configurer les catégories et sous-catégories de dépense ? · Comment définir les rôles et autorisations dans Dépenses ? · FAQ sur les dépenses pour les RH et la paie
Dépannage et FAQ
Dépannage
"Remboursement via le bulletin de paie indisponible" ("Attribuez un intitulé de rémunération à toutes les catégories de dépense pour activer le remboursement.")
Au moins une des dépenses a une catégorie sans rubrique de paie ni intitulé de rémunération. Liez-la dans les paramètres ci-dessus, puis réessayez.
Je ne trouve pas dans la liste la rubrique de paie que je veux.
Dans Rémunération, seules les rubriques activées peuvent être sélectionnées. Activez d'abord la rubrique, puis revenez à l'association des Dépenses.
Je ne vois pas du tout "Rembourser via le bulletin de paie".
Votre offre doit inclure le remboursement via la paie (votre Account Manager peut le confirmer), votre entreprise doit avoir Factorial Rémunération ou Paie, et vous avez besoin de Peut rembourser les dépenses plus Créer des compléments à partir des dépenses. Voir Comment rembourser des dépenses via la paie ?
FAQ
1. Quel écran de paramètres s'applique à mon entreprise, Rémunération ou Paie ?
Si votre entreprise a Rémunération, les remboursements de dépenses vont dans Rémunération et vous associez les catégories dans Paramètres > Rémunération > Modules connectés > Dépenses. Sinon, ils vont dans Paie et vous utilisez Rémunérations synchronisées > Remboursement des dépenses. Vous ne savez pas lequel ? Si votre entreprise a Rémunération, vous ne verrez pas l'ancien écran de paramètres de Paie.
2. Dois-je associer chaque catégorie à la main ?
Dans Rémunération, non : quand Rémunération a été configurée, chaque catégorie activée a été liée à une rubrique par défaut. Vérifiez quand même le tableau chaque fois que vous activez une catégorie ou ajoutez une sous-catégorie, pour que chaque catégorie ait une rubrique.
3. Chaque entité juridique peut-elle utiliser un intitulé différent ?
Dans l'ancienne configuration de Paie, oui : vous attribuez un intitulé de complément par entité juridique.
4. Comment une dépense associée apparaît-elle sur le bulletin de paie ?
Comme une rémunération sous la rubrique ou l'intitulé lié à sa catégorie de dépense. Le collaborateur voit la dépense comme Dans la paie.
5. Factorial détermine-t-il quelle part d'une dépense est imposable ?
Non. Factorial envoie chaque dépense sur le bulletin de paie sous l'unique rubrique liée à sa catégorie, et ne calcule pas l'impôt. Vérifiez avec votre prestataire de paie ou conseiller fiscal comment la traiter.