Quand un déplacement ou un événement vous coûte plusieurs choses (un train, un hôtel, des repas, des frais kilométriques, une indemnité journalière), un groupe de dépenses les réunit en un seul rapport. Votre approbateur examine tout le déplacement d'un coup, et la finance voit ce qu'il a coûté au total.

Créer un groupe et l'envoyer pour approbation

Vue d'ensemble

Utilisez un groupe pour tout ce qui a plusieurs coûts liés : un déplacement professionnel, une conférence, une visite chez un client. Un groupe peut contenir des dépenses ordinaires, des frais kilométriques et des indemnités journalières.

Mode d'emploi

Créer le groupe

• Sur l'application mobile : allez dans Dépenses, appuyez sur Ajouter, puis sur Groupe. Saisissez un Titre du groupe et appuyez sur Créer un nouveau groupe.
• Sur le web : allez dans Mes dépenses > Mes notes de frais, cliquez sur Nouvelle dépense et choisissez Ajouter un groupe (ou Ajouter un groupe dans l'onglet Groupes). Saisissez un Titre du groupe, par exemple « Visites clients Leeds & Birmingham, octobre », et cliquez sur Créer.

Ajouter des dépenses

• Nouvelles dépenses : ouvrez le groupe, cliquez sur Nouvelle dépense et choisissez Dépense ordinaire, Frais kilométriques ou Indemnité journalière. Dans l'application, appuyez sur Nouvelle dépense.
• Dépenses déjà créées : dans Mes dépenses > Mes notes de frais, sélectionnez un ou plusieurs brouillons, cliquez sur Ajouter au groupe dans la barre du bas, choisissez le groupe (ou Créer un nouveau groupe) et cliquez sur Ajouter des dépenses. Dans l'application, ouvrez la dépense et appuyez sur Ajouter à un groupe.
• Pour en retirer une : ouvrez son menu et cliquez sur Retirer du groupe.

L'envoyer

1. Ouvrez le groupe et vérifiez que chaque dépense est complète.
2. Cliquez sur Envoyer pour approbation. Vous verrez « Le groupe est prêt à être examiné ».

Examiner un groupe (approbateurs et finance)

Mode d'emploi

1. Allez dans Dépenses, ouvrez l'onglet Groupes et ouvrez le groupe.
2. Filtrez par À examiner, Prêtes à approuver, Approuvées ou Payées. Cliquez sur Approuver le groupe pour approuver les dépenses qui vous attendent à votre étape, ou sur Tout rejeter.

Pour réinitialiser son flux d'approbation, l'exporter en PDF ou le retirer de la paie, consultez la FAQ ci-dessous.

Conseils et bonnes pratiques

Dépannage et FAQ

Dépannage

• Je ne vois pas Ajouter un groupe. Les groupes de dépenses ne sont pas activés pour votre entreprise. Demandez à votre administrateur Dépenses. Les administrateurs les activent dans Paramètres > Dépenses, sous Configuration > Groupes de dépenses, avec Activer les groupes de dépenses.
• Je ne peux pas ajouter une dépense à un groupe. Seules vos propres dépenses en brouillon vont dans vos propres groupes en brouillon. Retirez d'abord une dépense en attente avec Remettre en brouillon. Une dépense remboursée dans une autre devise que celle du groupe ne peut pas être ajoutée. Si vous en ajoutez plusieurs à la fois, celles qui ne conviennent pas sont écartées sans message, donc ouvrez le groupe et vérifiez ce qu'il contient.
• Mon groupe a disparu après que j'ai retiré ses dépenses. Quand la dernière dépense quitte un groupe, le groupe est supprimé. Vos dépenses sont dans votre liste en brouillon.
• J'ai cliqué sur Envoyer pour approbation et rien n'a été envoyé. Si une dépense du groupe manque d'informations, rien n'est envoyé et on vous indique quelle dépense corriger. Corrigez-la et renvoyez le groupe.

FAQ

1. Puis-je créer un groupe pour quelqu'un d'autre ?

Non. Un groupe appartient toujours à la personne qui le crée. Si vous déclarez des dépenses au nom de quelqu'un, créez ses dépenses une par une ; elle pourra les regrouper.

2. Pourquoi ne puis-je pas changer la devise de remboursement d'une dépense dans un groupe ?

Un groupe est remboursé dans une seule devise (celle de votre entité juridique), donc chaque dépense qu'il contient utilise cette devise. Vous pouvez quand même saisir chaque reçu dans la devise dans laquelle vous avez payé.

3. Puis-je modifier un groupe après l'avoir créé ?

Oui, tant qu'il est en brouillon : changez son titre ou sa description, ou ajoutez et retirez des dépenses.

4. Que se passe-t-il si mon approbateur rejette une dépense du groupe ?

Cette dépense reste dans le groupe comme Rejetée et ne compte plus dans le total. Le reste du groupe suit son cours.

5. Puis-je exporter plusieurs dépenses dans un seul PDF sans groupe ?

Oui, depuis la liste des dépenses de l'entreprise. Consultez Comment exporter les dépenses ?

6. Qui approuve les dépenses d'un groupe ?

Chaque dépense suit le flux d'approbation de votre entreprise. Votre approbateur est notifié une seule fois pour tout le groupe (Nouveau groupe en attente) et peut l'examiner depuis la page du groupe.

7. Comment modifier un groupe après l'avoir envoyé pour approbation ?

Tant que les dépenses sont En attente, sélectionnez-les et cliquez sur Remettre en brouillon pour les retirer. Elles repassent en brouillon et quittent le groupe, ce qui vous permet de les corriger et de les rajouter. Si vous retirez toutes les dépenses, le groupe est supprimé.

8. One, notre assistant IA, peut-il gérer mes groupes de dépenses ?

Oui, si votre entreprise utilise One. Demandez-lui par exemple « Crée un groupe appelé Déplacement à Leeds et ajoute mes brouillons de la semaine dernière » ou « Envoie le groupe Déplacement à Leeds pour approbation ». One ne modifie que vos propres groupes et dépenses en brouillon, et vous dit s'il ne peut pas en ajouter une.

9. Que fait Approbation globale sur un groupe ?

Les administrateurs voient Approbation globale sur un groupe dans Dépenses > Groupes. Elle approuve toutes les dépenses en attente du groupe.

10. Comment renvoyer un groupe dans le flux d'approbation ?

Si votre flux d'approbation a changé, ouvrez le groupe dans Dépenses > Groupes et cliquez sur Réinitialiser le flux d'approbation. Vous avez besoin de l'autorisation de réinitialiser les flux d'approbation, et cela ne fonctionne que si chaque dépense du groupe peut être réinitialisée (chacune En attente, Approuvée ou Rejetée).

11. Comment obtenir un PDF d'un groupe avec ses reçus ?

Ouvrez le groupe dans Dépenses > Groupes et cliquez sur Exporter en PDF. Le PDF arrive par e-mail.

12. J'ai ajouté un groupe approuvé à la paie par erreur. Comment annuler ?

Ouvrez le groupe et cliquez sur Retirer de la paie. Ses dépenses repassent à Approuvée, ce qui permet de les rembourser autrement.

13. La finance peut-elle rembourser ou exporter tout un groupe de dépenses d'un coup ?

Oui. La finance peut rembourser ou exporter un groupe de dépenses en une seule fois, au lieu de dépense par dépense.

14. Comment envoyer un groupe de dépenses pour approbation ?

Ouvrez le groupe et vérifiez que chaque dépense est complète. Sur le web, cliquez sur Envoyer pour approbation ; sur l'application mobile, ouvrez le groupe et appuyez sur Envoyer pour approbation. Si une dépense manque d'informations, rien n'est envoyé et on vous indique laquelle.

15. Puis-je ajouter à un groupe une dépense déjà en attente, approuvée ou payée ?

Non. Seules vos propres dépenses en brouillon vont dans vos propres groupes en brouillon. Retirez d'abord une dépense en attente avec Remettre en brouillon ; une dépense approuvée ou payée ne peut pas être ajoutée. Une dépense déjà dans un autre groupe doit d'abord en être retirée.

16. Puis-je copier un groupe de dépenses ?

Non, il n'y a pas d'option de copie. Créez un nouveau groupe et ajoutez-y les dépenses.

17. Puis-je mettre deux taux d'indemnité journalière différents dans un même déplacement ?

Oui. Ajoutez plusieurs taux à une même indemnité journalière (chaque taux une fois), ou ajoutez au groupe une indemnité journalière séparée pour chaque taux. Consultez Comment demander des indemnités journalières ?

18. Puis-je approuver un groupe depuis l'application mobile sans ouvrir chaque dépense ?

L'approbation d'un groupe entier se fait sur le web, dans Dépenses > Groupes (Approuver le groupe). L'application mobile n'a pas d'action Approuver le groupe.