Cet article s'adresse aux : employés.
Si vous êtes employé par une entreprise en Allemagne, vous n'avez pas besoin de connaître les taux d'indemnité journalière ni de compter les jours. Vous saisissez où vous êtes allé et quand, cochez les repas que votre entreprise a déjà payés, et Factorial calcule votre indemnité avec les taux officiels allemands.
Demander une indemnité journalière pour votre déplacement
Vue d'ensemble
Utilisez-la pour tout déplacement professionnel, en Allemagne ou à l'étranger. Factorial calcule l'indemnité de chaque jour à partir de vos horaires et destinations, déduit les repas payés par votre entreprise et vous montre le détail jour par jour.
Mode d'emploi
Sur l'application mobile
- Allez dans Dépenses, appuyez sur Ajouter, puis sur Dépense d'indemnité journalière.
- Saisissez le Début du déplacement, vos destinations (appuyez sur Ajouter une étape pour en ajouter) et la Fin du déplacement.
- Cochez les repas et la Nuitée payés par votre entreprise.
- Vérifiez le déplacement, appuyez sur Envoyer, puis sur Envoyer pour approbation ou Enregistrer comme brouillon.
Sur le web
- Allez dans Mes dépenses > Mes notes de frais, cliquez sur Nouvelle dépense et choisissez Indemnité journalière.
- Détails du déplacement : saisissez le Début du déplacement (date et heure de départ), la Destination et la Fin du déplacement (date et heure de retour). Cliquez sur Ajouter une étape pour chaque autre lieu, chacun avec sa date et son heure d'Arrivée. Vérifiez le Récapitulatif du déplacement (jours et nuits) et cliquez sur Suivant.
- Dépenses payées par l'entreprise : cochez les repas ou nuitées que votre entreprise a déjà payés, comme le petit-déjeuner à l'hôtel. Cliquez sur Petits-déjeuners, Déjeuners, Dîners ou Nuitées pour les cocher pour tous les jours à la fois. Cliquez sur Suivant.
- Vérifier et envoyer : donnez un Nom du déplacement, ajoutez tout ce que votre entreprise demande d'autre, et cliquez sur Voir le détail complet pour vérifier chaque jour.
- Cliquez sur Envoyer pour l'envoyer en approbation, ou sur Enregistrer comme brouillon pour terminer plus tard.
Conseils et bonnes pratiques
- Saisissez des horaires réels. Vos heures de départ et de retour déterminent si une journée est partielle ou complète.
- Ajoutez chaque étape d'un déplacement à l'étranger, afin que chaque jour soit payé au taux du bon pays.
- Cochez honnêtement les repas payés par l'entreprise. Votre demande est correcte du premier coup et personne n'a à demander de modifications.
- Ne demandez pas les repas les jours d'indemnité journalière. Une dépense de restaurant ou de rafraîchissements aux mêmes dates est signalée comme « Conflit de catégorie potentiel ». Les signalements ne vous empêchent jamais de soumettre.
Articles liés : Comment demander des indemnités journalières ? · Comment configurer les taux de frais kilométriques et d'indemnités journalières ? · Comment regrouper les dépenses d'un même déplacement ?
Dépannage et FAQ
Dépannage
- Je ne vois pas Indemnité journalière. Les indemnités journalières ne sont pas activées pour votre entreprise. Demandez à votre administrateur Dépenses.
- Je ne peux pas continuer depuis Détails du déplacement. Saisissez le début, une destination et la fin, chacun avec une date et une heure.
- Mon total est de 0. Les déplacements de 8 heures ou moins ne donnent pas droit à l'indemnité, et une journée où les repas payés par l'entreprise couvrent toute l'indemnité vaut 0. Vérifiez vos horaires et les repas que vous avez cochés.
- Je dois modifier une indemnité journalière déjà envoyée. Tant qu'elle est En attente, cliquez sur Remettre en brouillon pour la retirer, corrigez-la et renvoyez-la.
FAQ
1. J'ai coché le déjeuner et le dîner le même jour, mais le total n'a pas changé. Pourquoi ?
Le jour où vous partez ou rentrez, vous recevez le taux partiel, et un déjeuner plus un dîner (40 % + 40 % du taux complet) dépasse généralement ce montant. La journée est déjà à zéro et ne peut pas descendre plus bas, donc le deuxième repas ne change rien. Si vous ne pouvez pas cocher un repas du tout, contactez notre équipe d'assistance.
2. D'où vient le « Supplément entreprise » ?
Votre entreprise a choisi de payer plus que le taux officiel. Le surplus apparaît sur une ligne Supplément entreprise distincte dans le détail.
3. Mon approbateur peut-il voir les étapes de mon déplacement ?
Le récapitulatif de l'indemnité journalière montre les dates et les montants, pas chaque étape. Si vos étapes comptent pour l'approbation, listez-les dans la description.
4. Comment mon indemnité journalière allemande est-elle calculée pour chaque jour ?
Les journées complètes d'absence reçoivent le taux journalier complet. Le jour du départ et le jour du retour reçoivent le taux partiel.
5. Un court déplacement donne-t-il droit à une indemnité journalière allemande ?
Les déplacements de 8 heures ou moins ne donnent pas droit à une indemnité.
6. Combien est déduit pour les repas payés par mon entreprise ?
Les repas payés par l'entreprise sont déduits du taux journalier complet : 20 % pour un petit-déjeuner, 40 % pour un déjeuner et 40 % pour un dîner. Une journée ne descend jamais sous zéro.
7. Quel taux s'applique pour un déplacement à l'étranger ?
Chaque jour utilise le taux du pays atteint à la fin de ce jour. Ajoutez chaque étape pour que chaque jour soit payé au taux du bon pays.