Cet article s'adresse à : collaborateurs, approbateurs, équipes finance, admins et équipes RH.
Demandez à One, notre assistant IA, avec des mots simples et il fait le travail de Dépenses à votre place : les justificatifs deviennent des dépenses, les files d'approbation se vident, les questions sur les dépenses trouvent une réponse. One agit dans le cadre de vos autorisations : il ne voit et ne fait que ce que vous pourriez faire vous-même.
Ce que One peut faire pour vous
Vue d'ensemble
Votre entreprise a besoin du module Dépenses, et One doit être disponible pour vous. Ouvrez One et dites ce dont vous avez besoin.
| Vous êtes… | One peut… | Essayez de demander |
|---|---|---|
| Collaborateur | Créer des dépenses à partir de justificatifs, les rapprocher des paiements par carte, enregistrer les kilomètres, modifier les brouillons et corriger ce qui empêche l'envoi (budget, projet, centre de coûts, champ manquant), retirer une dépense en attente, regrouper, supprimer ou commenter, dire qui approuve ensuite, demander une carte virtuelle ou à usage unique, la bloquer ou la débloquer (bloque les nouveaux paiements, réversible), afficher les plafonds de la carte | « Voici mes justificatifs du déplacement à Leeds, crée-les » · « Qui doit approuver ensuite ma dépense de taxi ? » |
| Approbateur | Lister votre file, approuver ou rejeter en lot selon vos règles, demander des modifications, indiquer qui est le suivant, répondre aux questions sur les dépenses de l'équipe, envoyer un récapitulatif planifié ou approuver selon une planification (routine) | « Approuve celles qui sont conformes à la politique et inférieures à 20 € » · « Combien mon équipe a-t-elle dépensé en voyages le trimestre dernier ? » · « Chaque lundi, envoie-moi les dépenses en attente de mon équipe » |
| Équipe finance | Analyser les dépenses en tableaux, graphiques et tableaux de bord, créer des fichiers Excel, PDF, PowerPoint ou Word, marquer comme payée ou annuler, vérifier les budgets et les alertes | « Dépenses par centre de coûts, 6 derniers mois » · « Exporte vers Excel les dépenses de mon équipe du T3 » · « Quels budgets sont dépassés ? » |
| Admin | Configurer le circuit d'approbation et les contrôles des dépenses par chat, consulter les barèmes et les catégories, émettre des cartes, bloquer n'importe quelle carte, ouvrir le compte de cartes pour les dépenses, créer des dépenses pour quelqu'un d'autre | « Approuve automatiquement les dépenses inférieures à 20 € » · « Quelle est l'indemnité journalière officielle pour l'Allemagne ? » · « Émets une carte virtuelle avec un plafond mensuel de 500 € pour notre nouveau commercial » |
| Équipe RH | Ajouter les dépenses approuvées au bulletin de paie en cours ou suivant, ou les en retirer (selon vos autorisations et votre offre) | « Ajoute les dépenses approuvées d'Ana au prochain bulletin de paie » · « Retire la dépense d'hôtel du bulletin de paie d'Ana » |
Lecture et actions
- Les questions ne portent que sur les dépenses que vous avez le droit de voir. Si One ne trouve rien, c'est peut-être que vous n'y avez pas accès.
- Les actions s'exécutent comme vous : si Factorial ne vous le permettrait pas, One ne le peut pas non plus. La plupart des actions ont lieu dès que vous les demandez ; la suppression demande toujours une confirmation.
Où One travaille
| Où | Ce qui change |
|---|---|
| Web | Tout, y compris les tableaux de bord et la configuration des paramètres. |
| Application mobile | Texte uniquement : pas de tableaux de bord, de graphiques ni de configuration des paramètres. Les fenêtres de confirmation s'affichent toujours. |
| Autres assistants connectés à One | Texte uniquement, pas de configuration des paramètres ; confirmez les actions en tapant oui. |
| Routines (planifiées) | S'exécutent selon une planification sans vous, comme vous, et vous envoient le résultat par e-mail. Elles peuvent aussi agir, par exemple approuver les dépenses qui correspondent à vos instructions. |
Conseils et bonnes pratiques
- Dites-le en un seul message lorsque vous êtes sûr, par exemple « crée-les et envoie-les pour approbation ». Sinon, One crée des brouillons et demande d'abord.
- Vérifiez avant les actions en lot. Approuver ou marquer comme payée se fait immédiatement, demandez donc d'abord à One de lister les dépenses.
-
Les étapes complètes par rôle :
- Collaborateurs : Comment soumettre des dépenses en envoyant des justificatifs à One ? · Comment déclarer mes indemnités kilométriques ? · Comment modifier ou retirer une dépense ? · Comment regrouper les dépenses d'un déplacement ? · Comment supprimer une dépense ? · Comment laisser un commentaire sur une dépense ? · Statuts et alertes des dépenses · FAQ Dépenses pour les collaborateurs · Comment créer ou demander une carte virtuelle, physique ou à usage unique ? · Comment payer avec ma carte Factorial, ajouter le justificatif et la désactiver en cas de perte ?
- Approbateurs : Comment approuver des dépenses avec One ? · Comment trouver les dépenses que je dois approuver ? · Pourquoi une dépense reste-t-elle en attente ou chez le mauvais approbateur ? · Comment configurer les notifications et alertes de dépenses ?
- Équipes finance : Comment analyser les dépenses avec One ? · Comment voir ce que dépense mon entreprise ? · Comment marquer une dépense comme payée, ou annuler ? · Comment rembourser des dépenses avec un fichier SEPA ?
- Admins : Comment configurer le circuit d'approbation ? · Comment vérifier les dépenses par rapport à ma politique de dépenses ? · Comment Factorial détecte-t-il automatiquement les doublons et autres erreurs ? · Comment rédiger une politique de dépenses que One peut vérifier ? · Comment ajouter une dépense pour quelqu'un d'autre ?
- Équipes RH : Comment rembourser des dépenses via la paie ? · Comment configurer l'affichage des dépenses sur le bulletin de paie ? · Que deviennent les dépenses lorsqu'un collaborateur quitte l'entreprise ?
Dépannage et FAQ
Dépannage
One dit qu'il ne peut pas faire ce que j'ai demandé.
Vous n'avez pas l'autorisation correspondante dans Factorial, ou le statut de la dépense ne le permet pas (par exemple elle est déjà approuvée). One ne fait que ce que vous pourriez faire vous-même.
One dit n'avoir trouvé aucune dépense.
One ne lit que les dépenses que vous avez le droit de voir. Vérifiez la période et les filtres de votre question, ou interrogez un admin sur vos accès.
Je ne peux pas voir un tableau de bord ni configurer le circuit d'approbation sur mon téléphone.
Les tableaux de bord et la configuration des paramètres ne fonctionnent que sur le web. Sur l'application mobile, One répond en texte.
FAQ
1. One demande-t-il confirmation avant d'agir ?
Pour la suppression, toujours. Lorsqu'il crée des dépenses à partir de justificatifs, il crée des brouillons et demande avant de les envoyer, sauf si vous avez demandé de les envoyer dans le même message. Approuver, rejeter et marquer comme payée se font dès que vous le demandez.
2. Puis-je configurer le circuit d'approbation avec One ?
Oui, les admins peuvent configurer le circuit d'approbation ou les contrôles des dépenses en discutant avec One sur le web.
3. Où puis-je utiliser One ?
Sur le web de Factorial, dans l'application mobile et dans d'autres assistants connectés à One.
4. One peut-il voir les dépenses de mes collègues ?
Uniquement si vous pourriez les voir dans Factorial, par exemple parce que vous les approuvez ou que vous avez l'autorisation de les consulter.
5. Qu'est-ce qu'une routine ?
Une tâche que One exécute selon une planification, par exemple « Chaque lundi, envoie-moi les dépenses en attente de mon équipe ». Elle s'exécute comme vous et vous envoie le résultat par e-mail. Une routine peut aussi approuver des dépenses selon une planification, par exemple « Chaque vendredi, approuve les dépenses de mon équipe conformes à la politique et inférieures à 50 € », mais uniquement celles que vous pourriez approuver vous-même. Vérifiez les instructions que One vous montre avant de l'enregistrer, car elle s'exécute sans que vous la surveilliez. Pour approuver maintenant, voir Comment approuver des dépenses avec One ?