Cet article s'adresse à : employés, approbateurs et équipes finance.
Les commentaires permettent aux employés, approbateurs et à l'équipe finance de lever un doute directement sur la dépense, sans la renvoyer ni passer par e-mail. Tout ce qui est dit reste avec la dépense, donc quiconque l'ouvre plus tard voit toute l'histoire.
Commenter une dépense
Vue d'ensemble
Utilisez un commentaire pour poser une question ou expliquer quelque chose qui ne demande pas de modifier la dépense, par exemple « Ce dîner était-il avec le client ? ». Toute personne pouvant ouvrir la dépense peut lire ses commentaires.
Comment faire
- Ouvrez la dépense : depuis Mes dépenses > Mes notes de frais (les vôtres), depuis Dépenses > Dépenses des employés, ou depuis votre demande d'approbation.
- Allez dans l'onglet Commentaires.
- Écrivez votre message. Pour impliquer quelqu'un, tapez @ et son nom.
- Cliquez sur Enregistrer.
Le titulaire de la dépense, la personne qui l'a déclarée, les personnes à qui l'on demande actuellement de l'approuver et toute personne que vous avez mentionnée avec @ sont notifiés.
Avec One : demandez, par exemple, « Ajoute un commentaire à ma dépense d'hôtel : le client a payé le petit-déjeuner ». One publie exactement le texte que vous lui donnez.
Indiquez un motif quand vous renvoyez ou rejetez une dépense
Comment faire
- Ouvrez la dépense et cliquez sur Demander des modifications ou Rejeter.
- Écrivez le motif, par exemple « Merci de joindre la facture détaillée ». Il est facultatif, mais l'employé est notifié et le voit sur la dépense, il sait donc exactement quoi corriger.
- Confirmez avec Demander des modifications ou Rejeter.
Conseils et bonnes pratiques
- Commentez plutôt que de renvoyer quand vous avez seulement besoin d'une réponse. La dépense continue d'avancer.
- Soyez précis dans les motifs : dites ce qui manque et comment le corriger.
- Consignez les exceptions, comme une dépense approuvée sans reçu, dans un commentaire, pour que la raison reste sur la dépense.
- Voir aussi : Comment approuver, rejeter ou renvoyer une dépense ? · Statuts et alertes des dépenses
Dépannage et FAQ
Dépannage
Quelqu'un n'a pas été notifié.
Cette personne a peut-être désactivé les notifications Nouveau commentaire ou Mentions.
FAQ
1. Les employés peuvent-ils répondre aux commentaires ?
Oui, dans le même onglet Commentaires.
2. Les commentaires sont-ils conservés après le paiement de la dépense ?
Oui, ils restent sur la dépense.
3. Puis-je commenter depuis mon téléphone ?
Si One est disponible pour vous, demandez-le depuis l'application mobile, par exemple « Ajoute un commentaire à ma dépense de taxi : le client a payé ».
4. Quelles notifications les commentaires envoient-ils ?
Le titulaire de la dépense, la personne qui l'a déclarée et les personnes à qui l'on demande actuellement de l'approuver reçoivent une notification « [nom] a commenté une dépense ». Toute personne que vous mentionnez avec @ reçoit une notification « [nom] vous a mentionné dans une dépense ».
5. Puis-je désactiver les notifications de commentaires ?
Oui. Chaque personne peut les désactiver dans ses paramètres de notification : Nouveau commentaire pour les commentaires et Mentions pour les mentions @.
6. Un motif est-il obligatoire quand je demande des modifications ou rejette une dépense ?
Non. À l'écran, le motif est facultatif, mais il vaut toujours la peine de l'ajouter : l'employé est notifié et le voit sur la dépense. Si vous passez par One, One vous demande un motif.