Une dépense qui vous a été renvoyée (Modifications demandées) se corrige et se renvoie telle quelle. Une dépense Rejetée se crée de nouveau, ou un admin la rouvre si le rejet était une erreur. Un admin peut aussi rouvrir une dépense Approuvée qui n'aurait pas dû l'être.

Corriger une dépense qui vous a été renvoyée

Comment faire

1. Ouvrez la dépense depuis la notification, ou depuis Mes dépenses > Mes notes de frais.
2. Lisez le motif de votre approbateur en haut de la dépense.
3. Cliquez sur Modifier, changez ce qu'il a demandé et cliquez sur Enregistrer. Si votre entreprise utilise les Contrôles des dépenses, ils se relancent immédiatement.
4. Cliquez sur Envoyer pour approbation. La dépense est de nouveau En attente et retourne dans le flux d'approbation.

Dans l'application mobile, ouvrez la dépense depuis Dépenses, modifiez-la et appuyez sur Envoyer pour approbation. Plus d'informations sur la modification : Comment modifier ou retirer une dépense ?.

Corriger une dépense rejetée

Vue d'ensemble

Une dépense rejetée ne peut être ni modifiée ni renvoyée : créez-la de nouveau. Si le rejet était une erreur, demandez à votre admin ou à l'équipe finance de réinitialiser son flux d'approbation.

Comment faire

1. Ouvrez la dépense rejetée et lisez le motif.
2. Créez une nouvelle dépense avec les informations corrigées et le reçu. Voir Comment créer une dépense ?.
3. Dans la description, indiquez qu'elle remplace celle qui a été rejetée.
4. Cliquez sur Envoyer pour approbation.

Réinitialiser le flux d'approbation d'une dépense rejetée ou approuvée (admins et finance)

Vue d'ensemble

Pour un rejet fait par erreur ou une approbation qui n'aurait pas dû avoir lieu. La même dépense repasse En attente à la première étape du flux d'approbation, avec son reçu, ses détails et son historique conservés. Cela fonctionne sur les dépenses En attente, Approuvées et Rejetées, pas quand elles sont déjà Dans la paie, Envoyées au paiement ou Payées. Il faut l'autorisation Réinitialiser le flux d'approbation de la dépense ; les approbateurs ne l'ont généralement pas.

Comment faire

1. Allez dans Dépenses > Dépenses des employés et filtrez par Statut > Rejetée (ou Approuvée).
2. Sélectionnez la dépense et cliquez sur Réinitialiser le flux d'approbation dans la barre du bas, puis confirmez avec Réinitialiser (« Voulez-vous vraiment réinitialiser le flux d'approbation ? »). Dans le menu d'actions d'une ligne, l'action s'applique immédiatement, sans confirmation. Dans les deux cas, le statut passe à En attente (la dépense quitte la liste des Rejetées) et l'historique d'approbation affiche une nouvelle heure de demande.

Conseils et bonnes pratiques

Dépannage et FAQ

Dépannage

1. Je ne peux pas modifier ma dépense.
   Vous pouvez modifier les dépenses en Brouillon ou en Modifications demandées. Si elle est En attente, cliquez d'abord sur Remettre en brouillon. Les dépenses Approuvées, Rejetées et Payées ne peuvent pas être modifiées : pour une dépense rejetée, créez-en une nouvelle ou demandez la réinitialisation de son flux d'approbation.
2. Je ne vois pas « Remettre en brouillon ».
   La dépense n'est plus En attente (par exemple, elle a été approuvée, rejetée ou renvoyée), ou elle n'est pas à vous ni créée par vous.
3. « Le montant remboursable ne peut pas dépasser le montant du reçu. »
   Le montant que vous demandez est supérieur à celui autorisé : le montant du reçu, ou jusqu'à 5 % de plus que son montant converti si les devises sont différentes. Réduisez le Montant remboursable. Vous pouvez enregistrer la dépense en brouillon en attendant, mais pas l'envoyer.
4. J'ai payé dans une autre devise et ma banque m'a débité plus que le montant converti.
   Vous pouvez demander jusqu'à 5 % de plus que le montant converti pour couvrir de petites différences, mais pas davantage. Contactez votre équipe finance. Voir Comment obtenir les bons montants sur une dépense ?.
5. J'ai envoyé la dépense corrigée, mais mon approbateur ne l'a pas vue.
   Elle attend dans sa Boîte de réception. Si c'est urgent, prévenez-le que vous l'avez envoyée.
6. Je ne vois pas « Réinitialiser le flux d'approbation ».
   Vous n'avez pas l'autorisation Réinitialiser le flux d'approbation de la dépense, ou la dépense est déjà dans la paie, envoyée au paiement ou payée. Demandez à votre admin Dépenses.
7. J'ai cliqué sur Réinitialiser le flux d'approbation dans le menu d'actions d'une ligne et il ne s'est rien passé, semble-t-il.
   Dans le menu d'actions d'une ligne, Réinitialiser le flux d'approbation s'applique immédiatement, sans fenêtre de confirmation ni message. Vérifiez le statut de la dépense (En attente) et son historique d'approbation, qui affiche une nouvelle heure de demande.
8. Après la réinitialisation, la dépense est allée au même approbateur que celui qui l'avait rejetée.
   C'est normal : la réinitialisation relance le flux d'approbation depuis la première étape. Prévenez l'approbateur que le rejet était une erreur.

FAQ

1. Comment renvoyer une dépense rejetée ?

Vous ne pouvez pas renvoyer vous-même la même dépense. Créez-en une nouvelle avec les corrections ou, si le rejet était une erreur, demandez à votre admin ou à l'équipe finance de réinitialiser son flux d'approbation.

2. Où voir pourquoi ma dépense a été renvoyée ou rejetée ?

En haut de la dépense, dans Mes dépenses > Mes notes de frais.

3. Mon approbateur saura-t-il que j'ai corrigé la dépense ?

Oui : quand vous cliquez sur Envoyer pour approbation, elle lui revient comme demande en attente.

4. Réinitialiser le flux d'approbation remet-il la dépense en brouillon ?

Non. Elle repasse En attente, à la première étape, avec les mêmes détails. Elle ne retourne pas à l'employé.

5. L'approbateur qui a rejeté la dépense peut-il annuler le rejet ?

Uniquement s'il a aussi l'autorisation Réinitialiser le flux d'approbation de la dépense.

6. Puis-je supprimer une dépense rejetée ?

Seules les personnes ayant l'autorisation Peut supprimer les dépenses manuelles rejetées le peuvent, et uniquement pour les dépenses manuelles, pas pour les dépenses par carte.

7. Quand serai-je remboursé ?

Cela dépend de la façon dont votre entreprise rembourse les dépenses : avec votre salaire (Dans la paie) ou par virement bancaire (Envoyée au paiement, puis Payée). Une fois Payée, il peut falloir un peu de temps avant qu'elle arrive sur votre compte. Demandez les dates de paiement à votre équipe finance.

8. J'ai repéré une erreur avant que mon approbateur ne pose la question. Que faire ?

Tant que la dépense est encore En attente, cliquez sur Remettre en brouillon pour la retirer, corrigez-la et renvoyez-la. Voir Comment modifier ou retirer une dépense ?.

9. Une dépense rejetée sera-t-elle remboursée ?

Non. Une dépense Rejetée ne sera pas remboursée. Lisez le motif sur la dépense, puis créez-en une nouvelle ou demandez la réinitialisation de son flux d'approbation.

10. Comment suivre ma dépense jusqu'au paiement ?

Ouvrez Mes dépenses > Mes notes de frais et consultez son statut : En attente (attend votre approbateur), Modifications demandées (quelque chose à corriger), Approuvée (en attente de paiement), Dans la paie (payée avec votre salaire), Envoyée au paiement (virement bancaire en route) ou Payée. Voir Statuts et alertes des dépenses.

11. Dois-je faire quelque chose quand un admin réinitialise ma dépense rejetée ?

Non. La même dépense repasse En attente avec son reçu et ses détails, et votre approbateur l'examine de nouveau.

12. Que se passe-t-il après qu'un admin a réinitialisé le flux d'approbation d'une dépense rejetée ?

La dépense est de nouveau En attente et le premier approbateur reçoit la demande. Si quelque chose doit être corrigé, l'approbateur peut maintenant utiliser Demander des modifications pour que l'employé puisse la modifier.

13. Que signifie Modifications demandées ?

Votre approbateur a cliqué sur Demander des modifications : la dépense vous revient avec son motif en haut. Vous corrigez la même dépense et la renvoyez, sans avoir à en créer une nouvelle.

14. Une dépense approuvée peut-elle être annulée ?

Pas par l'employé ni par l'approbateur. Une personne ayant l'autorisation Réinitialiser le flux d'approbation de la dépense peut la réinitialiser : elle repasse En attente à la première étape et les approbateurs décident de nouveau. Cela ne fonctionne pas une fois qu'elle est Dans la paie, Envoyée au paiement ou Payée : annulez d'abord ces statuts (voir Comment rembourser les dépenses via la paie ? et Comment marquer une dépense comme payée ou annuler ce statut ?).