Vous conduisez votre propre véhicule pour le travail ? Demandez la distance plutôt qu'un reçu : Factorial calcule la distance et le montant, et votre approbateur voit comment il a été calculé.

Créer des frais kilométriques

Vue d'ensemble

Utilisez-le pour tout déplacement professionnel en véhicule personnel : une visite chez un client, un trajet entre bureaux, une journée avec plusieurs arrêts.

Mode d'emploi

Sur l'application mobile

1. Allez dans Dépenses, appuyez sur Ajouter, puis sur Frais kilométriques.
2. Saisissez la date du trajet et votre itinéraire.
3. Appuyez sur Ajouter une étape pour chaque arrêt.
4. Activez Aller-retour si vous êtes revenu par le même chemin.
5. Vérifiez le taux et la distance, puis appuyez sur Suivant.
6. Appuyez sur Envoyer pour approbation, ou Enregistrer comme brouillon.

Sur le web

1. Allez dans Mes dépenses > Mes notes de frais, cliquez sur Nouvelle dépense et choisissez Frais kilométriques.
   

   

2. Sous Informations sur la dépense, choisissez la Date du trajet.
3. Sous Informations sur le trajet, saisissez le Départ et la Destination.
4. Cliquez sur Ajouter une étape pour chaque arrêt en chemin.
5. Activez Aller-retour si vous avez refait le même trajet au retour. La distance est doublée.
   

   

6. Sous Informations sur les frais kilométriques, vérifiez l'Unité de mesure (kilomètres ou miles), le taux dans Valeur fixe par km (choisissez le véhicule utilisé) et la Distance totale. Le Montant est la distance × le taux.
7. Ajoutez ce que votre entreprise demande : projet, centre de coûts, description, ou un reçu de parking ou de péage.
8. Cliquez sur Envoyer pour approbation, ou sur Enregistrer comme brouillon pour terminer plus tard.

Réutiliser un trajet déjà déclaré

Mode d'emploi

1. Sur un nouveau formulaire de frais kilométriques, cliquez sur Utiliser le trajet précédent.
2. Choisissez un trajet passé et cliquez sur Sélectionner les frais kilométriques (dans l'application, appuyez sur Sélectionner).
3. Vérifiez la Date du trajet, puis envoyez-les.

Enregistrer des frais kilométriques en le disant à One

Mode d'emploi

1. Ouvrez One, notre assistant IA, et décrivez le trajet, par exemple : « Hier, je suis allé en voiture de notre bureau chez le client à Leeds et retour. »
2. Répondez aux questions éventuelles de One.
3. One crée un brouillon. Choisissez L'envoyer pour revue ou Le garder en brouillon.

Conseils et bonnes pratiques

Dépannage et FAQ

Dépannage

• Je ne vois pas Frais kilométriques. Le type de dépense Frais kilométriques est désactivé pour votre entreprise. Demandez à votre administrateur Dépenses.
• Je ne peux pas cliquer sur Envoyer pour approbation. Un champ obligatoire est vide : vérifiez la date, le taux, l'unité et la distance, ainsi que tout ce que votre entreprise a rendu obligatoire.
• Le taux dont j'ai besoin n'est pas dans la liste. Vous ne voyez que les taux qui vous sont attribués dans la devise choisie. Vérifiez la devise ; s'il manque toujours, demandez à votre administrateur Dépenses.
• La distance est vide. Factorial a besoin d'un départ et d'une arrivée pour la calculer. Saisissez les deux, ou entrez vous-même la Distance totale.
• One n'a pas ajouté mes étapes. One enregistre un trajet du départ à la destination, et le retour si vous dites que c'était un aller-retour, mais il ne peut pas ajouter d'étapes. Pour un trajet avec étapes, utilisez le formulaire, ou indiquez à One la distance totale.

FAQ

1. Comment demander des montants différents selon les véhicules ?

Votre entreprise configure un taux par véhicule, par exemple Voiture et Moto. Choisissez celui que vous avez utilisé dans Valeur fixe par km.

2. Ai-je besoin d'un reçu ?

Non, sauf si votre entreprise a rendu les fichiers obligatoires pour les frais kilométriques. Vous pouvez quand même joindre un reçu de péage ou de parking, en image ou en PDF.

3. Comment imputer des frais kilométriques à un projet ? Pourquoi ne vois-je pas le champ Projet ?

Choisissez le projet dans le champ Projet du formulaire de frais kilométriques. Le champ n'apparaît que si votre entreprise utilise les projets, a activé le champ pour les frais kilométriques et que vous êtes affecté à un projet actif. Demandez à votre administrateur Dépenses.

4. Je dois modifier des frais kilométriques déjà envoyés.

Tant qu'ils sont En attente, cliquez sur Remettre en brouillon pour les retirer, modifiez-les et renvoyez-les. Si votre approbateur a demandé des modifications, modifiez-les et renvoyez-les. Consultez Comment modifier ou retirer une dépense ?

5. Et si mon entreprise n'a pas configuré de taux de frais kilométriques ?

Il n'y a alors pas de liste où choisir : vous saisissez vous-même le taux par kilomètre ou par mile. Les entreprises configurent généralement les taux pour vous, par exemple un par véhicule.

6. Que copie Utiliser le trajet précédent ?

L'itinéraire, les étapes, l'aller-retour, le taux et la description sont copiés et la distance est recalculée. Vous ne changez que la date. Vous trouvez Utiliser le trajet précédent sur un nouveau formulaire de frais kilométriques et dans le menu de tous frais kilométriques dans Mes dépenses > Mes notes de frais ; dans l'application, appuyez sur Utiliser le trajet précédent. Les trajets passés sont listés avec leur itinéraire et leur distance ; cliquez sur Retour pour saisir plutôt un nouvel itinéraire.

7. Que puis-je dire à One quand j'enregistre des frais kilométriques ?

La date, d'où vous êtes parti et où vous êtes allé, ou la distance si vous la connaissez. One demande ce qui manque, et si un nom de lieu correspond à plusieurs endroits, il les liste pour que vous choisissiez le bon. Le brouillon créé par One montre l'itinéraire, la distance et le montant, et One demande « Souhaitez-vous envoyer cette demande de frais kilométriques pour revue ou la garder en brouillon ? »

8. Puis-je utiliser One pour les frais kilométriques si mon entreprise n'utilise pas One ?

Non. Enregistrer des frais kilométriques par chat nécessite One, notre assistant IA. Utilisez plutôt le formulaire sur le web ou l'application mobile.

9. Y a-t-il un champ pour ma plaque d'immatriculation, ou une distance minimale ?

Le formulaire de frais kilométriques n'a ni champ pour la plaque d'immatriculation ni distance minimale. Si votre entreprise a besoin de la plaque, écrivez-la dans la Description.