Téléversez un reçu, une facture ou un ticket (photo ou fichier) depuis votre téléphone ou le web. Factorial remplit le fournisseur, le montant, la date et les taxes ; vous vérifiez et envoyez.

Créer une dépense à partir d'un reçu

Vue d'ensemble

Utilisez-le pour tout ce que vous avez payé pour le travail : un repas, un taxi, un hôtel, des fournitures de bureau. Frais kilométriques ou indemnité journalière ? Utilisez plutôt Frais kilométriques ou Indemnité journalière (FAQ 4). Payé avec une carte Factorial ? La dépense vous attend déjà en brouillon : consultez Dépenses par carte et dépenses manuelles.

Mode d'emploi

Sur l'application mobile

1. Ouvrez Dépenses.
2. Appuyez sur Ajouter et choisissez Dépense ordinaire.
3. Prenez le reçu en photo ou choisissez un fichier.
4. Vérifiez les informations renseignées et complétez les champs manquants.
5. Appuyez sur Envoyer pour approbation.

Sur le web

1. Allez dans Mes dépenses > Mes notes de frais.
2. Cliquez sur Nouvelle dépense et choisissez Dépense ordinaire.
3. Dans la fenêtre Téléverser un document, faites glisser votre reçu dans la zone, ou cliquez sur Glissez-déposez ici ou cliquez pour parcourir. Factorial commence à le lire immédiatement.
4. En quelques secondes, le brouillon s'ouvre. Vérifiez le fournisseur, le montant, la date et les taxes par rapport au reçu. Cliquez sur Modifier pour ajouter ce que votre entreprise demande (sous-catégorie, projet, description), puis sur Enregistrer.
5. Si vous voyez « À vérifier avant l'envoi », corrigez ce qui est indiqué (par exemple le motif professionnel) jusqu'à voir « Prête à envoyer ».
6. Cliquez sur Envoyer pour approbation. Vous verrez « Envoyée pour approbation. »

Pas encore de fichier ? Cliquez sur Passer cette étape pour remplir la dépense à la main et ajouter le reçu plus tard.

Créer plusieurs dépenses à la fois avec One

Mode d'emploi

1. Dans Mes dépenses > Mes notes de frais, cliquez sur Nouvelle dépense et choisissez Téléverser des reçus (l'option apparaît quand One est activé pour vous).
2. Choisissez jusqu'à 10 fichiers de reçus. One, notre assistant IA, crée une dépense pour chacun.
3. Vérifiez le résumé de One, puis dites-lui de les envoyer ou de les garder en brouillon. Consultez Comment soumettre des dépenses en envoyant des reçus à One ?

Conseils et bonnes pratiques

Dépannage et FAQ

Dépannage

Je ne trouve pas le bouton Nouvelle dépense (ou mon employé ne peut pas créer de dépenses).
C'est presque toujours parce que la personne n'a pas été ajoutée à Dépenses. Si votre entreprise paie par utilisateur, seuls les Utilisateurs de Dépenses peuvent créer des dépenses, et sur l'application mobile le bouton Ajouter est absent pour la même raison. Consultez Pourquoi ne vois-je pas Dépenses ou le bouton Nouvelle dépense ? pour toutes les causes.

• Employé : demandez à votre administrateur RH ou finance de vous ajouter à Dépenses.
• Administrateur : ajoutez la personne comme utilisateur de Dépenses (Comment ajouter des personnes à Dépenses ?). Si votre entreprise ne paie pas par utilisateur, vérifiez l'autorisation Peut créer une dépense dans Paramètres > Autorisations.

« Impossible d'envoyer pour approbation » avec une liste de champs manquants.
Votre entreprise exige ces champs. Cliquez sur la dépense, renseignez-les et envoyez-la de nouveau.

« Le montant remboursable ne peut pas dépasser le montant du reçu ».
Vous ne pouvez pas demander plus que ce que montre le reçu. Vérifiez le montant sur le reçu. Si vous avez payé dans une autre devise, consultez Comment obtenir les bons montants sur une dépense ?.

Le téléversement échoue, ou un champ a été mal lu (par exemple « La date du document ne peut pas être dans plus d'un jour »).
Corrigez le champ dans le brouillon. Pour chaque message de téléversement et sa solution, consultez Pourquoi mon reçu ne se téléverse-t-il pas, ou pourquoi a-t-il été mal lu ?.

FAQ

1. Quels fichiers puis-je téléverser ?

PDF, PNG, JPG ou JPEG. Les photos d'iPhone (HEIC) sont converties pour vous.

2. Que faire si Factorial lit mal quelque chose ?

Modifiez-le dans le brouillon avant d'envoyer. Ce que Factorial lit est une suggestion : chaque champ peut être modifié, et c'est vous qui envoyez.

3. Puis-je mettre plusieurs reçus dans une même photo, ou en téléverser beaucoup à la fois ?

Avec Téléverser des reçus (One), oui : choisissez jusqu'à 10 fichiers et il crée une dépense pour chaque reçu. La fenêtre Téléverser un document accepte un reçu à la fois.

4. Puis-je créer des frais kilométriques et des indemnités journalières de la même façon ?

Utilisez Frais kilométriques ou Indemnité journalière dans le même menu Nouvelle dépense (sur mobile, Ajouter > Frais kilométriques ou Indemnité journalière). Ils ne nécessitent pas de scan de reçu. Consultez Comment demander le remboursement de frais kilométriques ? et Comment demander des indemnités journalières ?.

5. Que se passe-t-il après l'envoi d'une dépense pour approbation ?

La dépense part vers vos approbateurs et son statut passe de Brouillon à En attente. Suivez-la dans Mes dépenses > Mes notes de frais. Consultez Statuts et alertes des dépenses.

6. J'ai fait une erreur après l'envoi. Puis-je retirer la dépense ?

Oui, tant que la dépense est En attente : cliquez sur Remettre en brouillon pour la retirer, corrigez-la et envoyez-la de nouveau. Consultez Comment modifier ou retirer une dépense ?.

7. Les contrôles des dépenses m'empêchent-ils d'envoyer une dépense ?

Non. Si votre entreprise utilise les contrôles des dépenses, Factorial vérifie le brouillon par rapport à la politique de dépenses pendant que vous le consultez et affiche un court message, comme « À vérifier avant l'envoi » ou « Prête à envoyer ». Le message ne vous empêche jamais d'envoyer.

8. Quand puis-je utiliser Téléverser des reçus avec One ?

Nouvelle dépense > Téléverser des reçus apparaît quand One est activé pour vous et que vous pouvez créer des dépenses. Vous pouvez téléverser jusqu'à 10 reçus à la fois, ou une photo de plusieurs reçus, et One crée une dépense pour chacun.

9. Quels sont les onglets de la page d'une dépense ?

Sur le web, une dépense s'ouvre sur une page complète avec des onglets, dont Détails, Affectation des coûts, Commentaires et Documents liés. Affectation des coûts montre le budget, le projet, le sous-projet et les centres de coûts auxquels la dépense est imputée, avec le pourcentage de chaque centre de coûts. Commentaires est l'endroit où les employés, les approbateurs et la finance discutent de la dépense, et Documents liés liste les fichiers joints. Consultez Comment voir à quels projets ou centres de coûts une dépense est imputée ? et Comment laisser un commentaire sur une dépense ?.

10. Qui voit mon reçu ?

Il reste joint à la dépense pour votre approbateur et l'équipe finance.