Cet article s'adresse aux : administrateurs.
Décidez quels types de dépenses votre entreprise rembourse : dépenses ordinaires avec justificatif, frais kilométriques, indemnités journalières, ou n'importe quelle combinaison. Les employés ne voient alors que les options qui les concernent et ne déclarent pas de dépenses que votre entreprise ne rembourse pas.
Types de dépense
Vue d'ensemble
Il existe trois types de dépense :
- Dépenses ordinaires : dépenses personnelles standard avec justificatif.
- Frais kilométriques : remboursement de la distance parcourue en véhicule.
- Indemnités journalières : allocations quotidiennes pour les déplacements et les voyages.
Lorsque vous désactivez un type :
- Les employés ne peuvent plus en créer, ni sur le web, ni dans l'application mobile, ni en le demandant à One.
- Les dépenses déjà soumises ne sont pas affectées.
- Les brouillons de ce type ne peuvent pas être soumis tant que vous ne le réactivez pas. L'employé voit « Pour envoyer cette dépense à l'approbation, demandez à un administrateur de réactiver ce type. »
- Au moins un type doit rester activé.
- Les dépenses par carte continuent d'arriver. Désactiver Dépenses ordinaires empêche seulement de les créer manuellement. Les dépenses créées à partir des paiements par carte Factorial apparaissent toujours et peuvent être soumises.
Vous avez besoin de l'autorisation Peut accéder aux paramètres des dépenses.
Mode d'emploi
- Allez dans Paramètres > Notes de frais.
- Dans le menu de gauche, sous Configuration, cliquez sur Types de dépense.
- Utilisez l'interrupteur à côté de Dépenses ordinaires, Indemnités journalières ou Frais kilométriques.
La modification est enregistrée immédiatement : vous verrez « Enregistré avec succès ».
Conseils et bonnes pratiques
- Si votre entreprise paie tout avec des cartes Factorial et ne rembourse jamais de frais avancés, vous pouvez désactiver Dépenses ordinaires : les dépenses par carte continuent d'arriver, et personne ne peut déclarer de frais personnels par erreur.
- Prévenez les employés avant de désactiver un type, afin qu'ils soumettent d'abord leurs brouillons.
- Si vous désactivez un type, les paramètres de son formulaire et de ses taux sont conservés. Ils s'appliquent à nouveau lorsque vous le réactivez.
- Voir aussi : Comment choisir ce que demande le formulaire de dépenses ? · Comment configurer les taux de frais kilométriques et d'indemnités journalières ? · Dépenses par carte et dépenses manuelles
Dépannage et FAQ
Dépannage
Un employé voit toujours un type que j'ai désactivé.
Demandez-lui d'actualiser la page ou de rouvrir l'application mobile.
Je ne peux pas désactiver le dernier type.
C'est normal : au moins un type de dépense doit rester activé.
Des dépenses par carte apparaissent toujours après avoir désactivé Dépenses ordinaires.
C'est normal. Factorial crée lui-même les dépenses par carte ; seules les dépenses créées manuellement sont concernées.
Un employé ne peut pas soumettre un brouillon.
S'il voit « Pour envoyer cette dépense à l'approbation, demandez à un administrateur de réactiver ce type. », le type de dépense a été désactivé. Réactivez-le, ou demandez à l'employé de supprimer le brouillon.
L'application mobile indique que le type de dépense est désactivé.
Dans l'application mobile, un brouillon d'un type désactivé affiche « Ce type de dépense est désactivé, cette dépense ne peut donc pas être soumise tant qu'un administrateur ne le réactive pas. » Réactivez le type, ou demandez à l'employé de supprimer le brouillon.
FAQ
1. Que deviennent les dépenses existantes si je désactive un type ?
Les dépenses soumises conservent leur statut et peuvent toujours être approuvées et remboursées. Seuls les brouillons de ce type sont bloqués.
2. Désactiver un type affecte-t-il les dépenses par carte Factorial ?
Non. Les dépenses par carte continuent d'être créées normalement, même avec Dépenses ordinaires désactivé, et peuvent toujours être soumises.
3. Les employés peuvent-ils créer un type désactivé dans l'application mobile ou avec One ?
Non. Les types désactivés sont masqués dans l'application mobile et refusés partout où la dépense est créée.
4. Puis-je désactiver un type pour certains employés seulement ?
Non. Les types de dépense sont les mêmes pour toute l'entreprise. Pour vous assurer que les demandes respectent vos règles pour chaque groupe de personnes, utilisez les contrôles des dépenses. Consultez Comment vérifier les dépenses par rapport à ma politique de dépenses ?
5. Puis-je réactiver un type plus tard ?
Oui, à tout moment. Les paramètres de son formulaire et de ses taux reviennent tels qu'ils étaient.